ميزانية المشروع : كيف تقوم بإعداد ميزانية المشروع الخاص بك ؟

ميزانية المشروع من المتطلبات الواجبة على كل صاحب مشروع أن يقوم بها، فوجود هذه الميزانية يمكنه أن يوضح لك ما الذي يحدث في دورة حياة المشروع، وهل أنت تحقق الربح من المشروع أو لا، وكذلك فإن البيانات التي تتواجد في ميزانية المشروع يمكنها أن تجيبك عن مستقبل المشروع، وبالتالي تحدد إن كنت ستكمل أو لا، وكذلك تساعدك في تحديد أو تطوير أو تعديل الخطة التي يسير عليها مشروعك، وإعداد ميزانية المشروع يتطلب وجود شخص متخصص في هذا المجال، أو لديه القدرة على صناعته، وفي الغالب يفعل هذا المحاسب الموجود لديك، أما إن كان مشروعك صغير فعبر هذا المقال نوضح لك كيف يمكنك إعداد ميزانية المشروع بشكل صحيح.

أهم أساسيات إعداد ميزانية المشروع

متى يتم إعداد ميزانية المشروع؟

يظن البعض خطأ بأن ميزانية المشروع هي التي يتم إعدادها في بداية المشروع، وذلك لأن ما تفعله عندما تبدأ في مشروعك يعرف باسم “الموازنة”، إنما الميزانية فيتم إعدادها عند انتهاء دورة معينة من حياة المشروع، في بعض المشاريع فإن إعداد الميزانية يتم في نهاية العام، وفي البعض الآخر يتم إعداد الميزانية عند انقضاء 6 شهور من بداية المشروع أو من وقت إعداد آخر ميزانية، فالأمر يرجع لأصحاب المشروع ورغبتهم، وكذلك يتوقف على الخطة الموضوعة للمشروع. فإن كانت الخطة لمدة عام، من الطبيعي تجهيز الميزانية أكثر من مرة خلال هذا العام، أما إن كانت الخطة لمدة 5 سنوات مثلًا، فإن إعداد ميزانية المشروع مرة كل عام يبدو اختيارًا منطقيًا، فالأمر هنا يعود إلى قرار المسئول عن المشروع، أو الشخص المسئول عن الأمور المالية.

إذًا لماذا يتم الخلط بين الميزانية والموازنة؟ يحدث هذا بسبب أن طبيعة الميزانية والموازنة تتشابه في العناصر الموجودة بها، لكن الفارق أن الموازنة تفعلها في البداية لتقارن بين ما لديك وما تتوقع استهلاكه والربح منه في المشروع، أما الميزانية فإنها المعلومات الحقيقية التي حدثت على أرض الواقع، سواءً استهلاكك أو الأرباح التي قمت بتحقيقها.

لماذا تحتاج إلى ميزانية المشروع؟

وجود ميزانية المشروع يساعدك كصاحب مشروع في العديد من النقاط التي سنتحدث عنها، لكنني في البداية أوضح بأن هناك بعض المشاريع التي يعمل أصحابها دون إعداد ميزانية كل فترة، وليس معنى هذا أن مشاريعهم تفشل، لكن هذا الأمر خطير من الناحية المالية، لأنه في غياب ميزانية المشروع فأنت لا تعرف مكانك بالضبط، ولا يمكنك أن تتنبأ بالمستقبل، وقد تفاجأ بأنك تتعرض للإفلاس مرة واحدة بسبب ذلك.

ومن هنا تظهر أهمية ميزانية المشروع بالنسبة لك، فالميزانية هي بمثابة وثيقة تخبرك عن الوضع المالي للمشروع، وأين أنت حاليًا، وإلى أين تسير طبقًا للبيانات الموجودة بها. كما أن الميزانية تخبرك بالوضع الحالي من ناحية التكاليف والأرباح، وأيضًا تعطيك صورة عن مستقبل العمل إذا استمر الوضع كما هو عليه، وبالتالي يمكنك أن تعود إلى خطة المشروع وتبدأ في تعديلها وفقًا لما حصلت عليه من بيانات.

من مميزات وجود ميزانية المشروع هو أنها عبارة عن أرقام، والأرقام لا تخضع إلا للعقل والمنطق، وتبتعد تمامًا عن العاطفة، وكذلك تبتعد عن التخمينات والافتراضات النظرية فقط، وتجعل الصورة واضحة بالنسبة لك حول العمل.

كذلك فإن إعداد الميزانية بشكل مستمر يخبرك بالوضع في السوق بالتحديد، فمثلًا قد تجد التكاليف زادت بشكل كبير، فتعرف بأن هناك غلاء في أسعار الموارد، أو تجد الربح لم يعد كما كان من قبل في جزء معين من المشروع، فتعرف بأن الإقبال على هذا الجزء في المشروع قل، وهكذا. أيضًا في بعض الأحيان فإن ميزانية المشروع يمكنها أن تجبرك على إنهاء المشروع، فإذا كنت لا تحقق أرباحًا، وغير قادر على إيجاد أي فرصة لتعديل الخطة بما يتناسب مع السوق، فلماذا ستستمر في فكرة لا تحقق النجاح؟ وهنا يكون إنهاء المشروع هو الحل الأفضل للحفاظ على ما تبقى من أموالك وحمايتك من الإفلاس.

كيف يمكن إعداد ميزانية المشروع؟

في بعض المشاريع يكون هناك شخص مسئول عن إعداد ميزانية المشروع كما ذكرنا في المقدمة، لكن يمكنك أن تقوم بهذا بصفتك صاحب المشروع، كل ما عليك هو أن تلتزم بالخطوات اللازمة لذلك.

أولًا يجب أن تكون على دراية بكل التكاليف في المشروع، والتكاليف تنقسم إلى جزأين: التكاليف الثابتة والتي تدفعها بشكل دائم بمبالغ واضحة، مثل أجور العاملين معك، وهناك تكاليف متغيرة مثل المرافق العامة، والتي تتغير من وقت لآخر، وهناك أيضًا تكاليف تشغيل والتي يتم استخدامها من أجل انطلاق المشروع، لذلك هذا النوع يظهر أكثر عندما تجهز ميزانية المشروع لأول مرة.

في الغالب ستجد أن المصروفات أو التكاليف محصورة بين مجموعة الموارد المادية والبشرية، المادية هي الموارد التي تستخدمها في العمل مثل الأدوات وتكاليف التسويق، والبشرية هي أجور العاملين معك في المشروع.

ستلاحظ أنه عند بحث التكاليف، فإن تحديد التكاليف الثابتة أمر سهل نوعًا ما، في حين أن جمع التكاليف المتغيرة يحتاج إلى دقة وبحث أكبر حتى تتأكد من صحة الأرقام الموجودة.
وبعد ذلك يجب أن تقوم بجمع كل هذه التكاليف معًا، ثم تكتبها في ميزانية المشروع في الوقت المناسب.

أما بالنسبة للدخل فيمكنك أن تحدده من خلال معرفة كل المصادر التي تحصل منها على إيرادات، مثلًا الأنشطة التي تقوم بتنفيذها في المشروع، وكيف ساهم كل نشاط في الحصول على مال، الخدمات التي يقدمها المشروع، المنتجات التي يقدمها المشروع، فهذا الأمر يتوقف على طبيعة المشروع إن كان يقدم منتجًا أو خدمة أو كلاهما.

في النهاية فإن تحديد صافي الربح في ميزانية المشروع يأتي من خلال طرح إجمالي المصروفات من إجمالي الإيرادات، فإن وجدت أن القيمة موجبة فهذا يعني أنك نجحت في تحقيق صافي ربح بالقيمة التي حصلت عليها، أما إن وجدت أن القيمة سالبة، فهذا يعني أنك حققت خسارة في مشروعك تساوي القيمة السالبة.

ماذا تفعل عندما تحصل على الميزانية؟

أول شيء يجب أن تفعله عندما تحصل على الميزانية هو أن تحدد درجة رضاك عن الناتج الذي حصلت عليه، وهل يتوافق مع الخطة العامة للمشروع؟ وهل يتوافق مع الموازنة التي وضعتها قبل البداية أو لا؟
عندما تفعل ذلك يمكنك أن تعرف مدى مقدرتك على التخطيط والتنبؤ، وبالتالي يمكنك أن تعدل خطتك بناءً على هذه النتائج.

بعد ذلك تبدأ في النظر إلى أجزاء ميزانية المشروع كل جزء بمفرده، فتبدأ بالتكاليف وتحدد إن كان يجب عليك الاستغناء عن أيًا من الموارد التي تسبب تكلفة عالية أو لا، أو هل يوجد موارد بديلة يمكن استخدامها أقل في التكلفة؟

لأنه كما تحدثنا فإن هذا يحدث بناءً على وضع السوق الحالي، وأنت لا تحتاج إلى أشياء تكلفك كثيرًا في مشروعك.

بعد هذا تذهب إلى الإيرادات، فإن وجدت عنصرًا يساهم في تحقيق إيرادات كبيرة فتبدأ في التفكير في استغلاله بصورة أكبر من الموجودة في الوقت الحالي، أما العناصر التي لا تحصل على إيرادات عالية منها، خصوصًا التي تكلفك كثيرًا فيمكن الاستغناء عنها في الخطة.

نؤكد هنا على أن ميزانية المشروع هي صورة للسوق على هيئة أرقام لا تكذب في الغالب، ولذلك يجب أن تهتم بها بالشكل الكبير، وألا تهملها لأي سبب كان خصوصًا إن كنت ترغب في استمرار مشروعك في المستقبل.
تذكر دائمًا أن إعداد ميزانية المشروع من الأمور الهامة دائمًا التي ترتبط بنجاحه، سواءً على المدى القصير أو على المدى البعيد، وإن كنت تدير مشروعك الخاص، فعليك أن تسعى إلى ضمان استمرارية مشروعك، وضمان تحقيق أرباح حقيقية منه، فإن التزمت بإعداد ميزانية المشروع على فترات دورية، فإنك بهذا تضمن النجاح الحقيقي لمشروعك.