إدارة مكتب قد تكون عملك الذي تقتات منها. البعض من طريقة حياته يرغب دوما في الشعور بإنه قادر على الادارة وان يكون مسؤولا عن الاخرين، واحيانا قد يضطر البعض الى ان يقوم بهذا الامر،، لظروف يعيشها، او حالة طارئة، في كلتي الحالتين هو مسؤول عن ادارة مكتب صغير كان او كبير، ولهذا هو يحتاج الى الادوات والمهارات الكافية والتي تساعده على ان يكون ناجحا في مثل هذا المشروع وفي ادارته لها، علما ان النجاح في مثل هذه الادارات ليس بالامر السهل، فالمدير الناجح لاي مشروع كان ينبغي ان يكون على دراية بالعديد من الامور والقدرة على التوفيق بينها والتخطيط والتنظيم الناجح والجيد لها، ولهذا ان رغبت ان تكون مديرا لمكتب ناجح عليك ادراك مهماتك ومن ثم الالتزام بها.
فن إدارة مكتب بنجاح :
مهام مدير المكتب
- مدير المكتب هو المسؤول عن الإشراف على العمليات اليومية للشركة، او المكتب الذي يديره تكون مكتب ناجح.
- مدير المكتب هو المسؤول عن ضمان أن العمل يسير بشكل سلس ودون وقوع حوادث، ونعني بها ان يحدث اي امر مفاجئ قد يعرقل من سير العمل.
- انها وظيفة متعددة الجوانب التي تتطلب مهارات تنظيمية ممتازة، والتخطيط الجيد للعمل بشكل يومي وبشكل اسبوعي وشهري، ويتعدى لوضع الميزانيات المبدئية احيانا للمكتب لفترات محددة.
- القدرة على التعامل مع شخصيات مختلفة ان كانوا من العاملين في المكتب او العملاء بعقلانية وهدوء. وباتباع هذه الخطوات تقديم المشورة لك.
الاحاطة بكل شؤون المكتب
ان كنت ترغب بإن تكون مكتب ناجح عليك اولا ان تكون قادرا بالالمام بكل شؤون المكتب، وهذا يعني الاطلاع على كل شاردة وواردة فيه، وان لا تدع للاستثناءات ان تطرق الى هذا الشأن او تكتفي في اختصاص معين من شؤونه، فهذا الامر قد يكون في بعض الاحيان المقتل لك كمدير المكتب، فعليك الاضطلاع بالمسؤوليات الملقاة على عاتقك ان كانت المذكورة سابقا وغيرها، فتبدا مسؤولياتك من لحظة تعيين الموظفين والابلاغ عن تعيينهم الى ان تصل الى فصل بعض الموظفين، وما يتخللها من الاطلاع على نشاط الموظف وكفاءته واحتياجات المكتب والمراسلات، وغيرها الكثير.
ان تكون حازما في القرارات عند إدارة مكتب ما
كل القرارات السابقة لا يمكن ان تكون اتخاذها ان لم تكن كمدير مكتب على قدر من الحزم، اي ان لا تتردد كثيرا في اختيار القرار الذي تظن انك في حاجة اتخاذه، ان كنت تحتاج الى بعض الادوات في المكتب وكان العمل يتوقف على قرار الشراء، فلا يمكن ان تترد في اتخاذ القرار، ان كنت ترغب بتعيين احد الموظفين او فصل اخر، فلا يمكنك ان تستمر في التفكير الى فترات طويلة حتى تتخذ القرار في هذا الشأن، هذه الامور تتطلب الحزم، ولكن مع المرونة ايضا، فالحزم الدائم قد يعطي نتائج عكسية احيانا.
القدرة على الحفاظ على المخزون
ونعني بإدارة المخزون هي ان تستطيع وبصفتك المشرف الاول في المكتب على توفير جميع المستلزمات التي تعمل على تشغيل هذا المكتب والتي في حال انقطاعها قد تتسببب في وقف العمل او على الاقل تعطيله لبعض الوقت، فمن اهم مسؤولياتك ضمان استمرار العمل في المكتب، فبالتالي عليك ان تقوم بدراسة موجودات المكتب وجردها وما هي النواقص والعمل على توفرها، لا يمكن لاي مدير مكتب ان يغفل عن اهمية هذه المهمة والتي قد يعني اغفالها الخسائر الكبيرة للمكتب.
الالمام بقانون العمل وتوفير حقوق العمال
تعتبر بعض الااخطاء التي يقوم بها بعض مديري المكتب عن طريق الاخلال بقانون العمل والحقوق التي يوفرها القانون الى العمال من اكثر الاخطاء كارثية للعمل، وهذا الامر يبدو جليا في الاطلاع على القضايا الموجودة على بعض الشركات وارباب العمل في المحاكم، والاحكام التي تصدر بحقهم، ولهذا كان من الواجب الانتباه الى الحقوق التي يوفرها القانون للعمال كالاجور والاجازات السنوية والعرضية والمرضية وغيرها، وحتى الى الشروط الواجب توافرها عند تعيين الموظفين كفترة التجربة، وكيفية فصل العامل كبها امور مهمة ومن الضروري الالمام بها تجنبا لتكبيد المكتب الكثير من الخسائر في المحاكم.
الأمور العملية في إدارة مكتب
المكتب الذي انت تديره هو اما ان يكون شركة، او مكتب صغير او مؤسسة ايا كان الشكل القانوني لهذا المكتب، هذا المكتب يحتاج في النهاية الى مبنى يقيم فيه، وهذا المبنى بشكل او اخر يجب ان يكون اما مملوكا للمكتب او مستاجرا، وفي كلتي الحالتين ايضا هو يحتاج الى الرعاية، فمثلا ان كان مملوكا للمكتب عليك ان تراجع الضرائب وتقوم بدفعها سنويا، وان كان مستاجرا عليك ان تقوم بدفع الاجور في مواعيدها، بالاضافة الى صيانة المبني والاهتمام بفواتير المياه والكهرباء، والاهتمام بالتدفئة، لا يمكن ان تترك هذه الامور للصدفة، فغلطة واحدة منها قد تكلف الخروج من المبني والذي يحمل اسم الشركة او فرض غرامات كبيرة عليه، وهو اخر ما تحتاجه.
القدرة على خلق مناخ جيد في المكتب
ونعني بالمناخ الوظيفي الجيد في المكتب، هو الجو الذي يمكن من خلاله انشاء علاقة لطيفة بين الموظفين بينهم وبين بعض، وبين الموظفين ومسؤوليهم، وبين الموظفين وعملاء المكتب، يجب ان ينجح مدير المكتب الناجح على القدرة على التعامل مع كل هذه الامور للوصول الى القدرة على التعامل مع الخلافات التي قد تنشأ بين الموظفين بعضهم ببعض، والتي عليك كمدير المكتب بتسويتها كاسرع ما يمكن حفاظا على استقرار المكتب، كذلك العلاقة بين العملاء والموظفين وتسوية الخلافات، وهذا الامر يتطلب يالضرورة العدالة بين كل الموظفين وعدم المحابة منك كمسؤول عن المكتب، لكون هذا الامر قد يعطي نتائج عكسية
القدرة على ادارة حوار للوصول الى الافضل للمكتب
في فن إدارة مكتب اي عمل كان لا يمكن ان يبقى في حالة جمود، فهو يجب ان يصعد في عمله او يهبط، الاستقرار بحد ذاته هي كالعذاب لاي مشروع، ولهذا ان كنت ترغب ان تكون مدير مكتب ناجح عليك ان تصل الى الاسباب التي يمكن ان تساعد على نجاح اي مشروع، وهذا قد يتطلب بالضرورة وجود حوار مع الموظفين والعاملين في المكتب والاستماع الى الاقتراحات لغايات الوصول الى النجاح في هذا الامر، وهذا يعود اليك في اختيار الوقت والمكان والادوات المناسبة لادارة مثل هذا الحوار الناجح.
أضف تعليق