كيف يمكنك الإنجاز في العمل ؟ 11 مهارة تنظيمية هامة

البعض عندما يبدأ العمل المكتبي، تلاحظ انه يعمل كما في ورشة للبناء، آلاف الأشياء المتناثرة هنا وهناك، وعندما يرغب بالبحث عن بعض الأدوات قد يعجز عن العثور عليها إلا بعد ساعات، حال المكتب في هذا المثال يعني قتل الإبداع في العمل والإنجاز وعامل السرعة والوقت، ومع أن الأمر قد يكون ابسط مما نتوقع، ويساعد على إنجاز المهام في وقت جدا قصير، إلا أن البعض يتكاسل عن القيام بالمجهود، أو قد لا يعرف كيف يكون اكثر تنظيما ودقة في عمله وبراعة في الأداء في كلتا الحالتين إليك الآتي، حلول لمشكلة التنظيم التي تعاني منها والتي قد تساعدك على التخلص من الفوضى من حولك وزيادة الإنجاز في العمل .

ابقي على ما تحتاجه فقط في متناول يدك

تعتبر واحدة من أبسط المهارات التنظيمية وهي الحفاظ على ما تحتاجه في متناول يدك، في كثير من الأحيان يجب أن تكون الأداة التي تستخدمها كل يوم أقرب إليك من الأشياء التي تستخدمها اقل، ففي حين تجلس في مكتبك، وتريد أن تكون قادرا على الحصول على الأشياء التي تحتاجها لإكمال المهمة بسهولة ودون الحاجة لمغادرة مقعدك، . إذا كنت تتساءل عن كيفية تنظيم مكتبك، والحفاظ على الأدوات اللازمة في متناولك، عليك أن تحافظ على مساحة للتخزين والاحتفاظ بالأدوات الضرورية في مكان في المكتب، بحيث تعتاد يدك لا إراديا على الوصول إليها، والتقاطها.

افرز وسمي حتى يسهل الوصول إليه لتحقيق الإنجاز في العمل

وضع العلامات هي واحدة من تلك المهارات التنظيمية الرئيسية ويمكن أن تساعدك على الحفاظ على مكتبك والملفات التي لديك على المكتب. عليك وضع العلامات في مكان سهل للبدء، وقم بتعريف الأسماء بطريقة مميزة مع الابتعاد عن تلك الأسماء العشوائية التي قد تزيد من إرباكك لاحقا، لا تضع عناوين مثل هذا الأسبوع، أو متفرقات، عالج الأمر بوضع اسم للمشروع الذي تقوم به، أو عليك أن تبتكر رموزا لمشاريعك يسهل تمييزها وفرزها، واجعلها مرتبة بحسب أولوية العمل بها.

تطهير مكتبك مما لا تحتاج إليه من الأعوام السابقة

معظم الفوضى الحاصلة في مكتبك هي نتيجة لعدم قيامك بتنظيف مكتبك بصورة دورية مما كنت تستخدم سابقا، سترى بعض الأوراق هناك، سترى المثقاب في الجهة الخلفية، بعض الأقلام تتناثر في الدرج الأسفل، علما أن بعض هذه الأدوات قد لا تكون في حاجة لها في مشروعك الجديد، لهذا عليك أن تقوم أسبوعيا بفرز المواد التي لا تحتاجها والتخلص منها، ومن ثم وضع الأدوات التي تحتاجها في المكان المخصص لها بجانبك، والابتعاد عن الإهمال في هذا الجانب، عليك الانتباه إلى القيام به بصورة دورية وزيادة الإنجاز في العمل .

إلغاء الاشتراكات الغير مرغوب فيها وليست ضرورية

نعني بالاشتراكات المجلات والجرائد والمطبوعات التي تشترك بها يوميا أو أسبوعيا وحتى شهريا، والغاية قد تكون للعمل أو خلافه، من الأفضل إلغاء الاشتراكات غير الضرورية مثل كتالوجات البائع والكتيبات من الشركات التي يمكنك طلبها بسهولة من على الإنترنت إذا كنت لا تحتاج إلى نسخة مطبوعة، أو إذا كان يمكنك الحصول على واحدة عند الحاجة بسهولة، بالإضافة إلى وقف النسخ المطبوعة من المجيء إلى مكتبك. لا شيء يثير الفوضى في المكتب في الحقيقة كالأوراق وتواجدها وتناثرها هنا وهناك، ولهذا عليك أن تحصر ما تحتاجه والتخلص من تلك التي لا تحتاج إليها

عليك باللوازم الذكية التي تسهل الإنجاز في العمل

كل يوم تخرج علينا الكثير من الاختراعات الذكية والمفيدة والتي تعمل على توفير المساحات لنا في جميع أنحاء البيت، ومكان العمل، قم بزيارة إلى إحدى الشركات المتخصصة بابتكار الحلول وتصنيع الأثاث المكتبي واطلع على الأدوات الذكية والحيل التي يقومون بتصنيعها لهذه الغاية وقم بشراء ما يلزمك، وستجد انه ومع مرور الوقت أنت تستطيع توفير مساخات كبيرة في المكتب عن طريق استغلال مثل هذه الحلول، يمكنك أن تطبع على مثل هذه الأفكار عبر الإنترنت وطلبها عبر التسوق الإلكتروني توفيرا للوقت.

لا تدع المهام الصغيرة تتراكم

إن عدم القيام بالمهام البسيطة وتأجيلها المتكرر هومن الأمور التي تعطلك لاحقا عن إنجاز المهام الرئيسية والتي عليك القيام بها، علما أن متابعة مثل هذه المهام البسيطة قد لا يحتاج إلى بضع دقائق حتى تستطيع إنجازها وبشكل جيد، عليك أن تعيد التفكير في كيفية تخصيص جزء من وقتك للاطلاع على البريد بشكل يومي إن كان إلكترونيا أو بريد عادي، فرز أنواع هذا البريد، تحديد المهام الرئيسية وإنجازها، لا تخلف وراءك أي نوع من الفوضى.

حذر الملاحظات اللزجة وعليك بدفتر واحد

الكثير منا يظن أن استخدام الملاحظات اللزجة التي نقوم بإلصاقها بين الأوراق أو على الألواح هي من الأدوات المساعدة في التنظيم، لكن في الحقيقة وعلى خلاف ذلك الأفضل أن تقوم بتدوين الملاحظات والكتابة في دفتر واحد للمذكرات. هذه الطريقة ستساعدك على الوصول لعملك بالحفظ في مكان واحد على أن تقوم بفرز الدفتر وتصنيفه.

استخدم التكنولوجيا الحديثة لمساعدتك على الإنجاز في العمل

التقاط صورة باستخدام كاميرا الهاتف الخاص بك لمساعدتك على تذكر الأشياء الهامة، ومن ثم ربطها لملف معين يرتبط ويشاركك مع حاسوب المكتب والحاسوب الشخصي وغيره خاصة مساحة التخزين المجانية (cloud)، يمكنك أيضًا تدوين الملاحظات السريعة عبر التطبيقات على الهاتف مع استخدام المنبه، هناك أيضًا الماسح الضوئي والذي يمكن تحميله أيضًا بسهولة على الهاتف، لو قمت بزيارة المتاجر الإلكترونية عبر الهاتف ستجد مئات التطبيقات التي يمكنك الاستفادة منها في تسهيل عملك والإنجاز السريع، كلما عليك هو فرزها واستخدامها بطريقة جيدة.

10 دقائق سريعة، ونظيفة في النهاية

واحدة من أفضل الطرق للحفاظ على مكتبك منظم هو قضاء عشر دقائق في التدوين والإيداع وتنظيم في نهاية اليوم. استخدام الوقت لوضع الأشياء التي تستخدمها مثل المجلدات في أماكنها على سبيل المثال، وكذلك الأقلام، إن هدفك هو الحصول على مكتبك منظم وجاهز للغد قبل أن تغادر هذا اليوم. هذه المهارات التنظيمية سوف تساعدك على البدء غدا مع لائحة نظيفة مع ضمان أنك لم تغفل أي شيء.

التحضير من أجل يوم الغد

قبل نهاية اليوم، عليك التحضير ليوم الغد من خلال المضي قدما في الأجندة الخاص بك وتسجيل لائحة بهذا الخصوص. التحضير الجيد يعني اختصارا للوقت، وسرعة في الإنجاز في العمل وعدم ضياع المهام.