كيف تعلم نفسك أهم مبادئ السكرتارية وإدارة الأعمال؟

من أهم سبل النجاح في الوظائف المكتبية هي أن تكون ضليع في مبادئ السكرتارية . سواء كنت رجل أو امرأة فالأمر سيان. وفي الأساس السكرتارية هي عمل تنظيم البيانات والأوراق والمواعيد والمعلومات الخاصة بشركة أو مدير أو شخص له الكثير من المسئوليات ويحتاج إلى شخص مناسب يُنظم له جميع مسئولياته. وللأسف من الإعلام الكثير يعتقد أن السكرتارية هي محض عمل عند شخص ما. أو عند مدير متعجرف. ولكن الحقيقة هي أن كل الوزراء ورؤساء الوزراء قد مروا على عمل السكرتارية كمساعدين لأشخاص سياسيين أكبر منهم. وبمجرد أن يرتقي الشخص في درجته الوظيفية. فينتقل من درجة سكرتير إلى مدير. ولذلك عمل السكرتارية ليس مثلما يعتقد البعض هو عمل ليس به تطور. بل على العكس هو عمل يوفر لك بابًا واسعًا للتواصل مع الناس الأقل منك والأعلى منك وظيفيًا. مما يجعلك ذو دائرة معارف كبيرة وقوية.

متى نشأت مبادئ السكرتارية ؟

تعتبر السكرتارية كوظيفة قديمة وليست حديثة. وفي الماضي كان الوزير هو سكرتير الملك. والمستشار هو سكرتير الوزير والملك. وهكذا. كان الكل يعمل عمل السكرتارية وينظم أعمال ومسئوليات الرتبة الوظيفية الأعلى. والتاريخ يحدد لنا من عصر الفراعنة أن أهم عنصر في عمل السكرتير هو إجادة التدوين. أي القراءة والكتابة. وكان الكاتب عند الشعب المصري القديم من أهم الشخصيات وأرقاها لدى الملك. ولكن السكرتارية بمفهومها الحديث من الممكن أن نقول إنها نشأت مع الثورة الصناعية في قارة أوروبا، وتأتي كلمة (secretary) من أصل الكلمة (secret) والتي تعني سر. وكان المقصود بالسكرتير في هذا الوقت هو كاتم أسرار العمل ورب العمل. ولذلك في هذا الوقت كان متعلمي الكتابة والقراءة ذوي مناصب كبيرة في الحكومات والمصانع بسبب قدرتهم على تدوين وكتابة المذكرات والماهيات والأرقام وهوامش الربح ومعرفة الحساب. إذ لم يكن في هذا الوقت يوجد أجهزة حاسب آلي.

السكرتارية المختصة

وهو النوع الأول من أعمال السكرتارية، حيث أن في هذا النوع يكون السكرتير مختص بعمل محدد ومعروف. ومن الممكن أن يكون هناك أكثر من سكرتير خاص في مجال العمل. وكمثال فهناك سكرتير اقتصادي مختص في الأعمال المالية. وهناك سكرتير قانوني مختص في الأعمال الإدارية والتي تحتاج إلى خبرات ومعرفة قانونية فيما يخص العقود والمستندات. أيضًا من ضمن مهام السكرتير المختص هو جمع كل المعلومات التي تخص عمله. حتى إذا احتاجه المدير الخاص به في استشارة قانونية يكون سريع البديهة والرد.

السكرتارية الشخصية

وهي النوع الأخر من السكرتارية. وهذه الوظيفة تخدم غالبًا شخص أو مكتب أو إدارة مستندات شركة. وتكون الأعمال الملزمة لها، مقابلة الزوار وتحديد مواعيد الزيارة للإدارة. تنظيم الأوراق والعقود. حفظ الوثائق، مساعدة المدير في جمع المعلومات الكافية.

مبادئ السكرتارية الحديثة

في الوقت الحاضر نسبة الأمية تكاد أن تنقرض بين البشر والأكثرية قادرون على القراءة والكتابة. هذا بجانب التطور التكنولوجي. مما جعل عمل السكرتير ليس فقط مقتصر على القراءة والكتابة ولكن هناك أسس وأساليب أكثر تعقيدًا. وتحتاج بشكل أساسي لمعرفة تامة ببرامج التدوين في الحواسيب الذكية. وكيفية التعامل مع لوحة المفاتيح في أجهزة الحاسب الآلي. بجانب أن السكرتير كلما كان يحوز على لغات أكثر كلما كان مرغوب به أكثر. لقدرته على التعامل مع جميع الأشخاص الذين قد يتعاملوا معه بشكل عرضي.

حُسن المظهر

من أهم النقاط التي يفضل أن تتوفر في السكرتير الناجح هي الظهور بمظهر لائق ومحترم. دون التكلف في الملابس والمظهر. ودون الإهمال. بل يُفضل جدًا الاتزان والرسمية في زي العمل. وهذا لسبب مهم. وهو أن السكرتير يتعامل مع فئات كثيرة. وملابسه تعطي إيحاء كافي لأن يقول لكل شخص، أن هذا عمل وليس لك الحق أن تتخطى حدود العمل.

اللباقة

اللباقة مهمة جدًا كمبدأ من مبادئ السكرتارية. لأن السكرتير يتعامل مع الجميع تقريبًا. ولذلك يجب أن يكون ذكي جدًا في ردوده. حتى لا يسبب مشاكل للآخرين. سواء مديره أو الموظفين الآخرين. هذا غير أن السكرتير أحيانًا يكون مخول ببناء مفاوضات مع الآخرين. وهذا يحتم عليه حُسن الإنصات ورد الكلام بطريقة لبقة. تجعله يوجه أي مفاوضات لصالحه.

النظام

هذا أهم مبادئ السكرتارية على الإطلاق. فأساس عمل السكرتارية هو تنظيم كل شيء. تنظيم المقابلات، تنظيم الأوراق، تنظيم الصادرات والواردات، تنظيم الرسائل الإلكترونية، تنظيم الشكاوى والطلبات وتأشيرها للمدير. ولذلك يجب أن يكون النظام أسلوب طبيعي لدى السكرتير. ولا يسمح بتداخل الأوراق أو المواعيد.

الإلمام بقواعد المهنة

كي يصل السكرتير إلى مكانة أعلى فيجب أن يكون على علم كبير بأسرار هذه المهنة. لأنه هو الذي يحدد كل شيء تقريبًا. وهو المسئول الأوحد أمام مديره. ومدير بقية الموظفين. لأنه يأخذ أوامره من المدير مباشرة. ولذلك أغلبية المديرين يتركون إدارة العمل إلى السكرتير. كنوع من أنواع الثقة والراحة. ولذلك مبادئ السكرتارية الحديثة تحتم على السكرتير أن يكون ذو خبرة مبدئية في مجالات العمل المكتبي عمومًا. ولو كان له خبرة خاصة في المهنة المطلوب للعمل فيها فسيكون فرصته للوظيفة أكبر هذا بجانب أنه سيرتقي في المناصب بسرعة. لحسن إدارته الناتجة من خبرته.

وضع الخطط السليمة

في جميع طلبات العمل التي تخص السكرتارية هناك مطلب أساسي. وهو وضع خطط عمل سليمة ومنضبطة. وهذا لأن المديرين غالبًا يتركون هذه المهمة على قسم السكرتارية. ويستمعون لهذه الخطط في صورة اجتماعات. والخطة الأكثر اتساقًا هي التي يقررها المدير كخطة منهجية للعمل.

التعامل الجيد مع الإنترنت

مبادئ السكرتارية الحديثة تتطلب من السكرتير الجيد ألا يكون فقط ذو خبرة في مجال العمل. ولكن أيضًا أن يكون خبرة في استخدام الإنترنت. وهذا لأن التعاملات التكنولوجية هي التعاملات السائدة في الوقت الحالي، وليس التعاملات الورقية. فهناك بريد إلكتروني، هناك وسائل التسويق الإلكترونية، هناك عملات إلكترونية وحسابات بنكية إلكترونية. تقريبًا كل التعاملات التجارية الحديثة السريعة تتم بشكل إلكتروني. ولذلك يحتاج السكرتير أن يكون له خبرة في مجال الإنترنت حتى يستطيع التعامل مع جميع هذه التعاملات الإلكترونية.

التخلص من الأعمال الثقيلة ثم البسيطة

هذه من أهم المهارات التي يجب أن يعرفها السكرتير الناجح. لو بدأ السكرتير بالأعمال البسيطة. ربما هذا سيجعله لا يقدر الوقت جيدًا. وسيفاجئ في النهاية أن المهمات الأصعب هي التي تحتاج منه وقت أطول. ولن يستطيع إنهاء هذه المهمات في الوقت المتبقي. ولذلك الأفضل دائمًا أن ينهي الأعمال الثقيلة والتي تحتاج إلى مجهود ووقت أكبر. حتى إذا انتهى يجد أن المهمة البسيطة هي المتبقية. مما يعطي نوع من الراحة النفسية بجانب أنه سينتهي منها بسهولة.

التعامل الحسن مع الجميع

يجب على السكرتير أن يحسن التعامل مع جميع من حوله. خصوصًا المرؤوسين منه. وذلك حتى يستطيع الاتكال عليهم جيدًا في حالة احتياجهم في عمل شاق أو سريع.

مبادئ السكرتارية التنفيذية

متابعة البريد الإلكتروني، والبريد العادي، والتعامل مع البريد العادي عن طريق التأكد من العنوان. ومن ثم فتح البريد بصورة مباشرة فور وصوله حتى تعرف فحوى الرسالة. وهذا يعطينا ميزة يجب أن تتوفر في السكرتير التنفيذي وهي الذاكرة. يجب بعد فتح البريد أو الجواب إفراغ محتوياته بصورة كاملة. ووقع على استلام البريد مع كتابة تاريخ الاستلام.

كتابة المراسلات أيضًا مهمة جدًا في السكرتارية التنفيذية. حيث أن كتابة الصيغ الكتابية هو أمر ليس سهلًا. لأن هذه الصيغ تمثل بنود عقود أحيانًا. ولذلك يجب أن يكون متمكن في كتابة الصيغة المتسقة والكاملة التي لا تحتوي على أي ثغرات. مع التأكد من التاريخ.

متابعة الرسائل الواردة والصادرة، هذا أيضًا من مبادئ السكرتارية التنفيذية المهمة. التي توفر للإدارة الكثير من الوقت بسبب أن السكرتير التنفيذي يقوم بمتابعة مجريات كل رسالة يقرر المدير إصدارها لجهة معينة. مع متابعة الرسائل المهمة الواردة وتنقيتها وعرضها على الإدارات.

مبادئ السكرتارية والاتصالات الإدارية

أهمية الاتصال في مفهوم السكرتارية أنه يساعد على تنمية العلاقات الاجتماعية وروح الفريق داخل العمل مما يعطي نوع من المتعة داخل إطار العمل. والمتعة النفسية تكون دافع جيد جدًا لإنهاء المهمات الثقيلة في الأعمال المكتبية. إهمال العلاقات الإنسانية في العمل يجعل العمل أصعب على الجميع.

أنواع الاتصالات الإدارية

الاتصالات الرسمية والاتصالات الغير رسمية

هناك أنواع من التواصل في العمل عمومًا. ومبادئ السكرتارية تحتم على السكرتير أن يكون مطلع على أنواع الاتصال حتى لا يخطئ من حيث بروتوكول التواصل مع الموظفين. سواء عن طريق التعامل بطريقة رسمية في وقت غير رسمي أو العكس. حتى يكون السكرتير هو حلقة الوصل الأساسية في أي عمل إداري ناجح. واليك البداية بأبعاد الاتصالات الرسمية.

الاتصال بالرؤساء

مبادئ السكرتارية في عملية التواصل مع الرؤساء تحدد للسكرتير طرق محدودة في عملية الاتصال مع الرئيس ولكنها مهمة. أولًا، تزويد الرئيس بالإجابات على الطلبات التي طلبوها أو الأوامر التي طلبوا بتنفيذها فورًا. ويجب على السكرتير متابعة هذه الطلبات والأوامر والإجابة عليها بصورة رسمية وموثقة.

ثانيًا، تقديم بيان بحالة المرؤوسين. سواء بيان شفوي أو بيان رسمي. ويفضل أن يكون البيان رسمي في الحالات السلبية. حتى لا يتهم أحد الموظفين السكرتير بسوء التوصيل للإدارة.

ثالثًا، عند مواجهة السكرتير لأي مشكلة محورية في إدارة الملفات أو العمل. فيجب أن يطلب المساعدة من الرئيس بصورة رسمية للبت في المشكلة بحل جذري.

رابعًا، الرسائل الرسمية في العمل، هناك أنواع من العمل يجب أن تكون الأوامر مسجلة حتى لا يستطيع الموظف أن ينكر وجود هذا العمل الموجه له. ومن ثم يسهل عملية توزيع العمل والمسئوليات بصورة رسمية وعملية.

الاتصالات الغير رسمية

أيضًا مبادئ السكرتارية ليست تعسفية، وتجعل من عمل السكرتير عمل مُمل وإداري بصورة قاسية بل على العكس. فهناك وسائل تواصل أخرى في العمل يستطيع السكرتير أن يتواصل بها مع الآخرين.

الاتصال الشخصي

وهي عن طريق توجه السكرتير للرئيس أو المرؤوس بشكل شخصي حسب تقدير العلاقة وتوجيه نصح أو طلب نصح لمصلحة العمل الخاصة. أيضًا هناك وقت “الراحة” وهو يكون غالبًا من نصف ساعة إلى ساعة. في هذا الوقت يستطيع السكرتير أو الموظف أن يخرج من إطار العمل من حيث الكلمات والتوجيهات ولكن مع الحفاظ على آداب وقوانين التعامل في العمل.

الاتصالات الصاعدة والهابطة

في عالم الإدارة يوجد نوعين من الاتصالات الغير رسمية. خصوصًا للسكرتير لأنه هو أكثر شخص يكون متوسط الرتبة الوظيفية، فهو لديه رئيس ولديه مرؤوس. والاتصالات الصاعدة عند توجيه تقارير للإدارة بحسن العمل وأداء المرؤوسين. أما الاتصالات الهابطة فهي تكون عبارة عن عبارات نصح وتوجيه للمرؤوس. وفي فن إدارة الأعمال كلما زادت الاتصالات الصاعدة عن الهابطة، كلما كان هذا مؤشر على التقدم في العمل.

ختام

هذه كانت أهم مبادئ السكرتارية القديمة والحديثة. وعلى من يرغبون بالعمل في هذا المجال أن يفتخروا بأهمية عملهم وبقدم هذا العمل، وأنه أساس بناء لحضارات قديمة قوية.