كيف تقوم بكتابة بيان صحفي بطريقة صحيحة وصيغة رسمية ؟!

البيان الصحفي هو طريقة للإعلان عن حدث ما كإطلاق مشاريع تجارية جديدة أو الإعلان عن منتج أو حدث ما وما إلى ذلك من أخبار، وهو غالباً ما يكون موجهة لعامة الناس عن طريق وسائل الإعلام، يمكن أيضاً أن يتم إطلاقه علي صفحات الإنترنت تحت مسمى التصريح الصحفي، لكن هذا البيان أو التصريح له صيغة رسمية متعارف عليها بين مسئولي العلاقات العامة، إن كنت تريد معرفة المعايير الأساسية لكتابة البيان الصحفي فإليك النصائح التالية.

خطوات كتابة بيان صحفي بشكل صحيح

• أكتب عنواناً حقيقياً يعبر عن محتوى البيان

بالتأكيد يجب أن يكون العنوان شيقاً حتى تستطيع جذب وسائل الإعلام إليك، لكن كتابة عنوان خاطئ أو مبالغ فيه سيأتي بنتائج عكسية تماماً، لذلك إحرص على أن يكون العنوان معبراً عن محتوى البيان، كذلك يجب أن يكون مختصراً قدر الإمكان، ينصح دائماً بكتابة البيان الصحفي أولاً ثم كتابة العنوان حتى تكون ملماً بالفكرة العامة لما كتبت فيخرج العنوان معبراً عنها.

• قم بكتابة نسخة أوليه من البيان

يجب أن تدرك جيداً أن تصريحك الصحفي سينشر في وسائل الإعلام كما كتبته تماماً، نادراً ما تجد صحفي لديه من الوقت ما يكفي للمراجعة والتدقيق في البيان، لذلك لابد أن يخرج في أحسن صيغة، أبدأ دائماً بالتاريخ والمدينة التي سيتم إطلاق البيان منها، الجملة الأولى يجب أن تكون جذابة وتوضح تماماً ما الذي دفعك للإدلاء بهذا التصريح، مثلاً إن كنت تقوم بالإعلان عن منتج جديد فاذكر ذلك في البداية مع اسم المنتج واستخدامه، كذلك يجب أن تكون جمل البيان قصيرة وواضحة الهدف فأنت لا تكتب قصة أو رواية لذلك إبتعد تماماً عن التورية والزخرفة اللغوية المبالغ فيها.

• لا بد أن يجيب البيان على كافة الأسئلة التي تدور في ذهن القارئ

إذا كنت تريد جذب القراء لإنهاء البيان الصحفي كاملاً فلا تلعب معهم لعبة الألغاز! لابد أن يجيب البيان على كافة الأسئلة التي قد تخطر في ذهن القارئ بأقصر الكلمات الممكنة، لذلك احرص على توفير كافة المعلومات حول المنتج أو الحدث الذي تعلن عنه، أسم الشركة والمنتج ومكان الشراء وتاريخ خروجه للأسواق وما إلى ذلك من معلومات.

• تفادى الأخطاء اللغوية والنحوية قدر الإمكان

إن كنت تريد أن ينشر بيانك الصحفي في المجلة أو الصحيفة التي أرسلته إليها فاجعله مميزاً، كما ذكرنا سابقاً معظم الصحفيون لا يمتلكون الوقت الكافي للتدقيق وتصحيح الأخطاء الموجودة في بيانك، إن كنت أنت لم تهتم لإصلاحها فلماذا سيهتمون! قبل إرسال بيانك تأكد أنه خالي من الأخطاء ومطابق لمعايير البيان الصحفي ، كذلك أرسله للجريدة المناسبة، مثلاً إن كان بيانك عن مجموعة جديدة من مستحضرات التجميل فلا تتوقع أن تنشره مجلة رياضية فقط لأنك أرسلته حتى لو كان ممتازاً!

• الآن قم بكتابة المقال

بعد أن جهزت كافة المعلومات الأساسية والمهمة حول البيان يمكنك الآن البدء في تحضير النسخة النهائية منه، يجب ألا يتجاوز البيان صفحة واحدة بأي حال من الأحوال، فلا تتوقع أن يستمر أحد في قراءة ثلاث صفحات مثلاً! ابتعد عن الحشو والكلام المرسل، عنوان المقال يجب أن يكون أكبر وبخط أثقل وفي منتصف الصفحة، الفقرة الأولى لابد أن تحتوي على كافة المعلومات الهامة والأساسية حول الحدث، الفقرات الثانية والثالثة يمكن أن تحتوي على باقي التفاصيل غير الأساسية.

• قم بتعريف شركتك

لا تنسى كتابة المعلومات الأساسية حول شركتك فيما لا يزيد عن عشرة أو أثنى عشر سطراً، استخدمها في كتابة رؤية وسياسة الشركة ومجال تعاملها بالإضافة لكافة المعلومات الأساسية التي قد يحتاجها الصحفي أو القارئ لكي يتعرف على شركتك، لا تنسى أيضاً كتابة كافة وسائل الاتصال الممكنة سواء كانت عبر الهاتف و البريد الإلكتروني أو موقع الشركة و مواقع التواصل الاجتماعي.

• أرفق وسائل الاتصال المتاحة بالأشخاص المعنيين

إن كان بيانك الصحفي يدور حول منتج طبي جديد فمن الجيد أن تترك وسائل الاتصال المتاحة مع فريق العمل، حتى يتم التواصل معهم للحصول على كافة المعلومات الممكنة التي تحتاجها وسائل الإعلام، يمكن أيضاً أن يتم عمل مقابلات تلفزيونية أو صحفية معهم للتعريف بالمنتج، كل هذا سيعزز ثقة المستهلكين المستهدفين من البيان الصحفي، إن لم يرغب فريق العمل في الظهور مباشرة عبر وسائل الإعلام بإمكانك إضافة وسائل التواصل مع قسم العلاقات العامة وترك هذه المهمة لهم.

• قم بنشر البيان على موقع الشركة ووسائل التواصل الاجتماعي

نشر البيان في الموقع الرسمي للشركة أو الصفحات الرسمية لها على مواقع التواصل الاجتماعي سيضفي عليه مصداقية أكبر، فكيف سيثق الناس في صحة البيان إن لم يجدوا أي دليل يشير إليه على موقعك! الموقع الرسمي لأي شركة مهما كانت لابد أن يكون مرجعاً سواء لوسائل الإعلام أو المستهلكين، لا تنسى إرفاق الرابط الخاص بالتصريح مع النسخة التي أرسلتها للجريدة حتى تسهل عليهم الوصول إليه عبر موقع الشركة.

• لا تنسى أن توقع على ورقة البيان

يجب أن تترك توقيعك وختم الشركة أسفل ورقة البيان لإضفاء مزيد من المصداقية إليه.

• أخيراً اختر الوقت المناسب للقيام بالتصريح

يجب أن تختار وقت إطلاق البيان الصحفي بمنتهى العناية، فلا يكون مبكراً جداً قبل أشهر من خروج المنتج للأسواق ولا بعد أن يرى الناس المنتج ويستخدموه بالفعل، يجب أن يكون التصريح متزامناً مع الحدث الذي يعلن عنه حتى يكون ذو قيمة ويعطي الصدى المطلوب.