ما هي أهم برامج الأوفيس ؟ وكيف يمكن استخدامها بسهولة؟ برامج الأوفيس هي أكثر برامج الكمبيوتر استخداماً على الإطلاق نظراً لسهولة التعامل معها وقيام فكرتها بشكل أساسي على أهم الاحتياجات التي يحتاجها مستخدم الكمبيوتر كالكتابة وتعديل الخطوط وتغييرها والتصاميم البسيطة التي لا تتطلب دورة تعليم خاصة، وفي هذا المقال سنوضح أهم برامج الأوفيس التي يحتاجها معظم مستخدمي البرنامج والمزايا المتاحة فيها مع توفير الصور الموضحة حتى يمكنكم تطبيق محتوى المقال عملياً.
تعرف على أشهر برامج الأوفيس وكيفية العمل عليها
برنامج الوورد (Microsoft Word)
يعد أشهر برامج الأوفيس استخداماً على الإطلاق وذلك بسبب بساطة فكرته والتي نحتاجها كثيراً في مجالات العمل المختلفة أو الدراسة، برنامج الوورد يمكن المستخدم ببساطة من كتابة مقال أو نص ما أو بحث وتنظيمه بطريقة مضبوطة مع توفير مزايا عديدة بدء من التحكم بلون وحجم الخط ومروراً بإمكانية وضع جداول في الصفحة أو رسوم بيانية وختاماً بإمكانية إدماج صور مع الملف وهو ما سنعرضه بالتفصيل:
أول خطوات استخدام برنامج الوورد هو اختيار مواصفات الخط الذي تقوم بالكتابة بواسطته، والمزايا التي يتيحها البرنامج هي:
- حجم الخط.
- نوع الخط.
- لون الكتابة.
- التظليل.
- العنوان المائل.
- وضع خط تحت جزء معين من الكلام دون الآخر
بعد تحديد مواصفات الخط المطلوب يمكنك إضافة بعض الصفات الإضافية كترقيم بعض النقاط بالأرقام أو بالإشارات الأفقية وكذلك ضبط الفقرات المنفصلة عن بعضها بحيث يمكنك جعل الكلام يبدأ من اليمين – إذا كانت اللغة عربية – أو يبدأ من اليسار – إذا كانت لغة الكتابة الإنجليزية – أو حتى وضع الكلام في منتصف الصفحة كالعناوين الرئيسية وبعض طرق كتابة أبيات الشعر وذلك من خلال المربع الموضح:
كل ما ذكر هو المزايا الأساسية التي يحتاجها أي مستخدم لبرنامج الوورد، ولكن هناك أيضاً بعض المزايا الإضافية التي قد تخفى عن البعض أولها هي خانة (إدراج) والتي تمكن المستخدم من خلالها من إدراج صورة أو رسم جدول أو مخطط ما أو حتى أشكال هندسية عشوائية كالأسهم والمثلثات والمربعات وما إلى ذلك من مرفقات يكثر استخدامها عند تحضير ملفات عن مشاريع للشركات أو دراسات بيانية معينة.
أما لمستخدمي اللغة الفصحى في الكتابة سواء أكانت اللغة العربية أو الإنجليزية فيوفر لهم برنامج الوورد مصحح ومدقق لغوي للكلمات يعمل على وضع خط أحمر متعرج أسفل كل كلمة تكتب خاطئة لتنبيه المستخدم إلى ضرورة تصحيحها؛ فبمجرد رؤيتك لذلك الخط الأحمر ورغبتك في معرفة الكتابة الصحيحة للكلمة فقط قم بتحديد تلك الكلمة واستدعاء قائمة الخيارات وسيظهر لك كافة الكلمات الأقرب للكلمة المكتوبة ولكن باللغة الفصحى بدلاً من العامية.
كما يوفر برنامج الوورد كذلك قاموس لغوي بأهم المرادفات لكافة لغات الكتابة المستخدمة؛ فإذا أردت البحث عن مرادف آخر لكلمة ما رغبة في عدم الإكثار من تكرارها في النص ذاته فقط كل ما عليك هو استدعاء قائمة الخيارات وستظهر لك كافة المرادفات المتاحة.
هناك بعض النصوص الخاصة التي تتطلب إجراء تعديل في شكل الصفحة وطرازها مثل الشعر المتناظر أو بعض أنواع السيناريو والتي تتطلب وجود عمودين متقابلين للكتابة ومتناظرين في الحجم، أو بعض المقالات التي تحتاج إلى تعديل في مساحة الهوامش على جانبي الصفحة وغيرها من المميزات مثل تغيير لون الصفحة أو إضافة صورة في الخلفية بدرجة باهتة بحيث لا تخفي الكتابة الموضوعة أمامها وترقيم الصفحات في حالات كتابة كتب أو أبحاث تتكون من صفحات عديدة. كل تلك الخيارات متاحة لمستخدمي الوورد من خلال خانة (تخطيط الصفحة) كما هو موضح بالصورة:
وأخيراً وليس بآخر تأتي خانة (مراجعة) والتي تجمع كافة خواص المدقق اللغوي والمراجعة الإملائية وكذلك قاموس المرادفات في مكان واحد لتسهل على المستخدم مراجعة المقال المكتوب بشكل كامل بعد الانتهاء منه:
وبالطبع بعد الانتهاء من استخدام برنامج الوورد يمكنك بكل بساطة حفظ ما قمت به من عمل لإعادة استخدامه مرة أخرى أو تحويل النص إلى الطابعة المتصلة بجهاز الكمبيوتر لتقوم بطباعته على ورق خارجي أو فتح مستند آخر قديم أو اختيار مستند جديد لبدء العمل به وذلك من خلال الخانة الرئيسية في أعلى الشاشة والموضحة في تلك الصورة:
برنامج البور بوينت (Microsoft Power Point)
بتشابه بسيط مع برنامج الوورد في إمكانية كتابة نصوص وتعديل خواصها من حيث اللون وحجم الخط ونوعه وغيرها يأتي ثاني برامج الأوفيس وهو برنامج البور بوينت الذي يقوم بشكل حصري على إمكانية إعداد عرض تقديمي عبارة عن مجموعة متسلسلة من الشرائح مما يسهل عرض المادة المقدمة بشكل ممتع وسلس.
أول خطوات العمل على برنامج البور بوينت هو اختيار الشكل العام للشرائح من خلال خانة (تصميم):
ثم تبدأ بكتابة المحتوى الخاص بك وتقسيمه بالشكل الذي تريده على الشرائح والتي لا يوجد عدد معين لها، أما محتوى كتابة كل شريحة فيتم التعامل معه بنفس الطريقة التي يتم الكتابة بها في برنامج الوورد حيث ستجد كافة الخصائص والخيارات المتاحة وبنفس طريقة الحصول عليها منعاً للخطأ، وهو الأمر الذي ينطبق كذلك على الخانة الثانية (إدراج) والتي تحمل نفس الخصائص الموجودة في نظيرتها داخل برنامج الوورد من إمكانية إدماج صورة أو رسم بياني أو مخطط أو أشكال يدوية.
أما المزايا الحصرية والموجودة فقط في برنامج البور بوينت هي خصائص الحركة والانتقال؛ والتي تعني إمكانية تحديد جزء من النص أو النص المكتوب كاملاً ليكون له طريقة خاصة في العرض مما يسلط الضوء عليه كعنوان رئيسي أو جزء هام يجب التركيز عليه، وللحصول على تلك الخواص وتجربتها كل ما عليك هو الذهاب إلى قائمة (حركات) والتي توفر حركات خاصة وملفتة للانتباه لكل من الشرائح ذاتها أثناء الانتقال من شريحة إلى أخرى أو كذلك للنصوص ذاتها داخل نفس الشريحة على حد سواء:
بالطبع يمكن للمستخدم كلما أجرى تعديلاً ما على العرض التقديمي الخاص به مرجعة ذلك التعديل ليرى ما إذا كان ملائماً أم يجب عليه تغييره وذلك من خلال خانة (معاينة) المدرجة ضمن أحد خيارات خانة (حركات).
أنواع العروض التقديمية على برنامج البور بوينت: قد يكون العرض التقديمي الذي تقوم بإعداده سيعرض بشكل ذاتي أي أن هناك شخص ما سيتولى مهمة تغيير الشريحة والانتقال للشريحة التالية وهنا فلا مشكلة ولا عليك سوى إعداد العرض باستخدام الخصائص السابقة وحفظ العرض بعد الانتهاء من العمل عليه، أما النوع الثاني وهو العرض التقديمي الآلي والذي لا يتولى فيه أي أحد مهمة تغيير الشرائح وبالتالي سيتوجب عليك ضبط المؤقت الزمني للعرض حتى يتم تغيير الشريحة بشكل تلقائي بمجرد مرور الوقت المضبوطة عليه وذلك من خلال خانة (عرض الشرائح).
وأخيراً تأتي خانة (تنسيق) والتي تتيح مزايا إضافية لمستخدمي برنامج البور بوينت من حيث إمكانية وضع إطارات ملونة حول النصوص أو تظليل الشريحة بالكامل بمربع ملون يظهر أمامه النص. كل ما عليك فعله هو اختيار الظل المناسب الذي تريده والذهاب إلى خيار (إرسال إلى الخلفية) ليتم وضع المربع في الخلف وبالتالي لا يختفي النص، أو بتحديد النص والذهاب إلى خيار (إحضار إلى المقدمة) لإظهار النص أمام المربع المظلل.
وبعد الانتهاء من إعداد العرض المطلوب ومعاينته والتأكد من أنه على المستوى المرجو كل ما عليك فعله هو حفظ العمل الخاص بك وإعادة استخدامه في أي وقت تريد سواء بالتعديل مرة أخرى على خصائص العرض أو الاكتفاء بعرض الشرائح بالتسلسل السابق وبكافة المزايا المحفوظة خلاله.
برنامج الببليشر (Microsoft Publisher)
يهتم برنامج الببليشر بتصميم الكروت الدعائية والإعلانات الورقية وتخطيط دعوات الزفاف والمناسبات وغيرها من الأغراض الدعائية والإعلانية، فقط قم بفتح ملف جديد بالبرنامج ثم نذهب لقائمة تنسيق في اليمين كما هو موضح ونقوم باختيار الخلفية للبحث عن خلفية مناسبة للتصميم:
الخطوة التالية في البرنامج هو اختيار القالب الخاص الذي تريده، وذلك يتم عبر الذهاب إلى قائمة إدراج واختيار خانة معرض التصاميم للبحث عن شكل التصميم المناسب من حيث عدد أعمدة الكتابة وتوزيعها وخلافه.
وأما التعامل بعد ذلك مع بقية خيارات البرنامج فيكون مشابهاً إلى حد كبير لكافة برامج الأوفيس الأخرى من حيث الكتابة وطبيعتها كلون الخط والنوع وشكل العناوين الرئيسية والفرعية وما إلى ذلك، كما تتوافر خاصية إدراج صور أو قصاصات فنية كما هو الحال في بقية برامج الأوفيس الأخرى.
برنامج Microsoft office access
كل من يتولى إدارة شركة أو عمل أو حتى كان مسئولاً في وقت من الأوقات عن نشاط مدرسي أو جامعي لابد وأن يكون على معرفة لا بأس بها بذلك البرنامج، برنامج Microsoft office access هو عبارة عن إمكانية تجميع قوائم بأسماء وبيانات وأرقام هواتف وكافة التفاصيل التي يمكن إلحاقها ببيانات مجموعة من الأشخاص بشكل منظم ودقيق بحيث يسهل على مستخدم البرنامج الوصول إلى تلك البيانات في أي وقت يريده.
ومن أهم مزايا ذلك البرنامج هو إمكانية حفظ مستنداته بعد العمل عليها سواء على أجهزة الحاسب الآلي أو الهواتف المحمولة أو الأجهزة اللوحية مما يسهل استخدامه أكثر وأكثر.
عندما تبدأ العمل على برنامج Microsoft office access سيظهر لك قائمة بالخيارات الموضحة بالصورة في الأسفل لتختار نوع العمل الذي ستقوم به:
كل ما عليك هو اختيار طبيعة العمل الذي تود القيام به على البرنامج من القائمة السابقة كما ستجد في القائمة على اليمين خيارات إضافية للعمل ما بين أسبوعي أو شهري أو سنوي وغيرها من الخيارات:
برنامج Microsoft Excel
هو برنامج يختص بشكل أساسي في العمل على الجداول الكبيرة التي تضمن العديد من الخانات، وعلى الرغم من توافر تلك الإمكانية في برامج الأوفيس الأخرى كبرنامج الوورد إلا أنه وفي كثير من الأحيان كثرة الخانات وتعدد القوائم الفرعية التي يمكن إضافتها إلى الجدول تجعل من الصعب التعامل معه؛ ولذلك يوفر برنامج Microsoft Excel تلك الجداول للتعامل معها بكل بساطة مع وجود نفس الخواص المرتبطة بالكتابة كما هو الحال مع برامج الأوفيس الأخرى وكذلك خواص الإدراج كوضع الصور المرفقة مع الجدول والرسوم البيانية والمخططات والأسهم وخلافه.
برنامج Microsoft office One note
بكل بساطة.. برنامج نوت من برامج الأوفيس التي تمنح مطلق الحرية لمستخدميها في وضع ملاحظات كتابية في أي مكان على الصفحة بدون التقيد بسطر معين أو عمود مخصص للكتابة، فقط كل ما ستفعله هو النقر بالسهم على المكان الذي تريد الكتابة فيها فسيظهر على الفور مربع يسمح لك بالكتابة بداخله بأي عدد ممكن من السطور وبالطبع تعديل الخط بكافة المزايا السابقة في برامج الأوفيس.
