كيف أقوم بكتابة خطاب عمل وماذا يفرق عن الخطاب الشخصي؟

قديمًا لم يكن هناك موظف رسمي لا يتقن كتابة خطاب عمل يخص شركته وتعاملاتها على المستوى الإداري مع الإدارات الأخرى داخل أو خارج حدود الشركة أو التجاري على مستوى تعاملاتها مع الشركات الأخرى، أو حتى على مستوى تعامل الموظف نفسه مع الإدارات العليا على سبيل الشكوى أو الطلب لأمرٍ ما. ولكن مع تطور العصر وغلبة التكنولوجيا الإلكترونية على كل شيء حولنا لم تعد الأجيال الجديدة على علم بأصول وقواعد كتابة خطاب عمل على الرغم من أن خطابات البريد الإلكتروني لا تختلف في صياغتها عن تلك الورقية، وهو ما يضع الموظفين الجدد في مأزق عند طلب أو الحاجة إلى صياغة خطاب عمل. لذا جئنا إليكم بهذا الموضوع حول شروط وكيفية كتابة خطاب عمل باللغتين العربية والإنجليزية.

أنواع المراسلات الرسمية

تنقسم المُراسلات الرسمية إلى عدة أنواع حسب الغرض وطبيعة الجهة الموجهة إليها على النحو التالي:

1. الخطابات التقليدية: وتكون بين المؤسسات أو الإدارات أو الفروع النابعة لنفس المؤسسة ولكن تقع خارج نطاقها المكاني، لذا لا بد أن يتضمن الخطاب عنوان الطرفين المُرسل والمُستقبل وبيانات الاتصال للراسل.
2. المذكرات الداخلية: ويتم توجيهها بين الإدارات داخل نفس النطاق المكاني للمؤسسة سواء من العاملين للمُدراء أو العكس، ولا يُشترط ذكر عناوين المُرسل والمُستقبل فالاثنان في المكان ذاته ولكن يُراعى فقط ذكر الأسماء والألقاب الوظيفية لكليهما، وكذلك تاريخ ورقم الرسالة بهدف الأرشفة وأرقام الهواتف الداخلية.
3. البريد الإلكتروني: وهو الأسلوب المُتّبع حاليًا في إرسال خطاب عمل نظرًا لسرعة وصوله وسهولة التجاوب معه مُقارنةً بالرسائل الورقية.
4. خطاب عمل تجاري: يتم إرساله من مؤسسة لأخرى لأغراض دعائية، لذا لا بد أن يتضمن شعار الشركة المُرسلة وأسمها ونشاطها وبيانات التواصل معها من رقم هاتف ورقم صندوق بريد وعنوان بريد إلكتروني.
5. خطاب عمل إداري: وهو ذات صلة بجوانب وظيفية كإبلاغ قرارات أو لوائح عامة للموظفين أو استدعاء أحدهم لتحقيق أو تقديم شكوى أو تظلُّم من قِبل موظف لرئيسه المُباشر أو الأعلى.

شروط كتابة خطاب عمل

لا بد أن تُدرك عزيزي الموظف الجديد أن خطاب عمل يختلف تمامًا عن الخطاب الشخصي من حيث التنسيق العام لشكل الرسالة وأسلوب ولهجة كتابتها؛ حيث يتطلب كتابة خطاب عمل توفر بعض الشروط ليكون خطابًا مهنيًا جاداً يتم التعامل معه باحترام واهتمام، ومن هذه الشروط:

• اجعل عباراتك داخل خطاب العمل على نحو عالي من الدقة والوضوح احترامًا لوقت الشخص أو مُمثّل الجهة المعنية بالخطاب، فإن كان خطابك ذو عبارات فضفاضة مُبهمة شديدة العمومية ماذا تنتظر من القارئ سوى تنحيته جانبًا دون اهتمام.
• اجعل رسالتك قصيرة مُقتضبة دون إسهاب في ذكر تفاصيل غير مهمة أو إخلال في ذكر المهم منها، فراعي حينما تكتب رسالتك دومًا وقت قارئها وكُن مُحدّدًا في ذكر ما تريده منه؛ فبما أنك تُحرِّر خطاب عمل فبالطبع لا بد أن تكون عباراتك جادة غير هزلية ولا خيالية بعيدة عن اللغة الأدبية.
• خطابات العمل بما أنها ذات طابع رسمي فستتطلب منك بالطبع لغة عربية فصحى بعيدة عن اللغة العامية، وفي ضوء اللغة المستخدمة في كتابة خطاب عمل أيضًا فلا بد أن تراعي حُسن استخدام الضمائر، فتُعبّر عن نفسك بـ “أنا” والمُستقبل بـ “أنت أو حضرتكم لإضفاء مزيد من التبجيل والاحترام له” وإن كنت تتحدث بلسان شركتك لا نفسك فاستخدم “نحن”، وتجنب استخدام الأفعال المبنية للمجهول.
• احرص على أن يكون خطابك حيادي وموضوعي وصادق ذو طبيعة هادئة حتى وإن كان شكوى أو تظلُّم، قسّم خطابك إلى نقاط واضحة ومُحدّدة ولا تنتقل إلى محور جديد حتى تنتهي من سرد كل ما يتعلق بالمحتوى السابق له دون إطالة، وحينما ترد على رسالة فافعل الشيء نفسه اجعل ردك مُقسَّم إلى نقاط بنفس ترتيب نقاط الخطاب الوارد إليك.

شروط كتابة خطاب عمل من حيث الشكل والتنسيق

تتميز كل شركة عادةً بأسلوب كتابي وتنسيقي خاص بها لكل خطاب عمل يخرج من خلالها أو عبر إداراتها المُختلِفة داخلية كانت أو خارجية، لذا عليك كموظف حديث العهد أن تطلب من أحد الموظفين القدامى صيغة خطاب عمل يتفق مع سياسة الشركة في هذا الشأن وتتبعه عند كتابة خطابات عمل تخص الشركة أو علاقتك معها ولكن على أية حال عليك اتباع الآتي:

1. سواء كنت تُعد خطاب عمل ورقي أو عبر جهاز الكمبيوتر لطباعته أو إرساله عبر البريد الإلكتروني فلا بد من اختيار ورق أبيض في المقام الأول أو أصفر سادة مع عدم استخدام إطارات أو رسومات أو أشكال لتزيين الخطاب باستثناء العلامة المائية إن كانت تحتوي على شعار الشركة المُرسلة فقط. وإن كنت ستكتب خطاب عمل ورقي بخط يدك فلا تستخدم سوى القلم الأزرق، أما إن كنت ستكتب عبر جهاز الكمبيوتر فاستخدم الأسود العادي في المتن والثقيل عند الحاجة للإبراز.
2. الحجم 16 والخطوط Arial، Times New Roman، وبرنامج تحرير النصوص Word هم الأنسب لكتابة رسالتك الإلكترونية، اختار هوامش جانبية بمساحة 2.5 سم ولا تعتمد مسافات في بادئات الفقرات. وعادةً لا يحتاج خطاب عمل إلى أكثر من صفحة واحدة، ولكن في حال تطلب الأمر ذلك كما يحدث عند إضافة مُرفقات للخطاب كعقود قانونية أو مسودات فلا تجمع الأوراق معًا باستخدام الدبابيس وإنما مشبك الورق.

كيفية كتابة خطاب عمل بالإنجليزية

يتم كتابة خطاب عمل باللغة الإنجليزية من اليسار إلى اليمين بتضمين العناصر التالية:

• تاريخ تدوين الرسالة على يسار الصفحة.
• عنوان الرسالة “وصف مُختصر للموضوع الذي تود مناقشته عبر خطابك”.
• تحية البداية حيث تذكر اسم المُرسل إليه ولقبه الوظيفي يسبقه كلمة لطيفة مثلDear Dear sir.
• افتتاحية الرسالة تتناول فيها موضوع الرسالة بشكل مُقتضب جدًا “ذكر لماذا أرسلت إليه هذه الرسالة”.
• تفاصيل الموضوع.
• الخاتمة والتي تتضمن الإجراء الذي تطلب من المُرسل اتخاذه من أجلك.
• تحية الختام مثل Best regards, with regards.
• توقيع الراسل بقلم حبر أسود أو أزرق أو عبر المسح الضوئي للتوقيع مع ذكر المُسمى الوظيفي وبيانات الاتصال.
• الإشارة إلى وجود مُرفقات في حال وُجدت عقود أو كتيبات أو سيرة ذاتية. وإن كان الخطاب مُرسل لأكثر من شخص كما هو الحال من رئيس شركة إلى عدة مُديرين أو من مُدير إلى عدة موظفين يتم تحديد الأسماء والمسمى الوظيفي لكل منهم بعد حرفي CC أو ن. ك أي نسخة كربونية.

كيفية كتابة خطاب عمل بالعربية

لا يختلف كتابة خطاب عمل بالعربية عنه بالإنجليزية كثيرًا إلا في أمور طفيفة على النحو التالي:

• كتابة البسملة في منتصف الصفحة ثم كتابة التاريخ كاملًا أسفلها جهة اليمين.
• ذكر اسم المُرسل إليه فرد كان أو جهة بعد أوصاف رسمية مثل السيد رئيس أو مدير أو السادة الكرام أو لمَن يهمه الأمر إن كنت لا تعلم من تُخاطب بالتحديد.
• تحية البداية على شاكلة تحية طيبة وبعد…
• ذكر عنوان الموضوع في منتصف الصفحة وتحته تفاصيله على جهة اليمين.
• تحية الختام مثل ولكم جزيل الشكر، أرجو الموافقة على الطلب المُقدّم لسيادتكم أو تفضلوا بقبول فائق الاحترام.
• وأخيرًا يكتب الراسل اسمه ولقبه الوظيفي بعد عبارة “مرسله لسيادتكم” ثم توقيعه والأختام اللازمة لإضفاء صفة المصداقية والمهنية على الخطاب.

وختامًا عزيزي الموظف الجديد، نتمنى أن تكون قد تخليت عن ارتباكك وقلقك بعدما تعرفت على كيفية كتابة خطاب عمل على مستوى من المهنية والاحترافية يلقى إعجاب مُديريك وعملائك، مع تمنياتنا لك بالتوفيق في عملك الجديد.