في عملك أو حتى في أجازاتك تنسيق اللقاءات يحتاج إلى جهد جبّار، حيث تكون مهتما بمقابلة أكثر من شخص فتجد أن لقاء شخص واحد قد استهلك كل الوقت، فما السبب في ذلك؟ لابد أن جزءًا كبيرًا من الخطأ يقع عليك، ذلك وأنك تتعامل مع الأمر بعشوائية، لذلك سنتحدث في السطور التالية حول كيفية تنسيق اللقاءات وكيفية ضبط المواعيد بحيث تستطيع تنظيم وقتك والاستفادة من كل دقيقة منه سواء كانت هذه المواعيد لأصدقاء أم لمواعيد في العمل أو كان اليوم أصلاً مقسمًا بين المواعيد الشخصية والمواعيد العملية وإليك أبرز الإرشادات لتنسيق اللقاءات وتنظيم الوقت.
استكشف هذه المقالة
اجعل المتقاربين في الأماكن متقاربين في المواعيد
لا شك أن تنسيق اللقاءات يستلزم منا أن نفكر ولو قليلا في اختصار الوقت وأولى قواعد اختصار الوقت هي أن نعطي الأشخاص القريبين من بعضهم مواعيد متتالية، بحيث يمكنك التنقل لمسافات قريبة لمقابلة الأشخاص وإنجاز 3 مواعيد في وقت قصير، كما من قواعد اختصار الوقت أيضًا أن ترتب المواعيد حسب المسافة، فالشخص القريب منك تجعله في البداية ثم الذي يليه ثم الذي يليه، أما في المنتصف، إن كنت ستقابل الأشخاص في وسط المدينة مثلاً فعادة المناطق التي تتوسط المدن تكون قريبة من كل الناس ومن السهل الوصول إليها فهذه اجعل لها وقت كبير بحيث من يستطيع أن يأتي إلى وسط المدينة يكون وفّر عليك التنقلات الكثيرة، أما الأشخاص الذين في الأقاصي، فاجعلهم في آخر اليوم إن كان الأمر الذي تريدهم فيه ضروريًا.
حدد وقت معين حاسم للقاء من أجل تنسيق اللقاءات
هناك من يحب أن يتأخر عن المواعيد، أو أن هذا طبع فيه، ولذلك هو لا يحب أن يقيد نفسه بوقت محدد حاسم، فيقول لك سأقابلك غدًا في الصباح، والصباح هذه قد تمتد من الفجر وحتى العصر وبينما أنت تفكر أنه سيقابلك في التاسعة صباحًا مثلاً تجده آتيًا لك في الثالثة ظهرًا على أساس أنه قد أتى في ميعاده، وبالتالي من إرشادات تنسيق اللقاءات عليك أن تحدد ساعة معينة للقاء، فتقول له سأقابلك في الغد الساعة الحادية عشر صباحًا في المقهى الفلاني، هذا يعني أنه يجب أن يكون في تمام الحادية عشر صباحًا في المقهى بالفعل، وليس أن يفكر أنه يجب أن يذهب للموعد في الحادية عشر، وبالطبع لا ينبغي أن نكون ماكينات تعمل بالثانية والدقيقة لذلك ضع ربع ساعة مثلا مراعاة لظروف التأخير، أو بسبب زحام الطريق، أي شيء.. ولكن لا تزيد هذه المدة عن نصف ساعة مهما حدث، لا يوجد أي أعذار بعد تأخر نصف ساعة، لأن من يعرف نفسه أنه سيتأخر أكثر من نصف ساعة من الأفضل أن يتصل ويلغي المعاد أفضل.
حدد مدة زمنية معينة للقاء
قد يعتقد بعض الأشخاص أنه يستطيع أن يجلس معك طوال اليوم لأنك غير منشغل بشيء، وبالتالي من حقه أن يتأخر كما يشاء ومن حقه بعد مرور ساعة ونصف مثلا على الموعد يتصل بك كي يخبرك أنه قد وصل بالفعل للمكان ويتحدث كأنه أمر مسلم به أنك جالس منذ ساعة ونصف في انتظاره، ولكن هذا قد يكون خطؤك أيضًا، لا لشيء ولكن لأنك لم تحدد مدة زمنية معينة للقاء، فمن قواعد تنسيق اللقاءات أن تقول للشخص مثلا، سأقابلك في الغد في تمام الساعة العاشرة صباحًا وسأظل برفقتك حتى الثانية عشر إلا الربع حيث لدي موعد هام جدًا آخر ويجب علي الحضور في تمام الثانية عشر، حسنًا هذا أفضل بكثير، هنا سيفهم أنه يجب أن يكون حاضرًا في الموعد بالتمام لأن أي تأخير ولو للحظة واحدة سيقلص المدة التي سيجلسها معك، أما أن تترك الأمور عائمة بلا حدود وبلا ضابط أو رابط فأنت الذي ستضيع وقتك وستخسر اللقاء الذي أعددت له.
لا تقابل المتأخر عن موعده
ما الذي يمكنك فعله مع شخص تريد أن تقابله ولكنه تأخر عن موعده للدرجة التي جعلت الوقت الذي حددته للقاء تنتهي وتدخل في مدة موعد آخر؟ حسنًا.. بمنتهى الحسب والحزم والصرامة عليك ألا تقابله أبدًا ولا حتى يأتي ليصافحك أو يقابلك سريعًا ويمشي، لم؟ سيجعلك هذا الشخص تتأخر عن مواعيدك.. وفي نفس الوقت سيسطو على موعد لشخص آخر أي أنه أخذ شيئًا ليس من حقه بعد أن أهدر المدة الزمنية لموعده بإرادته بسبب استهتاره وإهماله وتأخره عن موعده وحتى إن قابلته ظروف فمن الأفضل له أن يتصل ويعتذر أو يخبر من ينتظره بظروفه كي يعرف ماذا سيقرر، أما أن يتأخر كما يشاء ثم يأتي متخيلاً أن الشخص سيظل ينتظره بالساعات فهذا لا رد فعل يناسبه سوى الامتناع عن مقابلته وتحديد موعد آخر، هذه من أهم قواعد تنسيق اللقاءات وهذا من أجل أن يتفهم جيدًا فيما بعد قيمة الوقت ويأتي في مواعيده ويتعلم احترام مسئوليات الآخرين والتزاماتهم كي يحترمه الآخرون ويحترمون التزاماته.
أجّل الشخص المنشغل جدًا أو اذهب وقابله في عمله
أهم نصائح تنسيق اللقاءات مع شخص شديد الانشغال وظروفه تجعل وقته ضيق جدًا هو أن تؤجله لوقت يكون متاحًا فيه للقاء، خصوصًا إن كنت تريد الجلوس معه كصديق، لا ينبغي أن تضغط عليه وتطلب منه دائمًا أن تجلس معه في عز انشغاله وأعماله، خصوصًا إن كنت أنت أيضًا منشغلاً ووقتك ضيق، عليكما أن تنتظرا حتى تتوافق أوقاتكما ويكون لديكما أنتما الاثنين وقتًا متاحًا معًا، كي تلتقيا براحة بال ودون تعجل، أما إن كنت تريد منه قضاء مصلحة ما تتعلق بالعمل فما عليك سوى أن تذهب إليه في مكان عمله أو تنتظر حتى يكون متواجدًا في أقرب مكان منك، وبالتالي لا ترهق نفسك بالشخص المنشغل لأنه لا يملك وقته وقد يضيع لك وقتك بسبب ذلك ويفسد لك يومك ويقلب لك نظام لقاءاتك رأسًا على عقب.
من يعرفون بعضهم البعض قابلهم سويًا
هذه النقطة تناسب أكثر الأشخاص الذين يكون لديهم أوقات أجازات معينة يستطيعون فيها لقاء الناس وذلك بسبب تواجدهم معظم الوقت في أعمالهم وإنهاء هذه الأعمال في وقت متأخر من اليوم دون ترك فرصة لوجود أي حياة اجتماعية وبالتالي إن كنت ترغب في لقاء عدة أشخاص وهناك مِن هؤلاء الأشخاص مَن يعرفون بعضهم البعض، بحيث كانوا مثلاً زملاء لك في الجامعة أو أصدقاء طفولة قدامى أو يعرفون بعضهم بأي وسيلة كانت فعليك أن تقابلهم سويًا اختصارًا للوقت وبحيث تكون قد قابلت عدة أشخاص من الذين ترغب في مقابلتهم والجلوس معهم وفي نفس الوقت عندما يكون هناك مجموعة يعرفون بعضهم البعض يكون هناك فرصة حقيقية لنسيان الهموم والذوبان في المرح المفرط الذي ينشأ من هذه اللقاءات، لذلك من قواعد تنسيق اللقاءات أن تقوم بمقابلة الأشخاص الذين على علاقة ببعضهم وتريد مقابلتهم في وقت واحد.
ضع وقتًا بدلًا من الضائع في الطريق والزحام
لا تجعل المواعيد متاخمة لبعضها بشكل خانق، من قواعد تنسيق اللقاءات أن تترك براحًا بين كل موعد والآخر، وذلك تحسبًا لأي ظروف، من ربع ساعة إلى نصف ساعة مثلا، فمن غير المنطقي أن تعطي أحدهم موعدًا في العاشرة وآخر في الثانية عشر وآخر في الثانية وأنت محدد كل موعد له ساعتين، اجعل هناك مساحة بين كل موعد والآخر، تحرك من موعدك قبلها بربع ساعة، إذا كانت المسافة تأخذ ربع ساعة فحسب قم قبل الموعد بثلث ساعة أو بربع ساعة بحيث تصل في موعدك أو تصل متأخرًا 5 دقائق أو عشر دقائق بأقصى حد إن كان هناك زحام في الطريق أو حدثت أي ظروف، بحيث تترك مساحة لهذه الظروف وأيضًا تترك نفس المساحة لمن تقابلهم من أجل ظروفهم ومن أجل زحام الطريق أيضًا ومن أجل أي عارض يحدث يضطرهم للتأخير.
قابل الشخص البعيد في مكان وسط
من الأمور التي يجب أن تتبعها عند تنسيق اللقاءات أن لا تهدر ساعة أو أكثر من أجل الوصول لشخص على أطراف المدينة، بل حاول أن تقرّب الأمور، هذا الشخص يسكن في أطراف المدينة وأنت تتحرك من الطرف الآخر، حسنًا تقابلا في وسط المدينة، إن كان هو يسكن في الأطراف وأنت تعيش في وسط المدينة، تقابلا في منطقة وسط، بدلا من أن تذهب ساعة ونصف أو أكثر من أجل أن تصل لأطراف المدينة، اجعلها ساعة إلا ربع والتقيا في منطقة وسط بينكما، بحيث تختصرا المسافة على بعضكما البعض، وتختصرا الوقت أيضًا، لكن من غير المنطقي أن تهدر ساعتين من وقتك وأنت ذاهب وساعتين وأنت عائد وساعتين معه أي أن هناك 6 ساعات من وقت الذروة لديك في اليوم من أجل أن تنجز موعدًا واحدًا، اجعلها 3 ساعات أو ثلاث ساعات ونصف يكون أفضل بكثير.
تابع الشخص الذي ستقابله بالهاتف باستمرار
من قواعد تنسيق اللقاءات أن تتابع الشخص الذي ستقابله على الهاتف باستمرار، بحيث تؤكد عليه منذ بداية اليوم موعدكما وتحرص عليه ألا يتأخر بسبب التزامك بمواعيد أخرى، ثم تحدثه قبل الموعد بساعة كي تخبره أنك ستكون في المكان المتفق عليه في موعدك بالضبط، ثم تحدثه قبل الموعد بربع ساعة كي تخبره أنك متواجد بالفعل بالقرب من المكان وعليه أن يحضر في أقرب وقت ممكن، بحيث يكون في علمه جديتك في إجراء اللقاء في موعده وليس متأخرًا عنه، بحيث يتفهم تمامًا أنه لا سبيل نحو التأخير، ذلك وأن التأخير الذي ينشأ في المواعيد عادة لا يكون بسبب ظروف أو زحام، ولكن بسبب استهتار وإهمال الأشخاص، لذلك إن قمت بمحادثتهم في الموعد على أمل أن تجدهم قد وصلوا بالفعل، ستجدهم لا زالوا بالمنزل وسيفكرون للتو في إعداد أنفسهم للنزول والحضور، وهذا بالطبع يمكن أن تتعامل معه بالضبط كما شرحنا بعدم مقابلته وتحديد موعد آخر.
اذهب إلى بيت الشخص المتلكئ
هل هناك شخص متلكئ تعرفه؟ شخص يأخذ الكثير من الوقت في إعداد نفسه، في الاستحمام وتصفيف الشعر، في كي الملابس ووضع كريمات البشرة وواقي الشمس، هل هذه الشخصية امرأة، لابد وأنها ستكون في الغالب كذلك، فهناك من يستغرق ثلاث ساعات كاملة من أجل إعداد نفسه للخروج، ما الحل مع هذه الشخصيات؟ هذا للأسف طبع لا يمكن تغييره ولا يمكن تفاديه، حاول مقابلة هذا الشخص في منزله، اذهب له وهو يرتدي ملابس المنزل، وهو لم يستحم بعد، اجلس معه في حجرته وعلى سريره وسط عشوائيته، ذلك هو الحل الوحيد معه، أما دعوته للجلوس بالخارج.. ستضيع عمرك كله وليس يومك فقط، قد يكون هذا غريبًا بعض الشيء، ولكن من أجل تنسيق اللقاءات والاستفادة بأكبر وقت ممكن.
استيقظ مبكرًا ونم مبكرًا
ليس هذا من أجل تنسيق اللقاءات الصباحية واللحاق بها، ولا لأن اللقاءات الصباحية عظيمة فعلا وتناول الإفطار والقهوة مع شخص ما حتى وإن كان لديك عمل في الصباح الباكر من الأمور التي يجب عليك أن تجربها، ليس هذا فحسب، بل لأن السهر المفرط والاستيقاظ المتأخر سيصيبانك بالإرهاق ولن تستطيع اللحاق بكل مواعيدك لابد أنك ستلغي موعدين أو ثلاث إن كان لديك خمس مواعيد بالخارج، الاستيقاظ مبكرًا عمومًا من الأمور الجيدة جدًا والتي يحب أي شخص أن يقوم بها ولكن اعتياد جسده على السهر وعلى النوم الكثير يحرمه من الاستمتاع بهذه اللذة.
نوّع الأماكن التي تقابل فيها الأشخاص
من إرشادات تنسيق اللقاءات ألا تجلس طوال الوقت في مكان واحد ويتناوب الأصدقاء مقابلتك، بل نوّع الأماكن التي عليك أن تقابل فيها الأصدقاء، مثلا، تناول الطعام مع شخص تحب تناول الطعام معه، اشرب القهوة مع شخص تحب شرب القهوة معه، تناول الغداء في الظهيرة مع شخص يعرف مطاعم جيدة أو معروف في المطاعم بالتالي يتم الاحتفاء به، اشرب الشاي فترة العصر مع فتاة جميلة واجلس معها حتى الغروب، اجلس مع الأصدقاء في مقهى على الرصيف عند حلول الظلام، وتناول الكحول مع أشخاص لا يحبون الحديث كثيرًا واذهب إلى مكان عمل شخص لا تحب الجلوس معه و ذلك من أجل قضاء المصلحة والذهاب بسرعة، واركب السيارة مع شخص لا تحب أن تواجهه، واجلس على حافة النهر أو البحر مع شخص تحب أن تعيش معه أجواء شاعرية بذلك ستضمن لنفسك يوم مثالي غير روتيني إطلاقًا.
اجعل وقتًا لنفسك في منتصف اليوم كي تذهب فيه للمنزل وتغتسل
مع الإجهاد والعرق والتحركات المتواصلة، يجب عليك قدر الإمكان أن تضبط جدولك بحيث يكون هناك موعد في منتصف اليوم قريبًا من المنزل بمسافة ضئيلة بحيث تنهي الموعد وتذهب للاستحمام وتغيير ملابسك التي لا ريب أنها امتلأت بالعرق، كما أن الحمام سينعشك ويكسبك الطاقة وأيضًا من أجل أن تنفصل قليلا عن جو زحام الشارع والسيارات والمواعيد المتلاحقة، وبذلك تستأنف يومك حتى الليل بطاقة وبانتعاش، أما أن تستمر في إجراء اللقاءات بشكل متواصل فإنك ستصاب بالضيق بسرعة.
اجعل يومًا كاملاً للاسترخاء في المنزل لا تقابل أحدًا
لبدنك ولذهنك عليك حق، لا تجعل تنسيق اللقاءات يشغل وقتك طوال الأسبوع، اجعل يومًا للاسترخاء في المنزل، للتأمل، للجلوس في السرير لقراءة كتاب أو مشاهدة فيلم، أو حتى من أجل التحديق في السقف، أنت ليس ماكينة من أجل أن تسحقك الحياة العملية والاجتماعية باستمرار، بل يجب عليك أن تأخذ يومًا كاستراحة للجسد وللذهن أيضًا، تجلس فيه بحيث لا يمكن أن يطالبك أحد بشيء ولا تكون ملتزمًا تجاه أي شخص بأي شيء، من الأفضل أن تغلق هاتفك كي لا يزعجك أحد ويخرجك من عزلتك ووقت استرخائك.
خاتمة
تنسيق اللقاءات فن يجب أن تجيده من أجل أن تعيش بشكل جيد وتقضي كل مصالحك وتوفق بين حياتك العملية والاجتماعية وحياتك الشخصية أيضًا التي تود الاختلاء فيها بنفسك فحسب، بالطبع هذا لا يحدث بشكل تام ومثالي تمامًا ولكن قدر الإمكان نحاول التوفيق بين الثلاثة أمور.
أضف تعليق