نظام التقييم في المؤسسة هو ضرورة لا بد منها، وذلك بسبب احتياج الأفراد لمعرفة مستوى الأداء الذي يقدمونه داخل المؤسسة، وهل يحدث أي تطور في أدائهم أو لا، كما أن نظام التقييم يحدد للأفراد الأشياء التي يحتاجون إلى التركيز عليها مستقبلًا، والبدء في تحسينها، والتقييم في المؤسسات هو أمر دوري يحدث بشكل دائم، ويرتبط بمقدرة المؤسسة على التطور إلى الأفضل من خلال مجهودات الموظفين فيها، ونستعرض سويًا في هذا المقال كيفية وضع نظام للتقييم في المؤسسة.
طريقك لإدراج نظام التقييم الصحيح في المؤسسة
لماذا نحتاج إلى نظام التقييم داخل المؤسسة؟
معرفة مستوى الأفراد
من المفترض أن تسعى المؤسسة بشكل دائم إلى معرفة مستوى الأفراد الذين يعملون فيها، بحيث يتم تعويض أي مشكلة لدى أي موظف، حيث أنه من الطبيعي أن يكون مطلوب من الشخص مستوى معين، ومن ثم فإن نظام التقييم يساعد على تحديد الفجوة بين المستوي الحالي للأفراد، والمستوى المطلوب منهم.
تحديد احتياجات الأفراد
يساعد التقييم على معرفة مستوى الأفراد كما أوضحنا في النقطة الماضية، وبعد ذلك يتيح هذا الأمر للمسؤولين في المنظمة العمل على تحديد احتياجات الأفراد، سواءً كانت تدريبات متخصصة في أمور معينة، أو دورات يمكنهم الحصول عليها. وهذا الأمر يحدث بعد أن يتم الانتهاء من عمل التقييم، وعرضه على الموظفين، وإخبارهم بما يحتاجون إليه في العمل.
المساهمة في تطوير أداء المؤسسة
وجود نظام التقييم في المؤسسة يساهم في تطوير الأداء بصورة كبيرة جدًا، فصاحب المؤسسة يسعى دائمًا لأن يحقق أهداف معينة، وبالتالي فإنه لن يتمكن من تحقيق هذه الأهداف إلا بوجود قدرات معينة لدى الموظفين الذين يعملون معه. وبالتالي فإنه عند عمل التقييم بشكل دوري للأفراد، فإن ذلك يساعد في تطوير أداء كل موظف، وأيضًا يساعد في تطوير أداء المؤسسة، لأنه كلما زاد الناتج الذي يقدمه كل شخص في المؤسسة، كلما ساهم هذا في زيادة الناتج الكلي من المؤسسة.
كيف يمكن وضع نظام التقييم داخل المؤسسة؟
يعتمد نظام التقييم بشكل أساسي على وجود عناصر محددة يتم اتّباعها في التقييم، بما يعرف بآلية التقييم في المؤسسة، ويمكن وضع هذا النظام بناءً على النقاط التالية:
قواعد العمل في المؤسسة
أي مؤسسة حين تبدأ العمل فيها ستجد أن هناك مجموعة من القواعد التي تحكم العمل بها، وهذه القواعد تكون بمثابة “دستور” حاكم للعمل، يحتوي على كل ما يخص سياسة العمل الواجب اتّباعها في أثناء العمل، وكذلك بنود الثواب والعقاب التي يتم العمل بناءً عليها.
قيم المؤسسة
أيضًا من المفترض أن تضع المؤسسة لنفسها مجموعة من القيم، والتي يحاول دائمًا أصحابها أن يلتزموا بها في أثناء تأدية وظائفهم، وبالتالي فإن نظام التقييم يجب أن يتم فيه الاهتمام بهذه القيم، وأن يتم أخذها في الاعتبار وإعطائها الأهمية الكافية بحيث تدخل ضمن بنود التقييم.
مهام الوظيفة
تقوم المؤسسة بوضع مجموعة من المهام لكل وظيفة يقوم الموظفين بأدائها، ومن المفترض أن كل شخص يعرف المهام المطلوبة منه أن يؤديها أثناء العمل، وبالتالي يجب أن يكون جزء أساسي من نظام التقييم يختص بمهام الوظيفة، وهل يقوم الشخص بتنفيذها بالصورة المطلوبة منه أو لا.
مهارات أداء الوظيفة
من المعروف أن كل وظيفة يكون هناك مجموعة من المهارات المطلوبة لأدائها بشكل صحيح، وحين تقبل المؤسسة أي شخص للعمل فيها، فإنه لا بد وأن يتأكد المسؤول عن العمل من توافر المهارات في الشخص المتقدم للوظيفة، وبالتالي فإن نظام التقييم سيركز على قياس هذه المهارات، وهل يؤدي الشخص المهام المطلوبة منه طبقًا لهذه المهارات أو لا.
كيف يمكن إعطاء التقييم للأفراد في المؤسسة؟
عندما يتم تقييم الأفراد أثناء العمل فإن ذلك يكون بسبب الرغبة في تحسين مستوى الأفراد في المقام الأول، وبالتالي فإن كيفية إعطاء التقييمات للأفراد تعتبر جزءًا أساسيًا من نظام التقييم الصحيح، لأنه طبقًا للطريقة المتّبعة في إعطاء التقييم، يمكنك أن تتأكد من أن هدفك تحقق.
التوقيت
يجب أن يكون للتقييم توقيت معروف مسبقًا، أي أنه يجب أن يعرف كل الأعضاء متى يتم عمل التقييمات بالتحديد، هل يتم هذا بشكل أسبوعي؟ هل يتم هذا بشكل شهري؟ وكل مؤسسة تقوم بعمل التقييم الخاص بها في توقيت يناسبها، لكن بالتأكيد يفضل أن يحدث التقييم خلال كل شهر بحد أقصى. ويمكن إعطاء التقييم للأفراد عن طريق وسائل متعددة منها:
المقابلات الشخصية
يتم عمل مقابلات شخصية مع كل الموظفين، حيث يجلس المسؤول عن التقييم، ويبدأ في الحديث مع كل فرد، ويذكر له نظام التقييم المتّبع في المؤسسة، ويذكر له النتيجة التي حققها، ومواطن القوة والضعف، والمطلوب من الموظف فعله في الفترة القادمة. في الغالب هذه الطريقة تكون فعّالة أكثر، لأنك ستجلس مع الموظفين وتبدأ في الحديث معهم، والاتفاق على الأشياء التي يحتاجون إلى تنفيذها في المستقبل، لكنها تحتاج إلى وقت أكبر.
الإرسال عبر البريد الإلكتروني
من الممكن أن يتم التقييم بنفس الطريقة الماضية، لكن بشكل مكتوب، فيتم إرساله إلى الأفراد عبر البريد الإلكتروني، بحيث يقرأه كل فرد ويعرف النتيجة، وهذه الطريقة لا تحتاج إلى الوقت، لكن الفاعلية فيها لا تكون كبيرة، لذلك من الممكن أن يكون هناك جزء منها يتيح لكل شخص أن يسأل على تقييمه، للتأكد من أن نظام التقييم ناجح، وحقق لك الغرض الذي تريده.
الاتصالات الهاتفية
من الممكن أن يتم تنفيذ التقييم بشكل أقل تكلفة ومجهود، لكنه أكثر دقة من البريد الإلكتروني، وهو أن يتم إعطاء التقييم للأفراد من خلال الاتصالات الهاتفية. فيتم إخبار كل شخص من قبل بالموعد الذي سيتم التواصل معه فيه، ومن ثم الاتصال به، وإخباره بالنتائج التي حققها خلال فترة التقييم.
ما بعد التقييم
يجب أن يركز نظام التقييم الموضوع على وجود طريقة يمكن من خلالها تطوير أداء الموظفين فيما بعد. وبالتالي فإنه عندما تنتهي من إعطاء الموظفين التقييمات الخاصة بهم، وتبدأ في تلقي الملحوظات، وتتحدث معهم حول آرائهم حول التقييم، وتنتهي من جميع التعليقات، فإنك يجب أن تبدأ في مرحلة هامة، ألا وهي إرضاء احتياجات الأفراد التي قمت بتحديدها مسبقًا.
فأنت كصاحب مؤسسة يجب أن يكون لديك جزء من المؤسسة متخصص في التدريبات، يأخذ نتائج التقييمات التي تتم لأفراد المؤسسة، ومن ثم يتم تحديد نوعية التدريبات المناسبة لهم، وإقامة هذه التدريبات.
وأسوء شيء يمكن أن يحدث لأي مؤسسة هو أن يكون نظام التقييم الموضوع نظام نظري فقط، لا يمكن تحويله إلى أرض الواقع، لذلك خذ الحذر دائمًا من هذه النقطة، وركز على وضع النظام السليم للتقييم من البداية.
نظام التقييم داخل المؤسسة هو ضرورة لا بد منها لنجاح العمل، واستمراره فيما بعد، فمع وجود نظام سليم، يمكن للأفراد تحسين مهاراتهم بالشكل المطلوب، وفي النهاية فإن ذلك سيؤدي إلى خدمة المؤسسة، بشرط أن يتم الحفاظ على استمرارية هذا النظام، ووجوده طوال فترة عمل المؤسسة، لذلك إن كنت صاحب مؤسسة، فعليك أن تهتم بوضع هذا النظام في القريب العاجل.
أضف تعليق