تفويض المهام من الأمور الضرورية اللازمة لنجاح العمل، فأنت لن تكون قادرًا على تأدية كل المهام في العمل بمفردك، وبالتالي فإنك تحتاج إلى تفويض بعض منها إلى أولئك الذين يعملون معك في المؤسسة، ويمكننا أن نعرف عملية تفويض المهام أن تطلب من بعض الأشخاص تأدية بعض المهام بدلًا منك، في حين أنك ما زلت مسؤول وتراقب ما يحدث بالضبط، وتتكون عملية التفويض من أربعة مراحل “التقييم، التسليم، الدعم، التلخيص” وفي هذا المقال سنتحدث عن كل مرحلة من هذه المراحل، وكيف يمكن القيام بها بشكل صحيح.
أهم إرشادات تفويض المهام في عالم الأعمال
مرحلة التقييم
ما الذي يحدث في عملية التقييم بالتحديد؟
في هذه العملية يتم تحديد احتياجات المؤسسة بالضبط، وحمولة الشغل على الأفراد، وطبيعة عمل الموظفين، وبعد أن يتم تحديد هذه العناصر، يتم التقييم للوصول إلى إجابة على سؤالين:
- ما هي المهام التي سأقوم بتفويضها؟
- من سأختار لعملية تفويض المهام بالضبط؟
وهنا يجب أن نلفت الانتباه أن عملية التقييم يجب أن تتم في وقت مبكر، دون الانتظار للحظات الأخيرة، فلا تتمكن من إتمام عملية التقييم، وتمنح المهمة لشخص غير مؤهل أو غير قادر على أدائها بسبب طبيعة عمله.
كيف يمكن تقييم المهام؟
بصفتك أنت المسؤول عليك أن تنظر إلى الصورة الكبيرة أولًا، وتجيب على هذه الأسئلة قبل التفكير في تفويض المهام للأفراد:
- كيف أقضي وقتي؟
- ما هي المهام التي أقوم بها؟
- ما أهمية كل مهمة؟
- كم الوقت الذي تتطلبه كل مهمة؟
- ما هي المهارات المطلوبة من أجل إتمام هذه المهام؟
الإجابة على هذه الأسئلة سيصل بك إلى تحديد العديد من الأشياء، فمثلًا قد تجد مهام يمكن الاستغناء عنها تمامًا من الفريق، قمت بتأديتها مسبقًا ولم يعد هناك ضروري لتسجيلها في القادم. وبصفتك تعرف مهارات أفراد الفريق معك، وطبيعة المهام التي أداها كل شخص من قبل، ستتمكن من تحديد المهام التي يمكن تفويضها حسب مهارات كل شخص.
كيف يمكن تفويض المهام في حالة وجود أكثر من شخص يمكنه تأدية المهام؟
حتى يمكنك الإجابة على هذا السؤال، فاسأل نفسك الآتي:
- من منهما قد يتطور بشكل أفضل في حالة أداء هذه المهمة؟
- ما المهام التي يحب كل شخص العمل عليها؟
فالإجابة على هذه الأسئلة سيسهل عليك إتمام التقييم، واختيار الشخص المناسب لأداء المهمة.
وضع في اعتبارك بصفتك المسؤول عن العمل، أنه لا يمكن تفويض جميع المهام، حيث أن هناك بعض المهام التي تعتمد في طبيعتها على قرار مباشر يخص المسؤول، من أمثلتها: قرارات شخصية تخص طريقة العمل، قرار بخصوص الأمور المالية، قرار يخص مستقبل المكان.
ما هي طبيعة تفويض المهام وتوزيعها على الأفراد؟
لو افترضنا أن هناك 3 مهام نسعى للعمل عليها، وكل مهمة تتكون من التالي “التخطيط، الإنتاج، الإتمام” فهناك احتمالين للتقسيم:
- أن تطلب من ثلاثة أفراد العمل، وكل شخص يُطلب منه تأدية مهمة بالكامل.
- ستوفر هنا العديد من الوقت في العمل، ولكن قد يكون الناتج ضعيف نوعًا ما، لنقص خبرة الأفراد وغياب التخصصية في المهام، وبالتالي فإن تفويض المهام قد لا ينجح كما تريد.
- أن تطلب من ثلاثة أفراد العمل، وكل شخص يؤدي تخصص معين، فالشخص الأول يأخذ التخطيط في الـ3 مهام، والشخص الثاني يأخذ الإنتاج في الـ3 مهام، والشخص الثالث يأخذ الإتمام في الـ3 مهام.
- هنا سيكون الناتج قوي نتيجة للتخصصية في أداء المهام، ولكن قد يتطلب الأمر المزيد من الوقت، حتى يتمكن كل شخص من تنفيذ الجزء المطلوب منه بالتحديد في المهام جميعها قبل أن يسلم المهام للشخص التالي.
وبالطبع أنت تختار ما يناسبك طبقًا لطبيعة عملك، فعندما تحدد الشخص أو الأشخاص المناسبين للمهمة، يمكن الانتقال إلى المرحلة التالية.
مرحلة التسليم
المرحلة الثانية من مراحل تفويض المهام هي التسليم، فبعد أن تحدد الشخص المناسب الذي يمكنك أن تسند إليه المهمة، يجب عليك أن تطلب منه تأدية هذا الأمر.
إخبار الشخص بالمهام المطلوبة
في البداية يجب أن تحدد الطريقة المناسبة لتخبر الشخص بالمطلوب منه، فنجاح تفويض المهام يعتمد على نجاح الشخص في فهم المطلوب منه بالتحديد، ولذلك يمكنك أن تخبره في مقابلة شخصية، أو في الهاتف، أو عبر البريد الإلكتروني، أيًا كانت الطريقة يجب أن تكون مناسبة، وتخبره بالأمور التالية:
- لماذا قمت باختياره لتأدية هذه المهمة؟ “فرصة للتطوير، مهارات أفضل”.
- ما هي طبيعة المهمة التي سيقوم بتنفيذها بالتحديد؟
- ما هي الأهداف التي ترغب في تحقيقها من هذه المهمة؟
- ما هي الموارد المتاحة له في أثناء العمل؟
- ما هو الموعد النهائي المطالب أن ينهي فيه المهمة؟
- كيف يمكنه أن يتواصل معك ليخبرك بما يحدث في المهمة؟
- لنجاح تفويض المهام بالشكل المطلوب، ما هو شكل الدعم الذي يحتاج إليه؟
- ما هو مستوى السلطة والحكم الذاتي الذي سيتمتع به في أداء المهمة؟
- ما هي التحديات التي يمكن أن تقابله؟
بعد أن تخبره بكل هذه الأشياء يمكنك أن تطلب منه الرد إن كان قبل بالتفويض أو لا، وقد يحتاج إلى وقت للتفكير مثلًا، يمكنك أن تمنحه هذا الوقت، فإن قبل المهمة يمكنك أن تسأله إن كان يرى هناك إضافة على المهمة من وجهة نظره أو لا، وإن لم يقبل يمكنك أن تختار شخص آخر لتأدية المهمة. يجب أن تهتم بمعرفة إن كان هناك أي سؤال بخصوص عملية تفويض المهام التي قمت بها له أو لا، حتى تتأكد من أنه قد فهم المطلوب بالضبط، كذلك يجب أن تراعي ضغط العمل في المهام الأساسية التي يقوم بها الشخص، وبالتالي لا يجب أن تحمله فوق طاقته الأساسية.
مستوى السلطة لدى الشخص
عندما تقوم بالتفويض فإنه من الطبيعي أنك تمنح الشخص مستوى معين من السلطة ليقوم بتأدية هذه المهام، وعملية تفويض المهام قد تفشل بسبب عدم إدراك الناس لمستوى السلطة لديهم، يوجد هناك مجموعة من المستويات يتم تحديدها طبقًا لطبيعة المهمة وما هو الضروري لنجاحها:
- المستوى الأول: إحضار المعلومات فقط.
- المستوى الثاني: إحضار المعلومات وتحليلها.
- المستوى الثالث: التوصية بقرار معين يمكن القيام به طبقًا لتحليل المعلومات.
- المستوى الرابع: اتخاذ القرار، لكنه يحتاج إلى موافقة على القرار.
- المستوى الخامس: يأخذ القرار وينفذه دون الحاجة للموافقة، إلا في حالة وجود اعتراض شديد.
- المستوى السادس: يبلغ المسؤول بالنتيجة النهائية فقط.
- المستوى السابع: يبلغ المسؤول في حالة وجود فشل فقط.
- المستوى الثامن: وهو مستوى السلطة المطلقة من تفويض المهام حيث لا يحتاج الشخص ليبلغ أي شيء للمسؤول.
وضع في اعتبارك دائمًا أنه كلما كانت السلطة أكبر لدى الشخص، كلما زادت احتمالية النجاح بالنسبة له، لأنه سيشعر بالحرية لأداء المهمة بإبداع كما يرى، دون أي تعقيدات.
نقل الأمر إلى بقية الأفراد في العمل
من الأمور الضرورية لنجاح تفويض المهام كذلك هو أن يعرف الجميع بهذا الأمر، فعندما تطلب من أي موظف أداء مهمة ما، قد يحتاج إلى التعامل مع الآخرين، ويطلب منهم تأدية بعض المهام الصغيرة، وبالتالي إن لم يكن الجميع على دراية بهذا الأمر قد تحدث مشكلة، وفي نفس الوقت فإن معرفة الأفراد بهذا ستجعلهم مستعدين لمساعدة الشخص المطلوب منه تأدية مهمة ما. يمكنك أن توضح السبب الذي دفعك إلى تفويض المهام لهذا الشخص بالضبط، وإن كنت تريد فيمكنك أن تخبرهم بمستوى السلطة الذي لديه في هذه المهمة، وكذلك إن كانت مهمته مرتبطة بمهام الآخرين، يمكنك أن توضح هذا للجميع، حتى يكونوا على دراية بذلك، ويكون هناك شكل معروف للتعاون من البداية. كل هذه الأشياء ستوفر لك الوقت، وتضمن أن العمل لن يتعطل أبدًا عندما يبدأ.
مساندة الشخص أثناء المهمة
كما تحدثنا في البداية عن أن اختيارك شخص ما لتقوم بعملية تفويض المهام إليه قد يكون بسبب وجود شيء يساهم في تطور الشخص، ويكسبه مهارة جديدة، وبالتالي يجب أن تعمل على هذا الأمر فعلًا.
- احرص على التأكد من أنك قمت بتوفير الموارد اللازمة للشخص كما أخبرته.
- تأكد من أنك أخبرت الجميع بأنه مطلوب من هذا الشخص تأدية مهمة ما.
- حاول دائمًا أن تتابع معه المخاوف التي يمكن أن تعطله عن تأدية المهمة، وساعده على تخطيها والتعامل معها، وإذا استلزم الأمر يمكنك أن توفر له تدريبات لذلك.
- راقب تطور الشخص أولًا بأول حتى تتأكد من أنه على الطريق الصحيح.
المواقف الافتراضية في المهمة
عند تفويض المهام لأي شخص فأنت لا تفعل ذلك فقط من أجل هذه المهمة، بل إنك ترغب في أن تقدم فائدة للشخص، هذه الفائدة ستستمر معه طوال الوقت ولن تنتهي عند مرحلة معينة، ولذلك يمكنك أن تهتم بالحديث معه عن بعض المواقف الافتراضية حول المهمة التي يؤديها.
- هل هناك أشياء يحتاج إليها للنجاح؟
- ما الأمور التي تعمل معه بشكل جيد في المهمة؟
- ما هي الأشياء التي يفتخر بها في المهمة؟
- ما التحديات التي يواجهها؟
وليس ضروريًا أن تكون جميع الأسئلة تدور حول عملية تفويض المهام فقط، بل يمكنك أن تتطرق إلى العمل ككل، كأن تسأله عن الأشياء التي كان سيقوم بها لو أنه كان في مكانك مثلًا، أو ما هي الأشياء التي يراها ضرورية للنجاح في العمل. فإن وجدت منه استجابة لأسئلتك، يمكنك أن تستفيد من هذا وتطلب منه تحضير خطة تنفيذية للأمر، أما إن كنت ترى أنه غير قادر على التعامل، فيمكنك أن تسعى إلى توفير تدريبات له مثلًا لتأهيله، أو أيًا كانت الوسيلة التي ستقوم باستخدامها.
عندما تفعل هذا ستفاجأ من القدرات الإبداعية لدى الموظفين، ويمكنك أن تستفيد من أفكارهم في العمل، كما أن تفويض المهام يساعدك على التعرف أكثر على مهارات الموظفين الذين يعملون معك، وكيف يمكنك أن تستغل هذا مستقبلًا، وكذلك تحدد احتياجاتهم بما يمكنك أن تتعامل معها بشكل جيد لاحقًا.
التدخل الصحيح في المهام
عندما تطلب من الشخص أن يؤدي بعض المهام، كما تحدثنا يجب أن يكون هناك اتفاق حول التدخل الذي يحتاجه منك أثناء العمل. وبالتالي يمكنك أن تحرص على التواصل مع الشخص الذي طلبت منه تأدية المهام لتعرف إن كان يحتاج إلى تدخلك أو لا. وتذكر أنك تحتاج إلى الاثنين، نجاح العمل، وكذلك نجاح الموظف في التعلم واكتساب مهارات جديدة، والتطوير من أدائه في العمل، وبالتالي عند تفويض المهام يجب أن تكون تدخلاتك قليلة بما يمنح الفرص للشخص أن يتعلم، وكذلك لا يتأثر العمل.
لا ترفض المساعدة أبدًا عندما تطلب منك، واعلم أن هناك تدخلات مختلفة، سواءً كان التوجيه المباشر بأن تشارك معه الأفكار والآراء وهذا اختيار غير المفضل لأنه لا يساعد على تطور الأفراد، بينما يمكنك أن تعتمد على التدريب أكثر، حيث أنك بعد أن تقوم بعملية تفويض المهام إلى الشخص، تبدأ في مساعدته من خلال مساعدته على التفكير النقدي في المهمة، وكذلك عرض تصوراته واقتراحاته، تقدم له مفاتيح للحل، وتتركه ليصيغ الحل النهائي من وجهة نظره، فهذا يساهم في استفادته أكثر من التوجيه المباشر.
التعامل مع الإدارة التفصيلية
من أسوء الأشياء التي تحدث لأي شخص في العمل هو أن يصادف حظه العمل تحت شخص يتبع نمط الإدارة التفصيلية، حيث المسؤول يتدخل في جميع تفاصيل العمل مع الأفراد بشكل مبالغ فيه، بشكل قد يترك انطباعات سلبية وتجعلهم يكرهون العمل. وللأسف فإن هذه الإدارة التفصيلية قد تحدث نوعًا ما أثناء تفويض المهام بسبب الأمور التالية:
- تقييم غير كامل: وهذا يحدث بسبب أنه في العديد من الأحيان لا يتم تقييم المهام بالشكل الصحيح، وبالتالي يحدث التفويض تحت ضغط، فيتدخل المسؤول في العمل بعد أن قام بتفويضه.
- نقص الوضوح حول مستوى السلطة: فقد يظن الموظف أن لديه نوع معين من السلطة، وفي الواقع فإنه لا يملك هذا المستوى، فإذا كان كل شيء واضح من البداية فإن هذا لن يحدث بالتأكيد. ونؤكد أنه لا يجب دائمًا منح الأشخاص نفس المستوى من السلطة، بل إنه كلما كان الشخص يتطور، يجب منحه مستوى أعلى من السلطة عند تفويض المهام إليه مستقبلًا.
- كسر الاتفاق: يشعر الموظف بأنه تحت إدارة تفصيلية عندما يتم كسر الاتفاق، خصوصًا إذا لم يكن ضروريًا فعل هذا. بالطبع هذا يختلف عندما يكون الأمر ضروريًا ولا بد أن يقوم به الشخص المسؤول، بسبب عدم تمكن الشخص من تأدية المطلوب منه، ولكن يجب أن يحدث هذا بعد نقاش مع الشخص. فأحيانًا يتدخل المسؤول ويقوم بتأدية مهمة ما، ويكون الشخص الآخر قادرًا على أداء هذه المهمة، وبالتالي يشعر بالضيق، وكذلك تقل فرصته في التعلم.
- التواصل الضعيف: عندما يرى المسؤول أن تدخله ضروري ويفعل ذلك دون أن يخبر الشخص بتدخله، فإن هذا الأمر خاطيء. كما نرى فإن تفويض المهام يمكن أن يؤدي إلى حدوث مشكلة، وشعور الأفراد أنهم يعملون تحت إدارة تفصيلية، في حين أن هذا الأمر غير مقصود بالمرة، وكل هذا يكون فقط بسبب خوف الشخص المسؤول من فشل العمل، فلا يشعر بأن ما يفعله تدخل مبالغ فيه، بل يرى أن ما يفعله ضروري لعدة أسباب:
تنفيذ المهمة أسهل من أن يطلب من الآخرين القيام بها، فلا يحتاج إلى قضاء الوقت في مراحل تفويض المهام الأربعة، بل يمكنه توفير هذا الوقت، وهذا الأمر ليس حقيقيًا، فالوقت الذي سوف يستغله في تدريب الأفراد ودعمهم في الوقت الحالي، يمكن أن يوفره مستقبلًا عندما لا يكون مطلوب منه تأدية المهمة، ويمكن ببساطة تنفيذ هذا بأن يجعل عملية تفويض المهام تحدث تدريجيًا، حتى يتقن الأفراد أداء المهام.
الفريق مشغول في أداء العديد من المهام، لكن هذا الأمر خاطيء، فالموظفين يحبون الحصول على فرصة للتطور، حتى وإن كان ذلك سيفرض على الشخص أن يطلب منهم تفويض المهام الخاصة بهم لغيرهم، لتأدية المهام التي ستطلب منهم، وكذلك فإنه من الخطأ تحميل الأفراد العديد من المهام من الأساس، ويفترض أن يتم حل هذه المشكلة إما بتوفير أفراد جدد في العمل، أو بتقليل المهام المطلوبة من كل فرد.
الخوف من فقدان السيطرة أو فقدان أهمية العمل لدى المسؤول، وهذا الخوف منطقي بالتأكيد، لأن المسؤول قد يكون أفضل الأشخاص قدرة على تأدية عمله الأساسي، لكن بواسطة التركيز على الهدف يمكنه أن يساعد الآخرين في تنفيذ هذا الأمر، وبواسطة الإرشاد والتوجيه فإن هذه المشكلة قابلة للحل، كما أنه كلما قام الشخص بعملية تفويض المهام للآخرين، كلما حصل على فرصة لأن تكون لديه مسؤوليات أكبر في العمل.
نقص الثقة في الفريق، وهي من أخطر الأسباب التي تحتاج إلى حل، فالأمر لا يتعلق بمسألة التفويض فقط، بل يرتبط بالعمل ككل، ولذلك يجب على المسؤول علاج هذه المشكلة، سواء بالحديث مع الأفراد، أو حتى محاولة بناء الثقة في الفريق من جديد من خلال التدريب.
تذكر دائمًا في هذه المرحلة من تفويض المهام أن تركز على الدعم المناسب للأفراد، وأن التدريب سيكون اختيار مفضل في أغلب الأوقات عن التوجيه المباشر في العمل.
مرحلة التلخيص
تعتبر هذه المرحلة هي المرحلة الأخيرة من مراحل تفويض المهام الأربعة، والتي تتعلق بفكرتين هما التلخيص، وقفل المهمة بشكل نهائي. عندما ينتهي الشخص من أداء المهام المطلوبة منه، يجب أن تجتمع معه للنقاش على كلا من الناتج الذي خرج به من المهام، وكذلك عملية التفويض والمراحل التي حدثت بها، ويجب أن يحدد الشخص المشاكل التي حدثت معه، والدروس التي استفادها، واقتراحاته لتحسين عملية تفويض المهام في المرات القادمة.
تجنب اللوم للشخص إذا فشل في تحقيق الناتج النهائي، بل يمكنك أن تساعده للاستفادة من الأخطاء حتى لا تحدث معه مستقبلًا. ويفضل أن يكون هناك جائزة للشخص إذا نجح في تأدية المهام، وفي جميع الأحوال يجب أن تهتم بتقدير المجهودات التي قام بها بجانب النتائج، ويمكنك أن تطلب منه أن يقوم بتقييم أداءك أنت في تفويض المهام معه، فهذا الأمر يمكن أن يساعدك على تحسين مهارات التفويض لديك في المستقبل.
بعد هذا يمكنك أن تعلن عن نهاية المهمة المطلوبة من الشخص، وتنقل النتائج النهائية للجميع، ويمنك أن تقوم بتكريم الشخص أمام الجميع إن كان هناك حاجة لفعل ذلك في حضورهم.
هذا النموذج ليس ضروريًا أن تستخدمه أنت فقط في تفويض المهام إلى الآخرين عندما تكون المسؤول عن العمل، بل لو كنت شخص يعمل كفرد عادي في الفريق، يمكنك أن تطلب من المسؤول استخدام هذه المراحل معك، لأنها تساعد الفرد على التطور في العمل كما نرى، وتساعدك على معرفة التحديات التي يمكن أن تواجهك أثناء العمل في مهام الشخص المسؤول، وقد يشعر الشخص بأن حديثه مع المسؤول أمرًا صعبًا لكن لا تخشى ذلك إذا كنت تسعى إلى التطور، وكذلك كن حريصًا على الالتزام بهذه المراحل حتى وإن لم يفعل المسؤول ذلك معك بالشكل المطلوب، حتى وإن كنت ستقوم بتدريب نفسك على المهام دون مساعدة من أحد.
تفويض المهام كما تحدثنا من المهارات التي نحتاج إليها جميعًا في العمل، فهو يساعدك على تقليل الضغط في العمل، وكذلك يترك لك مساحة كبيرة لمساعدة الأفراد على التطوير من أنفسهم، ويمنحك الفرصة الشخصية لأن تحصل على مهام أكبر في العمل، وكلما سعيت إلى تنمية مهارات التفويض لديك كلما تحسن الأمر لديك، وفي النهاية فإنك ستضمن لنفسك ولعملك النجاح، وتكون قادرًا على خلق كوادر للعمل، فتضمن استمرارية العمل طوال الوقت.
أضف تعليق