إيتيكيت البريد الإلكتروني : كيف تستعمل البريد؟

إيتيكيت البريد الإلكتروني واحد من الأشياء التي يجب على أي مستخدم له أن يتعلمها، فبفضل التقدم والتكنولوجيا تقدمت المراسلات بين الناس من الاعتماد على البريد العادي أو التلغراف إلى الفاكس ومن الفاكس إلى البريد الإلكتروني بفضل ثورة التكنولوجيا ووسائل الاتصال بما يوفر وسيلة أسرع وأكثر أمنًا وبتقنية أعلى ومميزات أكبر، لذلك عليك بمعرفة قواعد إيتيكيت البريد الإلكتروني خصوصًا رسائل البريد الإلكتروني التي تستعمل في العمل أو في الأمور الرسمية حيث يعد البريد الإلكتروني هو الطريقة المثلى والرسمية لإجراء هذه المراسلات والتعاملات الرسمية دونًا عن وسائل التواصل الاجتماعي أو الرسائل الهاتفية لما فيه من التزام بالجدية والرسمية واقتصاره فقط على المراسلات وإرسال رسائل البريد دون شيءٍ آخر، من أدوات للترفيه والتدوين وخلافه، لذلك عليك إتقان التراسل الإلكتروني والإلمام بقواعد إتيكيت البريد الإلكتروني وكيفية استعماله لأنك عاجلاً أو آجلاً ستتعرض لاستعماله وينبغي عليك إتقان التعامل معه وقتها.

تعلم إيتيكيت البريد الإلكتروني بسهولة

الرسالة تظهر من عنوانها

من إتيكيت البريد الإلكتروني أن يوضح عنوان الرسالة مضمونها، لأن عنوان الرسالة هو ما سيجذب المرسل إليه نحو أولوية فتحها عند تصفح عناوين الرسائل في بريده الإلكتروني، وبالتالي لن يولي اهتمامًا كبيرًا رسالة بعنوان “رسالة” أو “بدون عنوان”، في حين أنه سيهتم برسالة لها هذا العنوان “شكوى بخصوص كذا” أو “تأخر سداد كذا”، أي أنك لابد أن تحدد ما تريد بالكامل في عنوان الرسالة حتى تجذب اهتمام من تراسله إليها، وكم من رسائل كان مضمونها هامًا ضاعت في خضم تجاهل وضع عنوانًا مناسبًا لها، وقد لا تسري هذه القاعدة على عناوين البريد الإلكتروني فحسب، بل على كل مناحي الحياة من كتب وأفلام وعناوين ندوات ومؤتمرات وغيرها.

تأكد جيدًا من عنوان البريد الإلكتروني

ربما عنوان البريد الإلكتروني ما يجب أخذه في الاعتبار أكثر من غيره والتأكد منه ومن هجاء حروفه مرارًا وتكرارًا، فمن إتيكيت البريد الإلكتروني أن تتأكد من العنوان جيدًا تجنبًا لأي خطأ أو تسريب لمعلومات للشخص الخاطئ أو إرسال رسالة لغير الشخص الذي تود الإرسال إليه وأنت تنتظر الرد بينما يقع الشخص الخاطئ في حيرة حول فحوى هذه الرسالة ولماذا أرسلتها له ويقرر عدم الرد، لذلك تأكد جيدًا من العنوان، وراجعه جيدًا حتى بعد كتابته، وتقوم الآن منصات التراسل الإلكتروني باقتراح الأشخاص الذين قمت بمراسلتهم من قبل بمجرد كتابة حرف واحد من عنوانهم لذلك عليك استعمال هذه التقنية أفضل من كتابة كامل الحروف وتفاديًا للخطأ، أيضًا عليك ألا تتعجل في اختيار الاسم وتأكد جيدًا من أن هذه هي الجهة التي تود مراسلتها بالفعل مرة أخرى.

أوجز في مضمون الرسالة

لا ريب أنك لا تقوم بإرسال رسالة بصيغة أدبية لصديقك تخبره فيها عن أحوالك وعن تفاصيل حياتك، لذلك من إتيكيت البريد الإلكتروني أن تكون موجزًا في كتابتك للرسالة ودون التطرق لتفاصيل مملة ستصيب من يقرأها بالضيق خصوصًا إن لم يكن لديه وقت كبير لتصفح بريده الإلكتروني أو إن كان لديه عشرات الرسائل التي يجب عليه قراءتها والرد عليه، لذلك عليك إيجاز طلبك ويستحسن ترتيبه في عناصر واضحة تدخل في صلب الموضوع مباشرة.

استخدم الرسمية في الحديث

كما أشرنا مسبقًا الابتعاد عن الألفة الزائدة كأنك تتحدث إلى صديقك، فأنت تتحدث لشخص غريب عنك ولم تقابله من قبل وربما لن تقابله أبدًا وتريد أن يأخذ رسالتك الإلكترونية على محمل الجد ولا يقم بإهمالها أو الاستخفاف بمرسلها، وأن يأخذ انطباع عنك بالذوق والاحترام لا بالوقاحة والنفور، لذلك من إيتيكيت البريد الإلكتروني الالتزام بالرسمية في حديثك وأن تبدأ البريد بالتحية ثم بقولك: السيد: فلان الفلاني، لإبراز أنك تعرف من تقصد ومن توجه إليه رسالتك بصفته وبشخصه لا ترسل بريدًا عشوائيًا يرد عليه من يفتح الرسالة مهما يكون، بل لابد من إشعاره أنه المخول إليه الرد على الرسالة والتعامل مع مضمونها، ثم أبدأ في الحديث في الأمر مباشرة، واستخدم اللفظ “حضرتكم” بدلاً من “أنت” ولا تستخدم صيغة الأمر في الحديث مثل: “ويجب عليك فعل كذا” بل استخدم صيغة فيها مضمون الرجاء وليس إصدار الأمر مثل: “وإن كان وقت حضرتكم يسمح بالرد على طلبنا…” أو :”ونرجو أن لا نكون قد أثقلنا على سيادتكم برسالتنا أو أننا سنشغل وقتكم الثمين بطلبنا المتواضع” وغيرها، حتى وإن لك كامل الحق في هذا الطلب حتى وإن كنت تطالبه بدين لأن ذلك سيجعله يأخذ عنك انطباع بالرسمية والذوق كما أن الناس يكرهون من يصدر لهم الأوامر ولو كانوا يعرفونهم شخصيًا فما بالك بشخصٍ لم يقابله مطلقًا ولم يعرف ملامحه ولا طباعه ولا أسلوبه وكل معرفته به هي هذه الرسالة الإلكترونية.

أيضًا عليك التوقيع باسمك ووظيفتك أو منصبك الذي يخولك لإرسال مثل هذه الرسالة في نهاية الرسالة، كما أنه من الأخطاء الواردة في قواعد إيتيكيت البريد الإلكتروني أن تقوم بالكتابة بالحروف الكبيرة عند كتابة الرسائل باللغة الإنجليزية لأن هذه الطريقة تعطي انطباعًا عنك بأنك غاضب أو تستخدم صيغة التهديد والوعيد، بل تحدث بالحروف الصغيرة وبمراعاة لقواعد اللغة وعلامات الترقيم، حتى يأخذ عنك من تراسله انطباعًا بالجدية والالتزام والاحترافية فإن كنت تود التركيز على كلمة معينة أو جملة بعينها فقم بعمل ازدواج للخط كي تبرز هذه الكلمة أو الجملة عن باقي الرسالة أو قم بتلوينها لتتميز عن باقي الرسالة.

كما أنه يجب تفادي الاختصارات ككلمة you ليس من اللائق كتابتها u، وتفادي السخرية أو التهكم أو استخدام صيغة تفيد الهزل في محتوى الرسالة حتى لا يتم الاستخفاف برسالتك أو بمحتواها، كذلك الكثير من الأخطاء النحوية والإملائية في رسالتك يوحي باستهتارك أو عدم اهتمامك أو قلة فهمك ونضجك، بينما رسالة محكمة إملائيًا ونحويًا ومرتبة إلى عناصر ونقاط ومكتوبة بلغة رسمية واضحة وبصيغة بها من الذوق والاحترام واللياقة، سيتم أخذها بعين الاعتبار بالطبع.

تأكد من الروابط

إذا كان من إيتيكيت البريد الإلكتروني التأكد من العنوان فينبغي عليك بالمثل التأكد من الروابط التي تقوم بإرسالها، حتى لا تقع في الخطأ وإحراج نفسك عندما تقوم بإرسال رابط لصورة غير لائقة أو فيديو أو مقطع صوتي تجعل من أمامك يشك في جدية مسعاك أو أهمية رسالتك الإلكترونية، لذلك تأكد من الروابط وقم بفتحها والتأكد منها قبل إرسالها، حتى لا تعرض نفسك للإحراج وعدم الاهتمام ممن تراسله.

قم بإدراج معلومات الاتصال الخاصة بك

من قواعد إتيكيت البريد الإلكتروني أن تقوم بإدراج معلومات الاتصال الخاصة بك كرقم التليفون وغيرها، ويمكنك استخدام قالب إرسال يتضمن معلومات الاتصال بك حتى يتمكن المرسل إليه من التواصل معك بالطريقة التي يفضلها، لأنه قد يرى البريد الإلكتروني وسيلة غير فعالة أو سريعة للتفاهم حول أمرٍ عاجل لا يحتمل التأخير.

استعن بملفات صغيرة الحجم

من قواعد إيتيكيت البريد الإلكتروني أن لا تقم بإرسال الملفات كبيرة الحجم، أو قم بضغطها حتى يتسنى للمرسل إليه تصفحها دون فقدان لها أو ضياع لبياناتها في أي وقتٍ يريده.

لا تراسل الشخص أكثر من مرة في حالة عدم الرد

من قواعد إيتيكيت البريد الإلكتروني أن لا تقوم بمراسلة الشخص أكثر من مرة لأنه إما مشغولاً لذلك لم يستطع الرد عليك، وإما لم يأخذ رسالتك في عين الاعتبار وفي الحالتين لا يجب عليك مراسلته بضراوة لأن ذلك لن يجعله يرد بل سيزيد إصراره أكثر على عدم الرد وقد يقوم بتحديدك كـ “مزعج”.

قم بالرد على الجميع

لا تتجاهل أي رسالة مهما كانت حتى وإن كانت ردك تحصيل حاصل، فمن قواعد إيتيكيت البريد الإلكتروني أن تقوم بالرد على الجميع حتى وإن كانت بـ “شكرًا” أو بابتسامة للتدليل على أنك لا تقصد تجاهل هذا الشخص وأنك تجله وتقدره بالشكل الذي يجعلك تهتم بكل رسالة منه والاعتناء بالرد عليها.

اعتذر عن التأخير

من آداب إيتيكيت البريد الإلكتروني أن لا تتأخر في إجابة الرسائل التي ترد إليك فور رؤيتها، ولكن إن حدث هذا وكان لديك سببًا في عدم الرد فعليك إذن بتقديم اعتذار عن التأخر في الرد حتى يعلم أنك لا تتجاهله ولا تنظر له باستخفاف وأنك تأخذ رسالته بعين الاعتبار وتهتم بالرد عليها لولا الظروف التي جعلتك تتأخر في الرد.

لا ترد على الرسائل الغاضبة في وقتها

قد تصلك رسالة مكتوبة بأسلوب فظ وسيء يشكو من شيءٍ ما ويعبر عن غضبه واستياءه من الأمر بأسلوب غاضب، إذا وصلتك مثل هذه الرسالة وكنت أنت المخول إليه الرد عليها، فلا تقم بالرد عليها في وقتها لأنه بالطبع الحديث بغضب سوف يجعلك غاضبًا أنت أيضًا بالمثل، مما سيجعل الأمور تزداد توترًا ولن يكون هناك حل، بل من قواعد إيتيكيت البريد الإلكتروني أنه يجب عليك من أجل تفادي الأمر أن تأخذ نفسًا عميقًا وأن تترك الرسالة قليلاً كي تهدأ ثم تقوم في البداية بالاعتذار إن كان هناك حدث ما أغضب المرسل، لا تقم بالاعتذار عن حدوث خطأ فربما لم يكن هناك خطأ من البداية بل هناك سوء فهم ليس إلا، ولكن قم بالاعتذار لأن هناك ما أغضبه فحسب سواء سوء فهم أو خطأ فعلي، ثم قم بتفنيد الأمر وإفهامه لما حدث تدريجيًا وإن كان هناك خطأ بالفعل فبلغه اعتذارك وأخبره أنك ستصلح الأمر في الحال أو أبلغه بالحد الأقصى لإصلاح الأمر ولا تستخدم جملة “في أقرب وقت ممكن” لأن هذه الفترة ممدودة إلى أجل غير مسمى، بل اعطِ تاريخًا محددًا كحد أقصى لإصلاح الأمر وأخيرًا قدم له اعتذارك مرة أخرى ولا تستجيب لغضبه وتتجاوب معه بل قم بامتصاص غضبه واجعل الأمور لصالحك.

رسالتك تدل على شخصيتك

كما أشرنا مسبقًا أن الرسالة الإلكترونية تكون غالبًا بين اثنين لم يتقابلا من قبل وربما لم يتقابلا مطلقًا ولذلك يجب أن تدل الرسالة الإلكترونية على شخصية المُرسل، ويكون الرد دالاً أيضًا على شخصية المُرسَل إليه، لذلك من قواعد إيتيكيت البريد الإلكتروني يجب كتابة البريد الإلكتروني باحترافية وبهدوء وبدون استخدام الأحرف الكبيرة وبتجنب كتابة العديد من علامات الاستفهام أو التعجب، وبابتداء الرسالة بإلقاء التحية وبإنهائها كذلك وتجنب صيغة الأمر واستخدام “رجاءً” بدلاً منها، وبتقديم الشكر عند طلب شيء.

كما أشرنا في بداية المقال أن البريد الإلكتروني الوسيلة الرسمية للتراسل بين الجهات والأشخاص لذلك يجب عليك إتقان قواعد إيتيكيت البريد الإلكتروني لأنك عاجلاً أو آجلاً ستتعرض لاستخدامه، بعد أن أصبح يستخدم في كل شيء.