العلاقات العامة من الأقسام الهامة في أي عمل، خصوصًا إذا كان الأمر يعتمد على تعاملات خارج العمل، وبالتالي فإن المؤسسة تحتاج إلى من يمثلها، وبالتالي فإن الشخص الذي يعمل في قسم العلاقات العامة يكون صورة حقيقية عن المؤسسة، مكانة الشخص الذي يعمل في هذا القسم تكون كبيرة جدًا، والبعض يعطي اهتمامًا عاليًا عند عملية اختيار أفراد في هذا القسم، وعلى الرغم من هذا فالأمر ليس صعبًا أبدًا، كل ما تحتاجه هو أن تعرف ما الذي يقدمه هذا القسم بالتحديد، ونتحدث في مقالنا هذا عن قسم العلاقات العامة وكيف يمكنك أن تكون فردًا ناجحًا في هذا القسم.
تعرف على كل ما يخص العلاقات العامة
لماذا العلاقات العامة؟
يتساءل العديد من الأشخاص لماذا نحتاج إلى قسم العلاقات العامة؟ وفي الحقيقة فإن وجود مثل هذا القسم له تأثير كبير جدًا في العمل، فكما ذكرنا في المقدمة فإن الأفراد الذين يعملون في هذا القسم يكون كل واحد منهم صورة عن المؤسسة. يسعى قسم العلاقات العامة من خلال أفراده إلى البحث عن الفرص الموجودة في المجتمع، والتي من شأنها أن تفيد المؤسسة أو العمل وتساهم في تقدمه، ومن ثم السعي إلى استغلال هذه الفرصة بأفضل شكل ممكن، والأمر هنا يعتمد على قدرة الشخص الذي يعمل في القسم، الفرص قد تكون متمثلة في أشخاص أو جهات يمكن التعاون معها، أو رعاة للعمل سيقدمون فرصة جيدة للمؤسسة. يعتبر أفراد قسم العلاقات العامة بمثابة الممثل الرئيسي للمؤسسة في أي فاعليات خارجية، ويكون مطلوب منهم حضورها والتعبير عن المؤسسة.
على المستوى الشخصي، فإن فرد العلاقات العامة يحصل على استفادة كبيرة جدًا، حيث أنه يلتقي مع العديد من الأفراد، وبالتالي فإنه يتعرف إلى العديد من الشخصيات، وهذا يمكن أن يفيده في حياته فيما بعد، فهذه العلاقات تقدم له مميزات كثيرة.
الاستماع واللباقة في الحديث
من أهم المهارات التي سوف تحتاج إليها عندما تعمل في قسم العلاقات العامة هي القدرة على الاستماع، واللباقة في الحديث. الاستماع يعتبر جوهر النجاح في عملية التواصل، ونحن نتحدث هنا عن الاستماع أي التركيز فيما يُقال بشكل جيد، وإظهار الاهتمام بكلام المتحدث، ومحاولة فهم كل التفاصيل. فعندما يشعر الشخص بأنك تهتم بتفاصيل حديثه، وتبدي ملحوظاتك الشخصية، فإن هذا يخلق نجاح في عملية التواصل.
وأنت تحتاج إلى هذا الأمر حتى يمكنك أن تحصل منه على ما تريد، وهنا تظهر أهمية اللباقة في الحديث، حيث أن فكرة اللباقة في العلاقات العامة ضرورية جدًا، فتختار الأوقات المناسبة للتحدث، وكذلك تختار الكلمات المناسبة للتعبير عما تقول.
كذلك اللباقة تظهر في طريقتك في ختام الحديث مع الشخص، وكيف تنهي المقابلة أو المكالمة الهاتفية بينكما، فأسلوبك الترحيبي قد يجعل الشخص يشعر بأنه مرحب به من قبلك أو العكس.
مهارات التفاوض والإقناع
إذا كان كلا من الاستماع واللباقة في الحديث يساهمان في نجاح عمل العلاقات العامة إذا تم استخدامهما بشكل صحيح، فإن مهارات التفاوض والإقناع الأساس للنجاح. فبواسطة الإقناع يمكنك أن تجعل الشخص الذي تتحدث معه يتقبل فكرتك، ويرى أنها فكرة جيدة ويمكن الاستفادة منها بالفعل. أما التفاوض فهو الذي يجعلك توظف هذا الإقناع للحصول على الهدف الذي تريده. وحتى تتقن هذه المهارات يجب أن تكون على دراية كاملة بطبيعة العمل الذي تؤديه مؤسستك، وتعرف كل المعلومات عنها بالشكل الذي يسمح لك بالإجابة على أي أسئلة تُطرح عليك.
وهذا الأمر سيجعلك تعرف ما هي الأشياء التي يمكنك الاستغناء عنها واستبعادها من الاتفاق، وما هي الأشياء الضرورية، ونجاح عملك في قسم العلاقات العامة يعتمد على قدرتك على الوصول إلى حل وسط أو ما يمكننا أن نعرفه بأنه “موقف فائز-فائز” فيشعر الطرف الآخر بأنه مستفيد أيضًا من التعاون معك.
كيف توظف هذه المهارات في نجاح عملك؟
إذا كنت تتقن الاستماع الجيد للمتحدث، وأنت شخص لبق في الحديث، ومهارات الإقناع والتفاوض موجودة لديك، فأنت إذًا شخص يمكنه أن يحقق النجاح في قسم العلاقات العامة ولكن هذا الأمر نظريًا فقط، فالواقع يختلف عن الافتراضات النظرية، لذلك يجب عليك أن تكون قادرًا على توظيف هذه المهارات في العمل بالشكل الصحيح. يمكنك أن تبدأ استعدادك بأن تعرف كل شيء عن الشخص الذي تنوي الذهاب إليه، فعندما يتحدث معك يظهر عليك الاهتمام بما يقول، وكذلك أنك على دراية بعمله من البداية. بعدها تبدأ في تحضير الخطة التي سوف تستخدمها في عملية التفاوض، وهنا يجب عليك أن تحدد نوعية الشخصية التي تتعامل معها، فالبعض يركز على جانب المعلومات والواقعية فقط، والبعض الآخر يركز على الجانب العاطفي، وإدراكك لأنواع الشخصيات المختلفة في العمل عمومًا سوف يسهل عليك فهم قسم العلاقات العامة والعمل به، وبالتالي تكون خطتك متوافقة مع طبيعة الشخصية.
نجاح التفاوض لا يعتمد فقط على قوة حديثك، بل يعتمد على استغلال الفرص التي تتاح لك عندما تجدها، ولذلك يجب أن يكون تركيزك على درجة عالية، وتتحين كل فرصة ممكنة لتخرج بناتج أفضل. يجب أن تتأكد من إتمامك للعمل بأن تصل مع الشخص إلى اتفاق نهائي يلتزم به الطرفان، وحتى إن لم تصل إلى اتفاق فلا يجب أن تخسر الشخص أبدًا، بل يجب أن تكون حريصًا على أن تظل علاقتك به قوية، فربما تحتاج إليه في المستقبل أو يمكنك أن تحصل على استفادة منه في أمور لاحقة.
لماذا يفشل قسم العلاقات العامة في بعض الأحيان؟
على الرغم من أن الأفراد في قسم العلاقات العامة قد يملكون المهارات التي تؤهلهم للعمل به، إلا أنه في بعض الأحيان تجد بأن القسم لا يحقق نتائج جيدة تساهم في تقدم العمل. هذا الأمر قد يحدث لعدة أسباب منها مثلًا التعامل السيئ مع الطرف الآخر، وهذا الأمر قد يحدث بعفوية أو دون قصد من الشخص، فقد ترغب في أن يرى الشخص مدى تقدم عملك، لكنها تصل إليها على أنك تريده أن يعرف بأنك أفضل منه، هذا بجانب سلوكياتك في أثناء المقابلة نفسها التي ربما تعطي انطباعًا سيئًا.
كذلك من أشهر أسباب فشل قسم العلاقات العامة هي التركيز على المتطلبات الشخصية فقط، أو عدم وضوح الاتفاقات التي يصل إليها الطرفان. فأنت أثناء المقابلة ترغب في الوصول إلى أفضل ناتج يفيدك في العمل، والصواب أن تركز كذلك على ما يفيد الطرف الآخر أيضًا، لأن هذا الأمر هو الذي يمكن أن يقنعه بإتمام الاتفاق معك. أما عدم وضوح الاتفاقات يتمثل في أنها تكون شفهية طوال الوقت، وهذا الأمر خاطيء لأنه يحتمل النسيان أو الخلط أو الفهم الخاطيء، ويفضل أن يكون الاتفاق مكتوب بين الطرفين، ويكون كلا منهما على دراية كاملة ببنود الاتفاق.
كذلك هناك خطأ آخر يحدث في عمل العلاقات العامة وهو الكذب بشأن طبيعة عمل المؤسسة مثلًا، فالبعض يلجأ إلى هذا ظنًا منه أن هذا يجعل صورة مؤسسته أفضل، لكن يمكن اكتشاف الكذب بكل سهولة، ووقتها قد يفشل الاتفاق الذي تسعى إلى إتمامه.
العلاقات العامة من الأقسام التي تمثل تحدي كبير في طبيعة مهامها، لكن من يؤديها يعرف بأنها تحمل متعة كبيرة على قدر التحدي، لذلك إن كنت ترغب في أن تصبح فرد في هذا القسم، فكل ما عليك هو أن تتحلى بالمهارات اللازمة لفعل ذلك، وأن تتجنب الأخطاء المذكورة هنا، وقتها يمكن أن تضمن أن تصير عضوًا متميزًا في قسم العلاقات العامة.
أضف تعليق