وضع توقيع آلي : كيف تضع توقيعًا لبريدك الإلكتروني بسهولة ؟

وضع توقيع آلي لبريدك الإلكتروني يضيف إلى رسالتك الكثير وكذلك يريحك أنت دائمًا، فكلمة توقيع آلي تعني أنه سيظهر باستمرار في جميع الرسائل التي تقوم بإرسالها، وبالتالي فأنت ستختاره مرة واحدة ولن تحتاج إلى تكراره من جديد فيما بعد، أما إضافته لرسالتك فسنتحدث عنها في مقالنا، لكن يكفيك أن تعرف بأن هناك العديد من الأفراد يعتبرون أن التوقيع هو جزء أساسي من عملية المراسلة، وبالتالي فإن وضع توقيع آلي يضمن لك أن يتحقق هذا الجزء من المراسلة في جميع الرسائل التي تقوم بإرسالها دون الحاجة إلى تكرار الأمر في كل رسالة، وفي هذا المقال سنتحدث عن الخطوات التي عليك أن تقوم باتباعها من أجل وضع توقيع آلي لبريدك الإلكتروني.

طرق وضع وضع توقيع آلي للبريد الإلكتروني

لماذا يتم وضع توقيع آلي لبريدك الإلكتروني؟

في البداية دعونا نحدد ما الذي نعنيه بالتحديد من قول توقيع، توقيع هو ما تضعه أنت في آخر رسالتك، وقد يكون أي شيء من شأنه أن يعبر عنك، مثلًا يمكنك أن تقوم بوضع اسمك في التوقيع، أو الاسم الذي تعتمد عليه في الأعمال، أو شيء بخصوص التواصل معك، أو شيء مميز في عملك، أو شيء مميز في شخصك، أو حتى صفة معينة، أو لقب يعرفه الناس عنك.

ونحن نعمل على وضع توقيع آلي حتى يظل موجود دائمًا في كل الرسائل، لأن التوقيع الآلي يضيف إلى رسالتك، ويجعل من تتعامل معهم ينظرون إليك على أنك شخص محترف، يسعى لأن يخرج عمله بأفضل شكل ممكن، فلا يترك تفصيله واحدة يهملها.

كذلك لو أنك تضيف شيء في التوقيع يتعلق بعملك، بتعاملك مع العديد من الأفراد يمكنهم أن يكونوا على دراية كاملة بهوية الشخص الذي يتحدث معهم.

تخيل لو أنك مسؤول الموارد البشرية في شركة وتريد أن ترسل رسائل إلى مجموعة من المتقدمين، وضع توقيع آلي يعرّف بشخصيتك أنت في الشركة، يساعد المتقدمين على فهم طبيعة الرسالة المبعوثة إليهم.
وضع توقيع آلى في بريدك الإلكتروني لا يتأثر بطبيعة البريد الذي تعتمد عليه، فجميع الأنواع تشتمل على هذه الخاصية، ولأن الأغلب يتبع بريده موقع ياهو وجي ميل، فإننا سنشرح في هذا المقال الخطوات التي يمكنك من خلالها وضع توقيع آلي عبر الاثنين.

5 خطوات من أجل وضع توقيع آلي لبريد الياهو

الخطوة الأولى: امتلاك حساب على موقع ياهو وتسجيل الدخول إليه

بالطبع من أجل وضع توقيع آلي يجب أن تمتلك حساب على موقع ياهو وتقوم بتسجيل الدخول إليه عبر الموقع، وبغير وجود الحساب لن يمكنك إرسال أي شيء.

الخطوة الثانية: فتح الإعدادات

عندما تقوم بتسجيل الدخول إلى الموقع، ستجد في الأعلى على اليسار بجانب اسمك علامة تشبه الترس، اضغط عليها وقم باختيار الإعدادات.

الخطوة الثالثة: اختيار كتابة رسالة بريد إلكتروني

بمجرد أن تقوم بالضغط على الإعدادات، ستجد لديك العديد من الاختيارات، قم باختيار كتابة رسالة بريد إلكتروني، بعدها ستجد في أسفل منتصف الشاشة التي ستظهر لك مكتوب “ملاحظة: لتحرير توقيعك، انتقل إلى الحسابات” اضغط على الحسابات.

الخطوة الرابعة: وضع توقيع آلي يعبر عنك

حين تنتقل إلى صفحة الحسابات في الخطوة السابقة، سيظهر لك مربع للكتابة، قم بكتابة التوقيع الذي تريده أن يعبر عنك، ونحن تحدثنا عن مختلف النقاط التي يمكن كتابتها في التوقيع، بعدها ستجد اختيار “إلحاق التوقيع برسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها” قم بالضغط على المربع الصغير الموجود بجانب هذه العبارة فوق مربع الكتابة، للتأكد أنك أتممت المطلوب هنا من أجل وضع توقيع آلي ستجد المربع الصغير تم تحديده بعلامة صح.

الخطوة الخامسة: الحفظ

عندما تتأكد من إتمام وضع توقيع آلي مناسب بالنسبة لك، الآن يمكنك أن تضغط على اختيار احفظ، حتى يتم إلحاق هذا التوقيع بكل الرسائل دائمًا دون الحاجة لأي خطوات أخرى فيما بعد. بالطبع يمكنك أن تقوم بتغيير التوقيع وتقرر وضع توقيع آلي آخر مثلما تحب، فقط عليك أن تقوم بتكرار الخطوات الماضية، حتى تتأكد من أنه تم تعديل التوقيع.

6 خطوات من أجل وضع توقيع آلي لبريد الجي ميل

الخطوة الأولى: امتلاك حساب على موقع الجي ميل وتسجيل الدخول إليه.

كما أشرنا من قبل في وضع توقيع آلي لبريد الياهو في الخطوة الأولى إلى ضرورة تسجيل الدخول إلى الموقع، نشير هنا مرة أخرى إلى هذه الخطوة وأهمية أن تسجل دخولك إلى بريد الجي ميل الخاص بك لتبدأ.

الخطوة الثانية: فتح الإعدادات

عندما تقوم بفتح الصفحة الخاصة ببريدك ستجد في أقصى يسار الصفحة من الأعلى علامة الترس، تضغط عليها وتقوم باختيار خانة الإعدادات.

الخطوة الثالثة: كتابة التوقيع الخاص بك

عندما تدخل إلى خانة الإعدادات ستجد هناك العديد من الإعدادات التي يمكنك أن تعدلها، لكنك ما دمت ترغب في وضع توقيع آلي لحسابك، فعليك أن تقوم بالنزول في الصفحة حتى تجد المربع الخاص بالتوقيع.

عليك أن تكتب في داخل هذا المربع التوقيع الذي تريد أن يظهر في نهاية جميع رسائلك، ويتاح لك أن تقوم بتغيير حجم الخط وشكله ولونه، بحيث يكون لتوقيعك شكل مميز في الرسائل.

الخطوة الرابعة: وضع الروابط لتوقيعك

يمكنك أثناء وضع توقيع آلي أن تضيف إلى هذا التوقيع أي روابط تريدها، وتجد أنها مرتبطة بك بشكل مهم جدًا، بحيث ترغب في أن يقرأها كل من يراسلك.

ستجد علامة وضع الروابط ضمن الشريط الذي يحتوي الخط وباقي الخصائص وهي علامة تشبه إلى حد كبير رمز اللانهاية في الرياضيات، وحين تضغط على هذه العلامة يمكنك أن تضيف إليها الرابط، وكذلك لو تريد أن تكتب أي شيء يتعلق بهذا الرابط.

الخطوة الخامسة: اختيار المكان الذي يتم عرض التوقيع فيه

عندما تقوم بإتمام وضع توقيع آلي يمكنك أيضًا أن تتحكم في المكان الذي يظهر فيه التوقيع، ستجد أسفل المربع الخاص بالتوقيع، سطر صغير يشتمل على مربع صغير عندما تضغط عليه تظهر علامة صح لإتمام الخطوة.

الخطوة السادسة: حفظ التغييرات

عندما تقوم بإتمام هذه الخطوات يمكنك الآن أن تقوم بعملية حفظ للتغييرات التي قمت بها، لتضمن أن وضع توقيع آلي لبريدك قد تم بنجاح.

وضع صورة في توقيع بريد الجي ميل

من المميزات الموجودة في موقع الجي ميل أنه يتيح لك وضع توقيع آلي يحمل صورة، ولكن يشترط أن تكون هذه الصورة موجودة على شبكة الإنترنت وليس فقط على جهازك أنت.

لذلك يكون عليك أن تقوم برفع الصورة إلى الإنترنت وليكن إلى حسابك على جوجل بحيث يكون سهل عليك أن تصل إليها دائمًا، ومن ثم تعود مرة أخرى إلى مربع التوقيع الذي سبق وتحدثنا عنه، وتقوم بالضغط على اختيار إدراج صورة، يمكنك أن تجد هذا الاختيار بجانب الاختيار الخاص بوضع رابط لتوقيعك.

عندما تقوم بالضغط على هذا الاختيار، سيطلب منك إضافة الصورة من الإنترنت، وإن كنت قد رفعتها على حسابك على جوجل، ستجد الصورة في ملفاتي، ويمكنك أن تختارها.

عندما تقوم بإنهاء التعديلات على الصورة، يمكنك أن تنهي عملية وضع توقيع آلي لبريدك من خلال حفظ التغييرات التي قمت بها كما أشرنا في الخطوة السادسة.

والآن بعد إتمام هذه الخطوات يمكنك أن تضمن لحساباتك توقيعًا آليًا دائمًا، يضيف إليك الكثير، ويجعلك تظهر كشخص محترف يهتم بكل التفاصيل الخاصة بحسابه الرسمي الذي يتعامل به مع الناس، فحاول أن تهتم بهذه الأمور وكن شخصًا محترفًا طوال الوقت.