تدريب الموظفين : كيف يمكنك تدريب الموظفين في العمل ؟

تدريب الموظفين في العمل هو شيء ضروري جدًا لا بد من القيام به من وقت لآخر، حيث أنه يساعد الموظفين في الفريق على اكتساب مهارات جديدة، أو تعويض فقد معين موجود لديهم، وفي الغالب فإن المؤسسات يكون بها قسم مختص بالتدريب فقط، أو يمكن وضع هذا القسم مع قسم الموارد البشرية، خصوصًا وأن التدريب من المهام المطلوبة من فريق الموارد البشرية، في النهاية فإن فريق التدريب يكون مسؤوليته وضع خطة التدريب، وقبل وضع هذه الخطة يقوم بتحديد الاحتياجات التدريبية، سواءً كان ذلك قبل بداية العمل، أو بعد ظهور نتائج عملية التقييم في المؤسسة.

دليك إلى تدريب الموظفين لديك في العمل

لماذا نحتاج إلى تحليل احتياجات التدريب؟

تدريب الموظفين يعتمد في الأساس على تحليل احتياجاتهم، ومن ثم يمكنك أن تختار الشيء المناسب لتفعله، حيث أن هذا التحليل يخبرك بالمعلومات عن المهارات المطلوبة لدى الموظفين، وكذلك ما هي التدريبات المناسبة لتقوم بتنفيذها لهم. كما أن هذا التحليل يساعدك في عمل خطة التدريب بالشكل المناسب، ومن ثم يمكنك من فعل التالي:

• تعريف الفجوة بين المستوى الحالي، والمستوى المطلوب لدى الموظفين سواءً كان ذلك مهارة أو معرفة أو حتى سلوكيات معينة، وبالتالي فإن تدريب الموظفين يمكنك من سد هذه الفجوة بالشكل الصحيح.
• تحديد المحتوى العام للتدريب: من الأشياء الهامة جدًا أن تكون قادر على تحديد المحتوى اللازم للتدريب، حتى تنجح في عملية التدريب بالشكل المطلوب.
• تكوين خطة التدريب في المؤسسة: يمكنك من خلال هذا التحليل أن تعمل على تكوين خطة التدريب في المؤسسة بشكل عام، ليس فقط في وقت محدد.
• وضع الكيفية الصحيحة لتقييم عملية تدريب الموظفين والتي ستمكنك من معرفة إن كنت نجحت في تحقيق هدف التدريب في النهاية أو لا.

حتى يمكنك القيام بهذا التحليل بشكل صحيح، عليك أن تقوم بالإجابة على بعض الأسئلة التالية:

• ما هي أكبر التحديات التي تواجه المؤسسة؟ لأن تحديد هذه التحديات يمكن أن يساهم في تحديد الفجوة الفعلية الموجودة حاليًا، كما أنه سيحدد النقص الحادث في المؤسسة بصورة واضحة.
• ما هو مستوى التدريب ونوعه الذي يحتاج إليه الموظفين في الوقت الحالي؟ أيضًا هذا الأمر يمكن أن يجيبك على حجم الفجوة الموجودة في الوقت الحالي، فتتمكن من اختيار تدريبات مناسبة.
• كيف سيساهم تدريب الموظفين في زيادة الإنتاجية في المؤسسة وتحسين مستوى الأفراد على المدى البعيد؟ حيث يجب منح التركيز على التخصصية في التدريبات، بحيث يؤثر ذلك في إنتاج المؤسسة ككل، وكذلك يكون الأمر مرتبط بالأفراد طوال فترة عملهم، ليس فقط في الحاضر.
• ما هي أهداف التدريبات بشكل عام في المؤسسة؟ لا تقوم المؤسسة دائمًا بعمل التدريبات عندما يظهر احتياج لذلك، بل في بعض الأوقات تكون هناك خطة موضوعة للتدريب في المؤسسة، لذلك يمكننا أن نقوم بالتحليل من خلال معرفة أهداف التدريبات في المؤسسة، ومن ثم يمكننا وضع الخطة المناسبة لتحقيق هذه الأهداف على أرض الواقع.
• ما هي الميزانية المتاحة لعملية تدريب الموظفين في العمل؟ كما تحدثنا فإن المؤسسة عمومًا تهتم بوضع خطة للتدريب، وبالتالي فإن هذه الخطة يتم توفير ميزانية خاصة لتحقيقها، وبالتالي فإن معرفة هذا الأمر يساهم في اختيار الطريقة المناسبة للتدريب، وكذلك اختيار المكان المناسب.
• ما هي برامج التدريب التي يجب منحها الأولوية في الوقت الحالي؟ إجابة هذا السؤال ستحدد لك ما الشيء الذي يجب عليك أن تعمل عليه أكثر من غيره، فقد تجد أن هناك العديد من برامج التدريب التي يجب العمل عليها، لكن الأولوية هي التي ستحدد لك أيهما تختار الآن.
• ما هي المدة المناسبة لتنفيذ تدريب الموظفين بما لا يتعارض مع أوقات العمل؟ للأسف قد يحدث أن ترغب في تنفيذ التدريبات في أوقات العمل، وبالتالي فإن المساحة لا تكون كبيرة لك لعمل تدريبات طويلة، ومن ثم تحرص على تحديد مدة زمنية مناسبة، حتى لا يتأثر العمل بهذا الأمر.

كيف يمكن تدريب الموظفين في العمل؟

عندما تنتهي من عملية التحليل التي تحدثنا عنها في الفقرة السابقة، يمكنك أن تنتقل إلى تطبيق تدريب الموظفين على أرض الواقع، ويمكنك فعل هذا عبر الخطوات التالية:

تحديد الغرض من التدريب

بناءً على إجابة الأسئلة الماضية، يمكنك أن تحدد الغرض الأساسي من عملية التدريب، فإما أن يكون رغبة في سد الفجوة التي تحدثنا عنها، أو تعليم الأفراد مهارة أو معلومة جديدة، أو تطبيق برنامج من برامج التدريب في المؤسسة طبقًا للأهداف الموضوعة سابقًا، المهم أن تحدد الغرض الأساسي من التدريب، وتكون قادرًا على صياغته بشكل واضح ومفهوم من الجميع، مع العلم أن كل تدريب يكون له غرض خاص به بالتأكيد.

تحديد محتوى التدريب

نجاح تدريب الموظفين يعتمد على مقدرتك في اختيار المحتوى التدريبي اللازم والمفيد لهم، وهذا المحتوى يجب أن يكون محدد بناءً على غرض التدريب. يمكنك أن تهتم بوضع المحتوى بسؤال الناس عن الأشياء التي يرغبون في تعلمها مثلًا، أو المشاكل التي تواجههم بالتحديد، وتقوم بتغطيتها أنت في المحتوى الذي ستقوم بتحضيره، سواءً كان سؤالك للناس باللقاء معهم أو عبر الهاتف، أو حتى بالتواصل عبر البريد الإلكتروني.

تحديد خطة التدريب

عليك الآن أن تهتم بوضع خطة تدريب الموظفين بناءً على الظروف المحددة مسبقًا في عمل المؤسسة، وهذه الخطة يجب أن تشتمل على: مكان التدريب بالتحديد، أيام التدريب، عدد ساعات التدريب. كما يجب أن تهتم كذلك في الخطة بتحديد كل الموارد التي ستحتاج إليها أثناء التدريب، حتى يمكنك توفيرها قبل البداية. ولهذا فأنت تحتاج إلى معرفة الميزانية الموضوعة للتدريب، وكذلك معرفة طبيعة العمل في الوقت الحالي فتعرف إن كان هناك ضغط أو لا، بحيث تصبح خطتك قابلة للتطبيق فعلًا.

وضع نظام للتقييم في التدريب

أيًا كان غرض التدريب الموضوع، فأنت يجب أن تتأكد في النهاية أن تدريب الموظفين قد نجح كما ترغب، وبالتالي فإن هذا لن يتحقق لك إلا بوجود نظام للتقييم في التدريب، مبني على أسس واضحة، تمكن الأفراد من معرفة التطور الذي حدث مع كل منهم في التدريب، والمقارنة بين ما قبل التدريب وما بعده. يختلف هذا الأمر عن أي تدريبات اعتيادية تقوم بها، فأنت هنا تهتم بالموظفين الذين يعملون معك حقًا، وبالتالي فإن نظام التقييم لا يمكن الاستغناء عنه على الإطلاق، ويمكنك أن تحضر شخصًا تكون مسؤوليته فقط التقييم، حتى تتأكد من أن الأمر يحدث بالشكل الصحيح.

تنفيذ التدريب

كل ما عليك الآن هو أن تحول كل هذه النقاط إلى الواقع، وتبدأ في تدريب الموظفين فعلًا، هذا الأمر يبدأ من التواصل مع الموظفين، وإبلاغهم بالتفاصيل، والتأكد من مقدرتهم على الحضور، ومعرفة كل شخص منهم بغرض التدريب، فإن وجدت أن هناك تعديلات يجب القيام بها قبل التنفيذ تفعل ذلك، فإن لم تجد، أو عندما تنتهي من القيام بالتعديلات المطلوبة إن وجدت، يمكنك أن تبدأ الآن في تطبيق التدريب بالاعتماد على الخطة الموضوعة.

تدريب الموظفين يحتاج دائمًا إلى مرونة من الشخص المسؤول، حتى يمكنه التعامل مع جميع الأفراد الموجودين في التدريب، والتأكد من وصول محتوى التدريب إلى كل منهم بشكل صحيح، وكذلك أن يكون قادرًا على رصد الملحوظات، بحيث يمكنه أن يقوم بالتقييم كما هو مطلوب، فاستمرارية المؤسسة ونجاحها يعتمد على الأفراد الذين يعملون بها، وهذا النجاح لن يحدث إلا بوجود أفراد مؤهلين للعمل طوال الوقت.