تنظيم الحفلات في الوقت الحالي أصبح أمرًا شائعًا من حولنا، فالعديد من الناس تفعل هذا كجزء أساسي من العمل الرئيسي لهم، لكننا حين ننظر إلى هذه الاحتفالات، فإننا نجد أن هناك فارق يظهر دائمًا، فبعض هذه الاحتفالات ينجح، والبعض الآخر يفشل، رغم أن فكرة الحفلة قد تتشابه بين الاثنين، وهذا السبب يرجع إلى عامل الخبرة في تنظيم الحفلات لدى كل واحد، فالأمر يحتاج إلى عمل منظم، ولذلك نتحدث في هذا المقال عن الحفلات، وكيف يمكنك أن تجيد تنظيم الحفلات بصورة ناجحة.
نصائح مهمة في مجال تنظيم الحفلات والمناسبات
تحديد الهدف من الحفلة
يجب عليك في البداية أن تحدد لنفسك ما هو الهدف الذي تسعى إلى تحقيقه من الحفلة، ويجب أن يكون هذا الهدف واضح وملموس بحيث يمكنك تحقيقه. عليك أن تعرف بأن كل حفلة تختلف عن الأخرى، فلا يمكنك الاعتقاد بأن هناك هدف واحد لكل حفلة، فهناك حفلات تقام بغرض الدعوة، وهناك حفلات تقام بغرض تحقيق أرباح. ولذلك عليك أن تسأل نفسك، ما الشيء الذي تريد تحقيقه من هذه الحفلة في النهاية؟ بناءً على وجود هذا الهدف، يمكنك أن تبدأ في التحضير للحفلة بالشكل المطلوب.
اختيار الفريق
في الغالب فإن تنظيم الحفلات قد يعتمد على وجود فريق متخصص في العمل يعمل على ذلك، لكن ليس هذا فقط الفريق الذي نتحدث عنه، فالفريق هنا نشير به إلى جميع الأفراد الذين يتوقع حضورهم في الحفلة. يبدأ الفريق من اختيار المسئول عن التنظيم بشكل عام، وليس شرطًا أن يكون هو المسئول عن تنظيم الحفلات بشكل دائم في العمل، بل يمكن أن يتم اختيار شخص جديد في كل حفلة ليكون هو المسئول.
بعد ذلك يتم تحديد الأفراد الذين يعملون مثل فريق الدعوة والإعلان، فريق تنظيم القاعة في وقت الحفلة. وأيضًا بناءً على غرض الحفلة يتم اختيار الممولين المحتملين للحفلة، والمتحدثين المرغوب تواجدهم في الحفلة “شاعر، مطرب، ملحن،…”.
تحديد موعد الحفلة
عندما تتفق مع الفريق على نوعية الحفلة التي سيتم تنظيمها، يمكنك أن تختار الموعد المناسب لها طبقًا لطبيعة الحفلة. بالطبع من يمارس تنظيم الحفلات يعرف بأنه لا يوجد موعد مثالي دائمًا، فالأمر يختلف من مرة لأخرى حسب طبيعة ما ستقوم بتنفيذه. لكن المهم أن تبدأ في تحديد الموعد المناسب للحفلة قبلها بوقت كافي، حتى يمكنك أن تجهز لها بأفضل شكل ممكن.
وعندما ترغب في اختيار الموعد عليك أن تضع في ذهنك العديد من الأشياء مثل: مواعيد العطلات القومية والدينية، مواعيد العطلات المدرسية. فاختيار التوقيت قد يكون عامل نجاح للحفلة، وقد يكون العكس تمامًا، فالأمر هنا يعتمد عليك وعلى حسن اختيارك. بعدها يجب أن تتحدث مع الأشخاص الرئيسين في الحفلة، لتتأكد من أن الموعد مناسب بالنسبة لهم.
وضع خطة الحفلة
من الأمور الأساسية عند تنظيم الحفلات الاهتمام بوضع خطة أساسية للحفلة، هذه الحفلة يجب أن تشمل على كل النقاط التي تخص الحفلة. بداية من تحديد الأدوار بالضبط لكل شخص في الفريق، مرورًا بوضع الأنشطة التي ستتم في الحفلة، وكذلك الاتفاقيات الخاصة بالممولين والرعاة. وهنا يجب أن تكون الخطة واضحة فيما يخص كل النقاط ولا تترك شيئًا أبدًا دون ذكر، فأساس تنظيم الحفلات هو القدرة على التخطيط الجيد لها.
بالنسبة للمتحدثين في الحفلة أيًا كان نوعهم، يجب أن توضح الخطة كيف ومتى يجب التواصل معهم لإخبارهم، وبعد ذلك التأكيد عليهم، وكيف سيتم التواصل معهم طوال التحضير للحفلة، وكذلك من سيرافقهم في الحفلة.
بالنسبة للممولين والرعاة كذلك يجب التواصل معهم طوال الوقت، وفي الحفلة يمكن وضع مقاعد خاصة ومميزة لهم. يجب أن تكون كذلك الأمور واضحة بالنسبة للتعامل مع الجمهور الذي سيحضر في الحفلة، وكيف يمكن الحصول على التذاكر، وكيف سيتم تسجيل حضورهم أثناء الحفلة. شيء مهم في تنظيم الحفلات أن تكون هناك خطة بديلة، يتم اللجوء إليها في حالة وجود أي مشكلة أو خلل في الخطة الأساسية، مثلًا المكان الذي يجب أن يتم تنظيم الحفلة به لم يعد متاحًا، فتختار المكان الموجود في الخطة البديلة، ويجب أن تكون الخطة البديلة بنفس مستوى الخطة الأساسية قدر الإمكان.
من المهم كذلك لضمان نجاح الخطة أن تكون هناك قائمة للتحقق من الخطوات المطلوب تأديتها، بحيث تكون على دراية بالأشياء التي تم إنجازها في التحضيرات، والأشياء التي لم تنجز بعد.
إيجاد علامة تجارية للحفلة
عند تنظيم الحفلات فإنه من المهم الاهتمام بالتفاصيل الخاصة بالحفلة، والتي يمكنها أن تصنع للحفلة علامة تجارية، فيجعلها ذلك تبقى دائمًا في أذهان الناس. أول الخطوات لفعل ذلك هو اختيار الاسم، ويجب أن يكون الاسم مختلف ومبدع بحيث يؤثر في الناس ويجعلهم يرغبون في الحضور إلى حفلتك، يعتمد الاسم على ما تقدمه والناتج الذي تتوقع الحصول عليه. كذلك يجب أن تهتم بعمل شعار للحفلة، وجملة بسيطة تعبر عنها، وهذا الشعر يمكن استخدامه في كل موارد الحفلة، مثل وضعه على الزي الخاص بفريق التنظيم، وأي أوراق تستخدم في الدعوة.
وضع خطة الدعوة للحفلة
تعتبر خطة الدعوة للحفلة جزء أساسي في عملية تنظيم الحفلات سواء من ناحية العلامة التجارية، أو من ناحية كونها العامل الأكبر في نجاح الحفلة. فمهما كان العمل الذي تنوي تنفيذه في الحفلة مميزًا، فإن الأمر لن يكون قابلًا للنجاح إلا من خلال وصول هذا العمل إلى الحضور. يمكن للدعوة أن تكون على مواقع التواصل الاجتماعي، وهذا هو الجزء الذي يعتمد عليه حاليًا في عملية التسويق لأي فاعلية، كذلك يمكن استخدام الدعوة الشفهية، واستخدام وسائل التواصل مثل البريد الإلكتروني والهاتف والصحف للإعلان عن الحفلة.
يجب أن يكون تركيز خطة الدعوة على التعريف بالحفلة، ويعتمد العديد في هذا الجزء على إعداد حملة دعائية كاملة، ولهذا فإن تنظيم الحفلات يكون جزء من فريق عمله هو فريق التسويق. يجب أن يكون هناك تكامل بين العلامة التجارية والحملة الدعائية، بحيث يشعر الناس بالترابط بينهما، وبالتالي فإن هذا سيساعد على اقتناع الأفراد بفكرة الحفلة، وبالتالي زيادة عدد الحضور.
تحديد العمليات الإدارية
في الغالب فإن تنظيم الحفلات يكون عبارة عن مجموعة من العمليات التي تحدث، فكل فريق يكون مطلوب منه تأدية دور معين في الحفلة. فهناك مثلًا الفريق المسئول عن التنظيم في القاعة، وفريق مسئول عن الدعوة، وفريق مسئول عن الضيوف في الحفلة، وهكذا.
ومنذ بدء التحضير للحفلة فإنك ستحتاج إلى أن تبقى على تواصل مع كل هذه الفرق. لذلك فإنه يتم تحديد العمليات الإدارية، التي تتلخص في تحديد الطريقة التي سيتم من خلالها التواصل بين المسئول وبين الفرق المختلفة، وكذلك تحديد التوقيت الذي يجب إتمام هذا الأمر فيه، فمثلًا كل فريق يجب أن يتواصل مع المسئول كل أسبوع، فالفترة هنا يحددها المسئول.
أغلب مشاكل تنظيم الحفلات تحدث بسبب عدم وجود تواصل بين الأفراد، لذلك مهم أن يكون هناك اجتماع دوري لمناقشة كل التفاصيل الجديدة، وكذلك لكي يشعر الأفراد أنهم يعملون في فريق واحد، فأحيانًا بسبب رغبة كل فرد في إنجاز عمله يؤدي هذا إلى حدوث ما يشبه التنافس، وهنا دور المسئول أن يجعل كل عمل يقوم به أي فرد في الفريق فهو يكمل عمل الآخر.
الاتفاق مع الممولين وتحديد الشراكات
في الغالب فإن عملية تنظيم الحفلات هي عملية مكلفة، ولذلك يلجأ البعض إلى الاتفاق مع ممولين في الحفلة، وإقامة شراكات مع أشخاص من شأنهم تقديم فائدة مالية أو دعائية للحفلة. يجب أن يكون الاتفاق يحقق مكسبًا للطرفين، ولا يركز كل طرف على الجانب الذي يخصه فقط.
عندما تبدأ في الاتفاق مع الممولين والشركاء، يجب أن تبقى على تواصل دائم معهم، ولا تنسى أبدًا أن تخبرهم بأي جديد يخص الحفلة. من الأخطاء التي تحدث هي أن الاتفاق بين الطرفين لا يكون واضحًا، وهنا نجد أنه أحيانًا تحدث مشكلة بسبب هذا الأمر، لذلك يفضل أن يكون الاتفاق مكتوبًا.
مساعدة الممولين والشركاء في تنظيم الحفلات قد توفر عليك الوقت والمجهود، لذلك يجب أن تكون مدركًا للشخص الذي تعقد معه الاتفاق، وليس ضروريًا أن تلجأ إلى نفس الشخص في كل مرة، بل إن كل حفلة هي التي تحدد لك الأشخاص الذين يمكنهم التعامل معك. كذلك ليس ضروريًا أن تركز على أن تحصل على المال من الشريك، بل يمكنك أن تستغل الخدمات التي يقدمها في العموم، لأن هذا الأمر بالنسبة له غير مكلف ويمكن أن يعطيك الكثير منه، وبالنسبة لك فهو يوفر موارد من التي تريد الحصول عليها في الحفلة.
عمل الموازنة العامة للحفلة
من الأمور الهامة كذلك في تنظيم الحفلات الاهتمام بعمل الموازنة العامة للحفلة. هذه الموازنة يتم عملها قبل الحفلة، وتتضمن تحديد كل التكاليف التي سيتم دفعها في الحفلة، وكذلك تحديد كل الإيرادات المتوقعة. بالنسبة للتكاليف فهناك تكاليف تخص الأمور التنظيمية مثل تكلفة المكان، وتكلفة المواد الدعائية.
وهناك الأجرة التي سيحصل عليها كل متحدث في الحفلة، ويجب أن تضع في ذهنك أن أجرته لا تتضمن مصاريف الإقامة والانتقال إن كنت ستدعو شخص من خارج مدينتك. عندما تنتهي من جمع هذه الأرقام معًا ستجد نفسك حصلت على قائمة بكل التكاليف المتوقعة في الحفلة، وهنا تظهر أهمية الموازنة.
فعندما تسعى إلى تنظيم الحفلات يكون هدفك على الأقل هو تجنب أي خسارة، وبالتالي فإن تحديد التكاليف سيخبرك بالمبلغ الذي يجب عليك أن تجمعه حتى تصل إلى نقطة التعادل حيث التكاليف تساوي الإيرادات.
وأيضًا فائدة الموازنة أنه يمكن استخدامها مع الممولين والشركاء، حتى تحصل على المساعدة منهم كما وضحنا إن كانت مساعدة مادية أو بتوفير بعض الموارد المطلوبة. بعد انتهاء الحفلة يجب أن تقارن بين الموازنة التي قمت بتحضيرها، وبين النتيجة من الحفلة حتى تتأكد من الحسابات المالية الخاصة بك.
تصميم عملية تقييم الحفلة
تعتبر هذه العملية هي الخطوة الأخيرة من خطوات تنظيم الحفلات الناجحة، حيث أنك يجب أن تتأكد إن كانت الحفلة حققت الهدف الذي تريده أم لا، وهذا يحدث من خلال آلية التقييم. ولهذا يجب أن يكون الهدف من الحفلة واضحًا، حتى يسهل عليك وضع نظام لتقييمه.
يمكنك أن تقوم بعملية التقييم من خلال الجمهور، حيث تطرح عليهم أسئلة سواءً في الحفلة أو على مواقع التواصل الاجتماعي، أو تطلب منهم ترك تعليقهم في مكان مخصص لذلك. أيضًا مهم أن تجلس مع فريقك بعد انتهاء الحفلة لتقييم النتائج، وتحديد الإيجابيات والسلبيات من الحفلة. آخر شيء هو أن تبدأ في استخدام هذه النتائج في إصلاح المشاكل الموجودة، وتحسين العمل في المستقبل.
تنظيم الحفلات مهارة تعتمد على قدرتك الشخصية على إتقانها وتنفيذها بشكل صحيح، والأمر لن يحدث إلا من خلال التزامك بالخطوات اللازمة لفعل ذلك، فإن كنت ترغب في تنفيذ أي حفلة، تأكد من تطبيق كل الخطوات الموجودة، حتى تكون حفلتك على المستوى المطلوب.
