التقرير الناجح : كيف تتعلم كتاية تقرير ناحج ؟

التقرير الناجح هو سمة الشخص الناجح.

هل ترغب بإن تكون ناجحا في عملك وتتفوق على اقرانك في مجال العمل؟، هل ترغب ان تستطيع ان تتخطى الاخرين، في الحقيقية هذا الامر يتطلب الكثير من المواصفات التي عليك ان تتمتع فيها، مثل العمل الجاد والابداع، والقدره على ايجاد الحلول الخلاقة للمشاكل المستعصية، هذا بالاضافة الى القدرة على ابهار مدراءك والحضور بالقدرة على العرض والتقديم لابحاثك حول العمل بالاضافة الى تقاريرك، ولاشك ان التقارير لها دور كبير في العملية لقدرتها على كشف وعكس قدراتك التنظيمية كموظف، وبالتالي هذا كما اشرنا سابقا سيكون عاملا لك في التقدم في عملك الوظيفي، لكن هل العمل في التقارير بهذه البساطة، البعض قد يظن ذلك ولكن في الحقيقة ان القيام بإعداد تقرير ناجح يتناسق مع عملك يحتاج الى الكثير من العناية ان كان على المستوى الشكل او على مستوى المعلومة التي يحتويه، وبالتالي لو اردنا الحديث في هذا الخصوص حول التقرير الناجح ومواصفاته فستكون الاجابة في الاتي.

6 من مواصفات التقرير الناجح :

ما هو التقرير؟

هناك العديد من الامور التي تشكل المفهوم الصحيح للتقرير وبالتالي يمكن الاعتماد عليها في الفهم الصحيح لمعنى التقرير الناجح ، ولكن الكثير من المحللين والمختصين توصلوا الى وضع المفهوم السليم والمتكامل لمعنى التقرير الناجح ، ولعل اقرب هذه المفاهيم ما يرتبط بفكرة ان التقرير الناجح هو اداة لعرض مجموعة من الحقائق والمعطيات او عرض مشكلة ما وما يحيط بها لغايات الوصول الى النتيجة الامثل والحلول للتعامل مع هذه المشكلة او احيانا يكون اداة لتوضيح الحقائق حول شأن او امر ما، وفي العادة يكون هو اداة تواصل بين الادارات ان كانت على الشكل الهرمي او النوعي.

من الناحية الشكلية

ملخص التقرير الناجح

لغايات ان يكون التقرير الناجح مفهوما ومبسطا لمن يرغبون بقراءاته للمرة الاولى، يفضل ان تبدا بوضع تمهيد للتقرير وفيه تبدا بطرح ملخص لهذا التقرير، والمحتوى الخاص به، والافكار التي يطرحها، اين عقدة الموضوع واين حلها. وفي العادة لا يتم طرح النتيجة في المقدمة فهي اداة من ادوات التشويق التي تحث القارئ على المطالعة اكثر لهذا الموضوع والمزيد من التواصل معه.

التسلسل

من الامور المهمة شكليا لغايات اعداد التقرير الناجح مراعاة التسلسل، وان يكون منظما، أي ان يكون ذو تسلسل هرمي او درجي في تناوله للموضوع، ان من اسوا انواع المواضيع هو ذلك الموضوع الذي يكون فوضوي، بحيث لا يستطيع المتابع له ان يحدد من اين يبدأ والى اين ينتهي. يجب ان تكون للبحث بداية ونهاية.

الاشكال والجداول

من اهم ادوات تبسيط البحث وبالتالي سهولة فهمه وادراكه في التقرير الناجح ، ان استخدام الجداول والاشكال، يساعد المتابع ويشوقه وبعطيه الدافع لقراءة التقارير بمزيد من الاهمية، والادراك، وهي في النهاية الغاية التي يرغب بتحقيقها أي معد للتقرير، وهي الوصول الى المتابعين وحثهم على التفكير معه.

الاستنتاجات

لا يمكن وباي حال من الاحوال الوصول الى نهاية الى البحث دون ان يكون هناك استنتاجات في الموضوع محل البحث، وبالتالي ان الاستنتاجات هي محور القضية التي يدور حولها ويتعلق البحث وبدونها يصبح البحث مملا بعض الشيء وفي سرد للوقائع او الارقام ليس الا، على معد التقرير ان يحاول ان يصل الى استنتاجات لدى القارئ ان كانت بصورة صريحة او ضمنية.

التوصيات

بعد الانتهاء من الاستنتاجات التي تحيط بالموضوع، يجب الانتقال الى نقطة اخرى واساسية وهي التوصيات، انت كمعد للتقرير، ماذا ترى من اقتراحات حول الموضوع الذي قمت بطرحه، هل هو ايجابي ويجب الاستمرار به كما هو، او انه توجد فيه الكثير من السلبيات وبالتالي يجب التخلص منها مع اضافتك لرؤيتك الخاصة حول موضوع التخلص من هذه السلبيات.

الفهرس

وهي خاتمة البحث حيث يجب ان يتم وضع فهرس لترتيب المواضيع في البحث، وبالتالي يسهل على قارئ التقرير الناجح ان يصل الى المعلومة التي يرغب بها دون عناء، وفي العادة يعتبر الفهرس من الامور المهمة لاي كتاب او تقرير.

من الناحية الموضوعية

شمولية الموضوع

ينبغي ان يكون الموضوع المراد طرحه شاملا، يغطي جميع نواحي الموضوع الذي يرغب المعد تناوله، وبالتالي عدم اغفال أي جانب على بساطته، على العكس من ذلك يجب ان يكون التقرير شاملا لكامل النواحي مهما ظن الكاتب انها صغيرة او غير ذات اهمية.

تغطية الفترة الزمنية

عند اعداد التقرير يفضل ان يكون شاملا لكامل الفترة الزمنية حتى تاريخ العرض، أي من الفترة الزمنية اللاحقة لاخر تقرير وحتى تاريخ عرض التقرير على المجتمعين، وهذا ما يعطي للتقرير شموليته ودقته في المعلومة، وبالتالي الوصول الى الفائدة الكبيرة.

الحجة والاثبات

يجب ان يحتوي التقرير على الاثباتات على ما يطرحه من افكار ان كانت ضمن طرحه للايجابيات او ضمن طرحه للسلبيات، فإن كان يرى معد التقرير الناجح ان هناك ايجابيات في الموضوع اياه، فيجب ان يوضح لماذا هو يعتقد ذلك، وان كان يظن ان هناك سلبيات فعليه ايضا ان يوضح الاسباب لهذه السلبيات.

جاذبية التقرير

احد اهم الاسباب الواجب تواجدها في التقرير الناجح ان يكون مشوقا جاذبا، يدعو القارئ الى الوصول الى نهايته، لا ان يكتفي بتقليب الصفحات للوصول الى النتيجة النهائية، فالتقرير الجامد سيكون بلا شك محطة سيئة للمعد والقارئ.

الاختصار والوضوح

في النهاية هو تقرير وليس كتاب، وبالتالي يجب ان يكون واضحا جدا، ومختصران فلا مبرر لكي يكون مجلدا ومليئا بالحواشي والعروض والشرح الغير مبرر والغير منطقي، الافضل البحث عن الاختصار والوضوح، وبالتالي فإن المعد يستطيع ان يصل الى الفكرة بسرعة وتوضيحها، هذا الامر سيجعل ذاته ميسر على القارئ، لهذا مرة اخرى من الامور الواجبة الاختصار قدر الامكان في التقرير، لكن ليس على حساب ان يكون شاملا لكل المعطيات والوقائع التي تغطي الموضوع.

الدقة في المعلومة

من اكثر الامور التي قد تهدم الجهد الكبير المبذول في الاعداد الى التقرير الناجح هو ان يتم تضمينه الكثير من المعلومات المغلوطة، هذا الامر سيعمل على تدمير البحث بلا شك، لهذا ينبغي توخي الدقة عند الاعداد وتضمين التقرير الناجح معلومات يتم التاكد من صحتها لاكثر من مرة وبشتى الطرق والوسائل.