كتابة التقارير من الأمور اللازمة أثناء العمل من أجل التوثيق، فأيًا كانت طبيعة المهمة التي يتم تأديتها، فإننا نحتاج إلى توثيقها، ويتم كتابة هذا التقرير وإرساله إلى الشخص المسئول لكي يعرف تفاصيل المهمة التي تم تأديتها، وكذلك يمكن الرجوع إليه في المستقبل. تختلف أشكال التقارير حسب طبيعة المهمة، ومن أشهر أنواع التقارير هي التقارير الصحفية، لكن نحن هنا نركز على كتابة التقرير داخل العمل أيًا كانت طبيعة هذا العمل، ونستعرض معًا الخطوات اللازمة لإعداد التقارير بشكل ناجح.
تعلم كتابة التقارير في العمل
أين تُحفظ التقارير؟
من الضروري الحفاظ على التقارير التي يتم تقديمها في العمل، لذلك فإن عملية كتابة التقارير ترتبط دائمًا بوجود قسم مخصص لحفظها، ويكون هذا القسم هو الأرشيف. في الوقت الحالي فإن العديد من التقارير لا تقدم على هيئة أوراق مثلما كان يحدث في الماضي، بل أصبح الاعتماد الأساسي لدى معظم الأفراد على استخدام الكمبيوتر، ولذلك فإنه يمكنك أن تحفظ التقارير على جهازك.
والأمر لا يجب أن يحدث بطريقة عشوائية بالطبع، بل لا بد من وجود نظام للأرشيف. هذا النظام يعتمد على الأنواع المختلفة لعملية كتابة التقارير فالتقارير لا تتشابه فيما بينها، هناك تقارير يتم تقديمها للاجتماعات، وهناك تقارير للمهام التي يتم تأديتها، وهناك تقارير للاتفاقيات. وبالتالي فالأرشيف هنا يمكن تقسيمه طبقًا لهذه الأنواع.
ما الذي يجب أن يتضمنه التقرير؟
كتابة التقارير يجب أن تشتمل على بعض العناصر الرئيسية، هذه العناصر تبدأ في الصفحة الأولى، والتي يجب أن تشتمل على نوع التقرير واسمه، وكذلك يجب عليك أن تكتب اسمك وتاريخ الحدث الذي تكتب التقرير عنه. بعد ذلك يمكنك أن تبدأ في التطرق إلى المضمون الداخلي للتقرير. المضمون الداخلي للتقرير يعتمد على ذكر كل التفاصيل التي تخص الحدث، بناءً على نوع التقرير بالطبع، ونحن سنتطرق إلى هذا الأمر في الفقرات التالية.
يجب أن تكون المعلومات الهامة والبيانات المرغوب التركيز عليها أثناء كتابة التقارير واضحة تمامًا، حتى يكون من السهل على أي شخص أن يقرأها ويفهم الغرض من التقرير بالضبط، لا سيما التقارير التي تحتوي على معلومات كثيرة.
بعد الانتهاء من ذكر كل التفاصيل في التقرير، يجب عليك أن تذكر أي خطوات مستقبلية متعلقة بالتقرير ويجب إتمامها، مثلًا مهام معينة تم توزيعها، وذلك لأن كتابة التقارير لا تتم فقط من أجل الاحتفاظ بها في الأرشيف، لكن يمكن الاعتماد عليها في معرفة كل شخص بدوره بالتحديد، وأيضًا أي شخص غير موجود في الحدث سوف يفهم كل شيء من التقرير. كما أن التقارير تعتبر وثيقة يمكن الاعتماد عليها لمراجعة الأحداث، والتأكد من مطابقة أفعال الناس في الواقع مع المطلوب منهم، والوارد ذكره في التقرير، وبالتحديد عند حدوث خلافات حول مهمة معينة، فنعتمد على التقرير ليخبرنا من على صواب.
التوثيق بالصور والفيديوهات.
ما دمنا نتحدث عن كتابة التقارير من أجل التوثيق كغرض أساسي، سوف نجد أن استخدام الصور والفيديوهات شيء لا بد منه للتوثيق. ولذلك لا بد وأن تكون الصور والفيديوهات المستخدمة تدل بالفعل على المهمة التي يتم تأديتها، كأن يظهر في الصور ما يدل على المكان الذي تتم تأدية المهمة فيه، وكذلك تظهر في الصور الشعار الخاص بالمؤسسة إن وُجد. بجانب المذكور في السطور الماضية، فإنه يمكن إتمام التصوير على جانبين: الجانب الأول يخص الأفراد من داخل العمل، وهؤلاء يفضل ارتدائهم للزي الخاص بالمؤسسة، ونحن عندما نقوم بعملية كتابة التقارير فإننا نذكر أسماء الأشخاص، لذلك يفضل أن تكون الصور المستخدمة في التقرير هي صور لهؤلاء الأفراد.
أما الجانب الثاني فيخص الأفراد من خارج المؤسسة، وهنا يجب أن نتأكد من حصولنا على إذن لتصويرهم، لأن هناك بعض الأشخاص يتضررون من التصوير، منهم مثلًا السيدات في القرى، وبالتالي لا يجب علينا أن نضايقهم، ويفضل أن تكون الصور كلها بما لا يدع وجوه الأفراد تظهر، إلا في حالة الضرورة القصوى لذلك، أو في حالة الفيديوهات بالطبع.
كيف تتعامل مع عملية كتابة التقارير باختلاف أنواعها؟
كما أشرنا في الفقرات الماضية إلى أن عملية كتابة التقارير يوجد لها أنواع مختلفة، فإن لكل نوع طريقة معينة في كتابته، حتى وإن اتفقت العناصر الخاصة بالتقرير، لكن يتم التركيز على أجزاء معينة طبقًا لكل نوع. التقارير الخاصة بالاجتماعات يكون التركيز على ذكر عدد الحضور وأسماء كل فرد منهم، وكذلك المهام المطلوب من كل شخص أن يؤديها بشكل واضح، بحيث يكون كل فرد على دراية كاملة بالمطلوب منه. ويتم التركيز كذلك على ذكر تفاصيل الاجتماع الهامة.
أما كتابة التقارير الخاصة بالمهام، فالتركيز فيها يكون معتمد على ذكر المهام التي تم تأديتها، وكذلك ذكر النتائج التي تم الحصول عليها من المهمة، فهذا النوع من التقارير نحتاجه للتأكد من أننا نؤدي المهام المطلوبة منّا بشكل صحيح، وفي الختام نذكر إن كانت هناك مهام أخرى مرتبطة بالمهمة التي تم تأديتها أو لا، مع وجود الصور التي توثق المهمة. يفضل كذلك ذكر أسماء الأشخاص الذين شاركوا في المهمة، مع ذكر الدور الذي قام به كل فرد من هؤلاء، حتى نتأكد من معرفتنا بأن كل شخص يمارس تخصصه في العمل أو لا.
آخر نوع سنتحدث عنه هنا يحدث معنا كثيرًا في العمل، هو كتابة التقارير التي تخص الاتفاقيات. وهذا النوع يتكرر معنا كثيرًا باختلاف الاتفاقيات التي تتم، سواءً اتفاق على مهام معينة من داخل العمل، أو اتفاق مع جهات خارجية. وهنا يجب أن نتأكد من أن التقرير موجود به كل تفاصيل الاتفاق دون إغفال ذكر أي تفصيلة، وكذلك توضيح الدور المطلوب من كل طرف تنفيذه، وهذا ببساطة لأن الاتفاقات الشفهية، أو التي تتم عبر الهاتف، قد يسيء البعض فهمها، ومن ثم يتصرف بشكل خاطيء، أو حتى مستقبلًا ينكر أنه قال هذا الكلام من الأساس.
وبالتالي عند كتابة التقارير فإننا نذكر كل التفاصيل التي تخص الاتفاق، ويتم إرسالها إلى جميع أطراف الاتفاق، من هنا سوف نضمن ألا يحدث أي خلل في هذه الحالة، وكل شخص يعرف المطلوب منه بالضبط، وواجب عليه الالتزام به.
إرسال التقرير
عند الانتهاء من التقرير يتبقى فقط أن نقوم بإرساله إلى الشخص المناسب، ليس ضروريًا أن نرسل التقارير إلى نفس الشخص في كل مرة، فالأمر يعتمد على نوع التقرير والغرض من كتابته. كذلك من الأمور الهامة التي يجب مراعاتها، توقيت كتابة التقارير وأن يكون ذلك في وقت مناسب، فلا نتأخر في كتابتها فيكون إرسالها إلى الشخص بلا جدوى.
يجب الاتفاق من البداية على الطريقة الأفضل لإرسال التقرير، وهل سيكون ذلك بالاعتماد على البريد الإلكتروني مثلًا، أو تسليمه بأي طريقة أخرى، وكذلك نتأكد من استلام الشخص للتقرير. فقد يحدث أن نرسل تقريرًا إلى شخص عبر البريد الإلكتروني، وهو لا يفتح بريده، وبالتالي لا يستلم التقرير في حين نظن نحن العكس.
كتابة التقارير من الأمور الضرورية للعمل، والتي يجب الالتزام بها طوال الوقت للتأكد من أن العمل يتم بنجاح، وأن كل مهمة نقوم بتأديتها تحقق النتائج المرغوبة منها، لذلك عليك أن تهتم من الآن بعملية كتابة التقارير حتى تضمن المتابعة الدائمة لعملك.
أضف تعليق