طبعًا لا خلاف على أن إنشاء بريد إلكتروني للعمل شيء فارق جدًا وجوهري بالنسبة لأولئك الذين يستخدمون البريد الإلكتروني في أداء أعمالهم، إذ أن البعض قد يرى أن البريد هو العنوان الرئيسي للتواصل، حتى مع ظهور الكثير من المواقع الإلكترونية التي تهتم في المقام الأول بالتواصل الاجتماعي، لكن في النهاية يبقى بريد التواصل الإلكتروني هو الشيء الرئيسي والأساس الذي يُبنى عليه إن جاز التعبير، وقد ظهر البريد الإلكتروني مع نهاية القرن المنصرم وبات يُستخدم على نطاق أوسع مع تقدم الزمن على الرغم من البعض كان يعتقد أنه سيندثر مع مرور الوقت، لكن هذا لم يحدث، بيد أن الشيء الرئيسي والأهم في هذه الظروف أن يتم التعرف على كيفية إنشاء بريد إلكتروني منفصل واختيار جانب العمل بحيث يُصبح البريد مناسب أكثر له، فهل أنتم في حاجة لتسهيل فيما يتعلق بهذا الأمر؟ حسنًا السطور المُقبلة تفعل ذلك.
استكشف هذه المقالة
البريد الإلكتروني
ما هو البريد الإلكتروني؟ هذا بالتأكيد هو السؤال الأهم الذي يدور في ذهنك قبل أن تُفكر في أهمية البريد وفكرة استخدامه للعمل أو لأي غرض آخر، في النهاية أنت تُريد أن تعرف ما الذي يعنيه هذا الشيء، والإجابة ببساطة أنه شيء يتم من خلاله محاكاة البريد العادي الذي نعرفه جميعًا، لكن هذه المرة يتم الأمر بشكل إلكتروني تام، أما فيما يتعلق بظهور البريد فقد بدأ نهايات القرن المنصرم وكان لفترة طويلة أداة التواصل الأولى والوحيدة، وربما الاستخدامات الأبرز له هي تلك التي كانت تحدث في أوقات الحروب، أما الوقت الحالي فاستخدامه الأكبر في العمل بمختلف أشكاله، حيث أن الجميع ينظر له وللأهمية التي يتمتع بها بعين الاعتبار، فما هي يا تُرى أهميته؟
أهمية إنشاء بريد إلكتروني
بالطبع لن يُقدم شخص على إنشاء بريد إلكتروني للعمل أو أي شيء آخر دون أن يكون لديه إلمام تمام بأهمية شيء مثل البريد الإلكتروني، شيء قد يراه معظم الناس غير مُهم أساسًا، على العموم، يمتلك البريد الإلكتروني العديد من الفوائد التي أهمها على سبيل المثال للحصر تسهيل التواصل مع الآخرين.
إنشاء بريد إلكتروني لتسهيل التواصل مع الآخرين
أول ميزة أو فائدة يوفرها لك البريد الإلكتروني أنه سوف يُسهل لك للغاية تواصلك مع الآخرين وسيبدو الأمر وكأنك معهم بالفعل ولا تتواصل معهم خلف الشاشات، وبالطبع أنتم تقولون الآن في أنفسكم أن هذا الأمر ليس مُعجزة وأن هذا التواصل موجود أساسًا في كل مواقع التواصل، لكن هنا يُصبح التواصل ذو صبغة رسمية أكثر وتُصبح له قيمة أكبر، ومباشرةً عندما نتحدث عن الآخرين يجب أن نفهم بأننا لا نتحدث عن أولئك الذين يمتلكون حسابات بريد من الأشخاص العاديين، وإنما يُمكن أن يكونوا زملاء العمل أو حتى الأشخاص الذين يُشرفون على العمل وليس مجرد زملاء، فالأمر كبير فعلًا، ووظيفة هذا البريد الرئيسية أن يجعل الأمور تخرج في إطار سهل وبسيط بالنسبة لك.
نقل وتخزين المعلومات
من خلال إنشاء بريد إلكتروني للعمل يُمكن للمستخدم نقل وتخزين المعلومات، وإذا كنتم تعتقدون أن هذا الأمر بسيط وسهل فالحقيقة أنه ليس كذلك، خصوصًا إذا ما جربنا بقية المواقع، أو تحديدًا جربنا تلك الخاصية في بقية المواقع، فالواضح للجميع أن المواقع الأخرى لا تؤدي نفس المهمة على نحو جيد ومميز، هي فقط تؤديها، لكن البريد الإلكتروني، ومهما كان نوعه، فإنه يوفر للشخص الذي يستخدمه خدمة نقل وإرسال واستقبال ما يزيد عن العشرين جيجا من البيانات، وهو مقدار كبير طبعًا، ويُمكن أيضًا استخدام البريد في الحفظ فقط وليس الإرسال والاستقبال، وكأنك تضع شيء ما على سيرفرات خاصة من أجل ضمان عدم تعرضه للضياع أو التلف، وهذه واحدة من المميزات الهامشية لذلك الحساب.
إمكانية الاستخدام في التعاملات الرسمية
السبب الرئيسي الذي تتواجد من أجله خدمات البريد بمُختلف أشكالها ومهما كان موقع البريد الإلكتروني الذي تقوم بالتسجيل عليه أن تلك النوعية من المواقع تُستخدم في التعاملات الرسمية قبل أي شيء آخر، إذ أنه لا يُمكن مثلًا التعامل خلال هذه الخدمة بين الأصدقاء وبمحادثة رسمية، الأجواء في الأساس لا تتواكب مع ذلك، فقط يحدث ذلك عندما تتحدث في العمل أو رفقة أي جهة رسمية، وربما كلنا من قبل قد جرب ذلك الوضع عندما يكون مُضطرًا للتواصل مع جهة ما رسمية أو أي شخص معروف عنه الاحترافية في عمله ويكتشف أن تواصله يأتي في صورة رسمية عندما يكون واضعًا للبريد الشخصي الخاص به، فهو لا يضع مثلًا موقع الفيس بوك أو تويتر لأنهما ليسا بنفس الأهمية والرسمية.
عدم وجود خدمات خارج هدف البريد الأساسي
من الأشياء التي يُمكن اعتبارها ضمن الأمور السلبية لمواقع التواصل الموجودة في الوقت الحالي أنها لا تكتفي فقط بأداء دور التواصل الهام، مهما كان الشكل الذي نتحدث عنه في التواصل فإن المواقع تتخطى ذلك الدور من خلال تقديم العديد من الخدمات الأخرى، وبالطبع هذه الخدمات مهمة للغاية ومطلوبة لكن ثبت أنها تفصلك عن الدور الرئيسي المطلوب منك، بمعنى أنك لن تسطيع التركيز فيما كنت تقوم به، وهو ما يُعد عنصرًا سلبيًا بكل تأكيد بالنسبة لمن يستخدمون التواصل من أجل العمل، ولهذا يأتي البريد مُتخصصًا فقط في هذه المهمة وينجح في تنفيذها على أكمل وجه ممكن، وهو المطلوب إثباته.
كيفية إنشاء بريد إلكتروني للعمل
الآن نحن نعرف ما الذي يعنيه أمر مثل إنشاء بريد إلكتروني يُخصص في العمل فقط بخلاف ذلك الذي يصلح فقط للتواصل الشخصي، لكن ما نحتاج إليه الآن أن نكون ممتلكين بالفعل لحساب يُمكنه أداء تلك المهام، بمعنى أدق، علينا إنشاء بريد إلكتروني مُناسب، وبالطبع، وبصورة بديهية تمامًا، أول خطوة هي اختيار البريد المناسب.
اختيار البريد المناسب
الأمر في البداية هو ما يتوقف عليه كل شيء لاحقًا، وفيما يتعلق بعملية إنشاء بريد إلكتروني للعمل فإن مرحلة الاختيار تبدو مرحلة فاصلة وفارقة في كل ما يأتي خلفها لاحقًا، ففي البداية عليك أن تختار بريد مميز بدرجة تجعله سهلًا في الوصول إليه والتواصل معه، ولأن البريد قد أصبح شيئًا هامًا للغاية في هذه الأيام فقد خرجت في الآونة الأخيرة الكثير من المواقع التي تتيح للمستخدم فرصة الحصول على بريد للعمل أو لأي غرض آخر، وإن كانت مواقع مثل جيميل وياهو تُعد الأشهر على الإطلاق، عمومًا، كل ما عليك في بداية طريقك نحو ذلك الأمر أن تقوم بالدخول إلى كل المواقع، أو أغلب المواقع، التي تُقدم مثل هذه الخدمة، ثم بعد ذلك تبدأ في التنقل بينها للوقوف على الأنسب والأسهل في الاستخدام، وما أن تُحدد وتبدأ في التسجيل حتى يأتي دور الخطوة الثانية.
ملء البيانات حسب ما هو مطلوب
عندما تلج إلى مرحلة التسجيل في أي موقع من مواقع البريد فبشكل مباشر سوف يُطلب منك ملء بعض البيانات الهامة، هذه البيانات هي التي ستُحدد لاحقًا التفاصيل التي ستعمل من خلالها، فسوف تختار الاسم والعنوان والرقم السري، أيضًا سوف تُقدم بلدك ورقم هاتفك وبريد آخر للوصول إليك حال حدوث أي مشكلة في هذا البريد والعديد العديد من المعلومات الأخرى التي ستكون في المتناول طبعًا، أيضًا سوف تقوم بقراءة اتفاقية تتضمن بعض البنود الخاصة، بعد ذلك سوف يُصبح حساب البريد الخاص بك شبه جاهز للاستخدام.
مراعاة سهولة المعلومات المُقدمة عند إنشاء بريد إلكتروني للعمل
من الأشياء الهامة التي يجب عليك عزيزي العضو الجديد في شبكة حسابات البريد مراعاتها أنك وبكل تأكيد لن تستخدم ذلك الحساب لمرة واحدة ولن يكون من السهل إنشاء غيره بعد أن تقوم بالفعل بتوزيعه بين الأشخاص المعنيين به، بمعنى أدق، إنها مرة واحدة فقط لا أكثر، وخلال هذه المرة عليك أن تُراعي سهولة المعلومات التي تقوم بتقديمها لأنه بناءً عليها سوف يتم تحديد المعلومات والبيانات التي ستستقبلها وتُرسلها لاحقًا، ويبدأ ذلك الأمر من الاسم الذي تُقدمه كاسم للبريد ثم الرابط نفسه وكيفية اختياره بشكل مُناسب لك مع ضمان كون الحساب في موقع بريد مشهور لكي يسهل التواصل أكثر، وأخيرًا، وهو أمر هام بالنسبة لك، عليك أن تُراعي سهولة كلمة السر وفي نفس الوقت لا تغفل عنصر الأمان بها، الأمر يحتاج إلى توازن.
نشر البريد الإلكتروني
بعد أن تقوم بكل الخطوط التي قمنا بذكرها الآن فإنه سوف يتبقى لك شيء رئيسي وهام، وهو مُتعلق بالقيام بعملية النشر، فهي الخيار الأفضل لك والذي سيُمكنك من الوصول للآخرين، وهذا في الأساس الهدف الرئيسي الذي قمت بإنشاء حساب البريد الخاص بك من أجله، وعليك أن تُراعي خلال ذلك النشر في الأماكن الصحيحة وأن يتم توجيه عملية النشر للأشخاص المُناسبين، فمهما كان عنوان البريد فإنه لا يستحق التواجد مع الأشخاص الذين لن يستخدموه في التواصل الجاد المُتعلق بالعمل، وإن كان إنشاءك للحساب يعني أنك تُدرك ذلك بالفعل.
أفضل بريد إلكتروني للعمل
الآن بعد أن أصبحت عزيزي القارئ تعرف الكثير عن فكرة إنشاء بريد إلكتروني للعمل وتعرف كيفية إنشاء حساب خاص بك وكيف من الممكن أساسًا الاستفادة من هذا الحساب فربما يكون لديك شغف الاختيار والتحديد أو الترشيح، بمعنى أدق، ربما تُريد أن تعرف الحساب الإلكتروني الأنسب لك وفي أي موقع يُمكن القيام به، ومن هذه الزاوية دعونا نقول بكل صراحة أن موقع “جيميل” التابع لجوجل هو الأنسب بلا أدنى شك، هذا على الرغم من أن موقع مثل ياهو كان يمتلك الصدارة لفترة طويلة، لكن في الآونة الأخيرة ظهرت أهمية وقدرات جيميل، ناهيك طبعًا عن كونه ينتسب إلى مُحرك البحث الأشهر ويمتاز بشكل أفضل وسرعة أكبر وتنسيق وتصميم مُريح للعين ومساحة تخزين كبيرة، كل هذا في النهاية يجعلك تُرجح فكرة كونه الموقع الأفضل، أضف لذلك أنه على الرغم من حداثته إلا أنه في الوقت الحالي يُعتبر الأكبر من حيث عدد المستخدمين.
ختامًا عزيزي القارئ، ليس هناك شك بأن الوقت الحالي بات وقت مواقع التواصل بمختلف أشكالها مثل الفيس بوك وتويتر وغير ذلك، لكن في الحقيقة لا يُمكن في خضم استخدام تلك المواقع إغفال البريد الإلكتروني، خاصةً إذا كنت بحاجة إلى التواصل الرسمي خلال العمل الرسمي، ففي هذه الحالة يُصبح أمر مثل إنشاء بريد إلكتروني للعمل أمر لا مفر منه.
أضف تعليق