كيف ترفع من معدل الكفاءة والأداء اليومي بسهولة؟

يقدم إلينا هذا المقال مجموعة من الخطوات البسيطة والفعالة، التي يمكن لها أن تساعدنا كثيراً على تحقيق درجة عالية من الإنتاجية وارتفاع معدل الكفاءة والأداء اليومي. فالعديد من الناس يشعرون بأنهم غارقون في كثير من المهام والأعمال التي تكدست عليهم، لكنهم لا يعرفون كيف ينجزون تلك المهام. يضعنا المقال على أولى عتبات النجاح والإنجاز والتهام المهام الصعبة، حيث يجيبك المقال على تساؤلات مثل: كيف يمكنك أن تحدد بشكل واضح أعمالك الهامة التي لها أولوية في الإنجاز قبل أي شئ آخر؟ وكيف تستطيع أن تطور وتحسن معدل الكفاءة والأداء اليومي بشكل ذاتي دون اللجوء أو الاعتماد على التحفيز من الآخرين؟ وما هي العوائق والصعوبات التي ينبغي أن تركز على التغلب عليها قبل أية عقبات أخرى؟

زيادة معدل الكفاءة يبدأ بصياغة أهداف واضحة وخطة جيدة

عندما يضيق علينا الوقت والعمل وما ينبغي أن نقوم بإنجازه، حينها يتطلب الأمر منا أن نقف ونعيد ترتيب أوراقنا بشكل واضح ومحدد وإلا سوف نشعر بالتشتت والضياع في المهام الكثيرة العالقة بنا. وتعتبر صياغة أهداف واضحة هي أولى الخطوات الضرورية من أجل السيطرة على ضعف وقلة الإنجاز والإنتاج وبالتالي يزداد معدل الكفاءة . فلا يمكنك أن تتحرك في أي اتجاه دون أن يكون ماثلاً أمامك هدف واضح ومباشر. فحينما تعرف النقطة أو المهمة التي تريد تحقيقها أو الوصول إليها، فإن هذا يمثل نصف الطريق الذي عليك أن تقطعه.

وتعتبر أفضل طريقة لصياغة أهداف واضحة هو أن تقوم بتدوينها بشكل مكتوب بدلاً من أن تتصورها بذهنك فقط. فاليد تتذكر هي أيضًا عندما تكتب شئ، وكذلك العين تتذكر حينما ترى ما تكتبه، فعليك استغلال هذا الأمر. إن من يستطيع زيادة معدل الكفاءة اليومية وتحقيق إنجازات ونتائج أكبر عن الآخرين، بشكل مضاعف، هم الذين يقومون بتدوين أهدافهم بشكل مكتوب وهذا يساعد كثيراً في ضبط الوقت والتحكم فيه. وحينما تضع أهدافك، قم بتقسيمها إلى أهداف ومهام بسيطة ومحددة بحيث يمكن تنفيذها من خلال تخطيط جيد يتم في نقاط وخطوات واضحة ومحددة. وبالتالي سوف ينتج عن إنجازك لتلك الأهداف البسيطة والمقسمة مستوى عالي من التحفيز الذاتي لديك لأنك ستتمكن من قياس الشوط الذي قطعته في طريقك. فكل مهمة تقوم بتحقيقها سوف تدفعك نحو إنجاز المزيد من المهام المتبقية. ومن خلال وضع قائمة من المهام والأهداف التي تلتزم بإنجازها، فسوف تجد أن معدل الكفاءة وإنجازك للأهداف يتطور ويتحسن بشكل ملحوظ. لذلك يمكنك أن تتبع أسلوب التركيز على تحقيق وإنجاز أهم هدفين فقط في قائمة تحتوي على عشرة أهداف، وهو أسلوب يعرف بمبدأ (80% / 20%). فليس مهماً أن تقوم بإنجاز المهام الكثيرة السهلة غير الضرورية، بل الأهم هو أن تنجز الأمور الهامة حقًا والتي تمثل 20%، عندها ستتمكن من توفير الكثير من الوقت والمجهود والتركيز على الأهداف الهامة فقط.

التركيز على الأولويات يزيد من معدل الكفاءة والإنجاز بدون تشتت

لا يكفي تحديدك لما تريد إنجازه من أهداف ومهام، ولا يكفي تخطيطك الجيد لتنفيذ ذلك، بل إن الأمر يتطلب منك أن تقوم بمفاضلات بشكل دائم لكي تحدد المهام والأهداف التي تقع في مركز الأولوية والأهمية بالنسبة لك. وهذا يتطلب قدرتك على أن ترى الأمور من بعيد وتمتلك نظرة مستقبلية طويلة المدى، تساعدك على اتخاذ القرارات بشكل جيد وفقًا لما تحدد أنت أولويته. فعلى سبيل المثال، عندما يكون هدفك في المقام الأول هو الحصول على عمل جديد، وبالتالي فإنك تحتاج إلى بذل كثير من المجهود لتحقيق ذلك، مثل مراجعة السيرة الذاتية والبحث على الإنترنت، وغيرها. لذلك عليك أن تستمر في هذا العمل حتى يكتمل دون أن تجعل شئ آخر يشتت انتباهك ويضاعف الوقت الذي تخصصه لهذا الهدف، كأن تنشغل ببعض الحوارات الجانبية على مواقع التواصل الاجتماعي. عليك فقط أن تهتم بما بين يديك أولاً حتى يكتمل للنهاية قبل أن تنجذب وتتشتت مع شئ آخر، ومن ثمّ تتمكن من زيادة معدل الكفاءة .

ويعتبر أسلوب ABCDE الذي قدمته إحدى الدراسات في جامعة هارفرد، وسيلة جيدة يمكن استخدامها من أجل تحدي المهام والأهداف التي لها أولوية. بحيث يأخذ كل هدف لديك حرفًا من تلك الحروف بالترتيب من A إلى E وتتدرج الأولوية بداية من A حتى تصل إلى الأمور التي يمكن إهمالها وتخطيها. لذلك تعتبر دائماً المهمة A هي التحدي الأكبر الذي ينبغي علينا أن نركز عليه أولاً، وهي طريق التقدم والنجاح. وهذا التركيز على الأولويات يتطلب قدراً من قوة الإرادة والتحفيز من أجل استكمال المهمة التي بين أيدينا أولاً.

هذا الطريق نحو النجاح والتقدم وزيادة معدل الكفاءة يحتاج منك بذل المجهود المتواصل والتعلم المستمر واكتشاف أفضل الأساليب التي يمكن أن تحقق أهدافك وخططك من خلالها. فحاول دائمًا أن توفر بيئة عمل ومكان مناسبين لكي يساعدك ذلك على إنجاز الأمور، قم على سبيل المثال بتنظيم المكان الذي تعمل فيه. ثم قم بتوفير الأدوات وأي شئ قد تحتاجه بحيث يكون مهيأ وجاهز لكي تستخدمه. وبالتالي فأنت بحاجة إلى استغلال كل ملكاتك ومهاراتك الخاصة وتوجيهها بشكل سليم. والحقيقة أن تلك المهارات والملكات هي رأس مالك الحقيقي، الذي ينبغي عليك أن تطوره وتكتشفه باستمرار. حدد ما هي مواطن القوة التي تمتلكها، هل هي قدرتك على التواصل والتفاعل مع الآخرين بشكل جيد، أم قدرتك على التحدث بأكثر من لغة، أم غير ذلك. كل هذه الأمور سوف تساعدك على تحقيق أهدافك في الحياة بشكل أفضل وبالتالي يتطور معدل الكفاءة والإنجاز لديك.

النقطة الجوهرية الأخيرة التي يتعين عليك أن لا تهملها، هي أن تعمل على تطوير نفسك وقدراتك بشكل متجدد ودائم لمتابعة التقدم المذهل الذي يحدث في سوق العمل. فدائمًا ما تحتاج مهاراتك إلى مزيد من التحسين، لذلك استمر في تلقي التدريب والتعليم وإلا سوف تجد نفسك متأخراً كثيراً دون تقدم مع تراجع في معدل الكفاءة والأداء. والحقيقة أنك ستجد وقتًا كثيراً لديك يتم ضياعه على أمور لا دخل لك فيها، مثل الوقت الذي تقضيه في وسائل المواصلات، ومع ذلك يمكنك استغلال هذا الوقت في تطوير نفسك عن طريق تحسين لغة من اللغات لديك بشكل مسموع أو صوتي إذا كنت سائقًا على الطريق مثلاً. يتطلب الأمر منك أن تعرف فقط كيف تقتنص الفرص التي بين يديك بشكل جيد.

الروح الإيجابية والنشاط الجسدي يساعدان على ارتفاع معدل الكفاءة اليومية

قد يعتقد البعض أن الاهتمام بنشاطهم وحبوتهم الجسدية، ومن ثمّ القدرة على التحكم الذاتي فيه؛ لا تمثل أهمية بالنسبة لأدائهم في العمل ومدى ارتفاع معدل الكفاءة والإنتاج اليومي لديهم. والحقيقة أن هذا المعتقد غير دقيق. لأننا لسنا عقولاً أو أرواحًا فقط، بل إننا في حاجة دائمة إلى الاهتمام بأجسادنا لكي نحقق أكبر قدر من الفعالية والقدرة على العمل الناجح. فعندما يبذل أي إنسان مجهوداً زائداً عليه، فإنه يحتاج إلى قدر من الراحة وإعادة شحن طاقته، وإلا لن يتمكن من مواصلة العمل. فبعد عدد ساعات معينة من العمل المستمر، فإننا نشعر بالإرهاق ومن ثمّ ينخفض معدل الكفاءة والإنتاج. والأمر المهم هنا، هو التأكيد على تلقي الراحة اللازمة للعمل بما لا يقل عن ست ساعات يوميًا من النوم. نحتاج أيضاً إلى معرفة أفضل التوقيتات والمواعيد التي نستطيع أن ننجز فيها بشكل أكبر خلال اليوم، وهل يكون أدائنا مرتفع في الصباح المبكر أم في المساء على سبيل المثال.

أما العنصر الآخر الذي يزيد من معدل الكفاءة والإنتاج اليومي، فهو قدرتنا على التفكير بشكل إيجابي، واستلهام توجهات نفسية أكثر تفاؤلاً. فالتفكير في حقيقة الأمر ليس منعزل عن مشاعرنا وانفعالاتنا، وكلما كنا متحكمين بشكل ذاتي في أفكارنا فإننا سنتحكم أيضًا في عواطفنا. ومن ثمّ سوف تنتقل الطريقة التي نفكر بها ونرى ونتحدث بها عن أنفسنا، إلى حالتنا النفسية كلها. فالأفكار تحرك الواقع وتؤثر في توجهك النفسي والانفعالي. وكلما تبنيت أفكاراً وأقوالاً إيجابية كلما ساعد ذلك على تشكيل واقعك بشكل أفضل.

فتلك الحالة من الإيجابية والتفاؤلية، ستمنحك مزيداً من النشاط والثقة والحيوية في العمل. فلا تفقد إيمانك بذاتك تحت أي ظرف، مهما ساءت الظروف المحيطة بك. لأنك ستتمكن من خلال تلك الروح الإيجابية من الانتصار وتخطي كل تلك العقبات والصعوبات التي تواجهك. وعندها ستستطيع أن تقرر أي من المهام التي يتعين عليك أن تهملها أو تؤجلها. فبينما يميل غالبية الناس إلى إهمال وتخطي الأهداف والأعمال المهمة، فإن أولئك الذين يتميزون بارتفاع في معدل الكفاءة والإنتاجية العالية، يعملون على تجنب وإهمال المهام والأعمال غير الضرورية التي يمكن تأجيلها لأوقات أخرى.

حدد المعوقات التي تعطل معدل الكفاءة ثم انتصر عليها

أثناء سعيك في تنفذ خططك التي وضعتها فإنك سوف تواجه الكثير من الصعوبات والعوائق التي تقف في طريقك، فليس الأمر سهلاً كما تظن. والحقيقة أن كل شئ من حولك يمكن أن يقف في طريقك بالفعل ويمثل لك من الصعوبة ما يجعلك تقف ولا تحرك ساكنًا إذا تقبلت الأمر بشكل سلبي. فهناك الظروف الخارجية التي لا تمتلك عليها سلطانًا مثل الأشخاص الآخرين أو قلة الموارد، أو رئيسك في العمل أو عائلتك. لذلك قد تشعر بخيبة أمل وفشل أمام تلك الأمور المعقدة. ومن ثمّ تقوم بتعليق اللوم باستمرار على العالم الخارجي الذي يعطل معدل الكفاءة والإنتاج لديك، وهو أمر قد يريح كثير من الناس. لأنه في واقع الأمر يتناسى ما للعوامل الذاتية من تأثير وقوة معيقة له، فقد يفتقر الشخص إلى التأهيل والمهارات اللازمة لإنجاز أهدافه ومخططاته.

وتمثل العوامل الذاتية التي تعيقنا، التحدي الأكبر الذي ينبغي أن نركز عليه مجهودنا للتغلب عليه وتخطيه. لذلك علينا أن نحدد تلك الصعوبات الخاصة بنا أولاً وقبل أي شئ. ثم نأخذ شيئًا واحداً فقط ونركز عليه العمل والإنجاز، حتى لا نشعر بالإحباط والتشتت في كثرة الصعوبات التي نواجهها. يتشابه هذا الأمر تماماً مع التمرينات الرياضية التي نقوم بها. فلا يمكننا أن نمارس الرياضة ورفع الأثقال بشكل متقدم ومرتفع من أول يوم، بل إننا نحتاج إلى التدريب بشكل تدريجي حتى نصل إلى المستوى المرتفع الذي نريده؛ فزيادة معدل الكفاءة يحدث بشكل تدريجي.

يتطلب الأمر منك أيضًا أن تمتلك قدرة على تشجيع وتحفيز ذاتك، دون أن تعتمد في تقدمك وإنجازك للمهام، على تشجيع ودفع من مديرك أو أصدقاءك أو غيرهم. ولكي تتمكن دائمًا من تحديد تلك المهام الضرورية التي ينبغي عليك أن تنجزها وتتغلب عليها أولاً قبل أي شئ، تخيل أنك سوف تترك العمل مثلاً بشكل مفاجئ لمدة شهر، وعندها عليك أن تتساءل عن أهم الأشياء التي يجب عليك أن تفعلها قبل أن تغادر. ستتمكن بعد ذلك من إنجاز والتهام المهام الصعبة كما لو كنت تلتهم وجبة شهية ولذيذة أمامك، ولن تكون في حاجة إلى تحفيز من الآخرين، فأنت قائد نفسك.

زيادة معدل الكفاءة مرتبط بالطريقة الجيدة في إدارة الوقت

تحتاج الإنتاجية والكفاءة المرتفعة إلى تخطيط وإدارة جيدة للوقت، وإلا سنشعر بتكدس المهام والأعمال لدينا، دون القدرة على إنجازها. لذلك يكون من الجيد أن ترسم في ذهنك معالم زمنية واضحة ليومك. قم بنفسك بوضع جدول محدد بشكل مكتوب للمهام التي تريد إنجازها، مع الالتزام بتنفيذها. وقد لا تستطيع تأدية كل مهمة بشكل جزئي، لأنها قد تحتاج أوقات متصلة من التركيز والاهتمام. وربما كان تجزئة اليوم إلى فترات زمنية شئ جيد بالنسبة للبعض. فمتخصصي خدمة العملاء، يمكنهم أن يحددوا فترة معينة في جدولهم يقومون فيها بالمتابعة مع العملاء الجدد للشركة. وتستطيع أن تخصص أوقات معينة من اليوم لإنجاز نوعية معينة من الأعمال. ففي الأوقات الصباحية يمكنك إنجاز أعمال معينة تناسب ذلك التوقيت والذي قد لا تتناسب مع وقت ما بعد الظهيرة على سبيل المثال.

ولا تجعل التخطيط وجدولة المواعيد تأخذ وقتًا أو مجهوداً كبيراً. ففي النهاية ستجد أنك تحتاج إلى درجة من السيولة وحرية التحرك لكي تواصل تطوير وتحسين معدل الكفاءة والإنجاز بشكل مستمر ومرن. هذه السيولة تمنحك أفكاراً جيدة مبتكرة. فمع تركيزك على عمل تشعر معه بالأولوية والضرورة سوف تجد تلك السيولة والمرونة في العمل تتحرك معك وتدفعك بشكل تلقائي إلى التطوير والإنجاز المستمر، لتصل إلى مرحلة التهام المهام الصعبة بشكل أكثر فعالية.

طرق قياس الكفاءة

نستنتج مما سبق ذكره أنه لكي تتمكن من إنجاز المهام والأعمال الكثيرة المتكدسة عليك، ومن ثمّ تحقق ارتفاعًا ملحوظًا في الأداء والكفاءة اليومية والإنتاجية العالية؛ فيمكنك استخدام المؤشرات التالية لكي تقيس بها تحسن معدل الكفاءة لديك:

• لا تُقْدم على عمل أي شئ دون أن تحدد بشكل واضح أهدافك ومهامك الأساسية ثم ضع خطة عمل والتزم بها لكي تحقق تلك الأهداف.
• ابدأ العمل بالتركيز على الأولويات فقط دون الأمور الأخرى الأقل أهمية.
• قم باكتشاف مهاراتك وملكاتك الخاصة التي تمثل مواطن القوة والتميز لديك، ثم اعمل على تطويرها وتحسينها بشكل مستمر.
• حافظ على نشاط وحيوية جسدك وأخذ قسط وفير من الراحة والنوم الكافي لممارسة نشاطك اليومي بكفاءة أكبر.
• احتفظ بطريقة تفكير إيجابية وروح تفاؤلية لأن ذلك سيساعدك على خلق واقع أفضل.
• قم بتحديد العوامل الذاتية التي تعيقك في طريقك نحو تنفيذ خطتك وأهدافك، واعمل على التغلب عليها ومعالجتها واحدة تلو الأخرى.
• احتفظ بخريطة زمنية ليومك مع جدولة مواعيدك بشكل جيد، يساعدك على إدارة وقتك، لتستطيع إنجاز كل الأعمال المهمة.

خاتمة

وهكذا نجد أخيراً كما رأينا في المقال، أن مسألة تطوير وتحسين معدل الكفاءة والأداء اليومي لدينا، ليس بالشيء المستحيل، بل يظل أمراً قابلاً للحدوث إذا ما التزمنا بالقيام ببعض الخطوات الممكنة مثل: التعود على طريقة تفكير إيجابية، وصياغة أهداف بسيطة وخطط واضحة لتنفيذها، مع التركيز على الأولويات المهمة أولاً، واستغلال الوقت الذي نمتلكه بشكل ذكي وفعال دون إهداره في تفاصيل ليست على نفس القدر من الأهمية .. إنها خطوات بسيطة يمكن تنفيذها لكنها تحتاج إلى إرادة وعزم على تغيير نمط الحياة غير المنظم والمخطط له إلى نمط من الحياة ذات فعالية وكفاءة عالية.